Categorii de nomenclator
Fiecare element din clasificatorul «Nomenclatorul» în GetProf conține în mod obligatoriu atributul «Tipul nomenclatorului». Aceasta nu este o etichetă formală — este planificatorul-cheie al conturilor contabile, de care depinde ce conturi se vor substitui automat în document la procurare și la vânzare, cum se vor forma formulele contabile și ce logică de evidență a soldurilor se va aplica. Un tip corect ales scutește contabilul de corectarea manuală a conturilor în fiecare document; un tip greșit sau omis întâmplător este o sursă de erori în casări, solduri și venituri.
Acest capitol este destinat contabililor și operatorilor care creează și editează nomenclatorul și doresc să înțeleagă de ce este necesar tipul și cum se configurează.
Ce este «Tipul nomenclatorului» și de ce este necesar
«Tipul nomenclatorului» este un element al clasificatorului omonim. El enumeră toate conturile contabile pe care programul le va folosi pentru tipul respectiv de activ. Când utilizatorul creează documentul «Procurare bunuri materiale» sau «Vânzare BM» și selectează un element al nomenclatorului, programul citește tipul atașat elementului respectiv și substituie conturile în coloanele corespunzătoare ale tabelei.
Tipul determină cel puțin:
- contul de evidență (contul stocurilor sau al activului) — de exemplu,
211,217,213,261; - contul furnizorului (contul datoriilor față de furnizori) — de exemplu,
521; - contul de cheltuieli la casarea costului vânzărilor — utilizat la realizare;
- contul de venituri la realizare — de exemplu,
611; - alte conturi în funcție de tipul activului: contul de amortizare pentru activele pe termen lung, contul cheltuielilor perioadelor viitoare și altele.
Pe lângă conturi, «Tipul nomenclatorului» stabilește logica de evidență: cum se calculează soldurile, ce subcont se utilizează la vânzarea unui material utilizat în producție și altele.
Observație. «Tipul nomenclatorului» acoperă nu doar bunurile materiale (BM), ci și alte tipuri de active: active pe termen lung, cheltuieli ale perioadelor viitoare și altele. Unele tipuri de sistem sunt destinate exclusiv completării automate interne a documentelor și nu trebuie selectate la crearea unui element obișnuit al nomenclatorului.
Tipul nomenclatorului în clasificatorul «Nomenclatorul»
La crearea unui element nou în clasificatorul «Nomenclatorul», atributul «Tipul nomenclatorului» este obligatoriu. Fără el, programul nu va putea completa corect automat documentele.
Când nomenclatorul este organizat în grupuri, în fișa grupului se poate stabili din timp un tip prestabilit al nomenclatorului. Atunci, la adăugarea de elemente noi în acel grup, tipul va fi completat automat implicit. Aceasta accelerează introducerea datelor și reduce riscul alegerii unui tip greșit.
Sfat. grupați nomenclatorul astfel încât elementele cu același tip să se afle în același grup — și setați o singură dată tipul prestabilit pentru întregul grup.
Filele conturilor în fișa tipului
Fiecare «Tip al nomenclatorului» are mai multe file cu conturi. Componența filelor depinde de tipul de activ indicat la crearea tipului:
| Tipul activului | Fila principală a conturilor |
|---|---|
| Materiale | Cheltuieli (contul de evidență a materialului, contul de casare, contul de venituri etc.) |
| Mărfuri | Cheltuieli (contul de evidență a mărfii, contul costului vânzărilor, contul de venituri) |
| Active pe termen lung | Conturile activului, amortizării, ieșirii |
| Cheltuieli ale perioadelor viitoare | Contul de evidență CPV, contul de casare |
Atenție. la crearea unui tip nou este obligatoriu să completați toate câmpurile de conturi prevăzute, chiar dacă o parte din ele nu este utilizată în activitatea curentă. Dacă un câmp al contului rămâne gol, programul poate refuza utilizarea unui astfel de tip în documente. Orientați-vă după tipurile similare existente — ele vor arăta ce câmpuri sunt obligatorii și ce conturi sunt indicate acolo.
Fila principală care trebuie completată în primul rând este «Cheltuieli»: ea este responsabilă de completarea corectă a tabelei în documentele de procurare a serviciilor și de formarea formulelor contabile în documentele de realizare.
Cum influențează tipul documentul «Procurare bunuri materiale»
Când operatorul introduce un rând în tabela «Procurare BM» și selectează un element al nomenclatorului, programul completează automat:
- coloana «Cont evidență» — din tipul nomenclatorului;
- coloana «Cont furnizor» — din tipul nomenclatorului.
Conturile pot fi modificate manual direct în tabelă — de regulă, acest lucru se face pentru procurarea de servicii sau în situații excepționale. Totuși, corectarea manuală permanentă este incomodă și riscantă: dacă aceeași nomenclatură ajunge în mod regulat pe conturi diferite (211, 217, 213, 261 și altele), controlul corectitudinii conturilor în toate documentele viitoare va trebui efectuat manual de fiecare dată.
Pe lângă riscul de erori, neconcordanța dintre tip și contul efectiv utilizat perturbă logica de evidență a soldurilor și poate provoca erori la analiza soldurilor și veniturilor.
Cum influențează tipul documentul «Vânzare BM»
În documentul «Vânzare BM» programul citește la fel tipul fiecărui element al nomenclatorului și substituie automat:
- contul de evidență a BM (pentru formarea formulei de casare din depozit);
- contul decontărilor cu cumpărătorii (creanțele);
- contul veniturilor din realizare.
Conturile pot fi de asemenea modificate manual în tabelă, dacă este necesar. Totuși, este mult mai eficient să configurați tipul din timp decât să faceți acest lucru de fiecare dată.
Situația 1: un singur cont de creanțe pentru tipuri diferite de active
Dacă într-un document de vânzare participă tipuri diferite de active, dar doriți ca toate creanțele să fie reflectate pe un singur cont, configurați contul necesar al decontărilor cu cumpărătorii direct în tipul nomenclatorului fiecărui activ.
Exemplu: obiectele de mică valoare și scurtă durată (OMVSD). În tipul nomenclatorului OMVSD se indică contul corespunzător al creanțelor — astfel, la vânzarea OMVSD, contul necesar va fi setat automat.
Situația 2: un material care uneori este vândut
În producție poate fi utilizat un material care periodic este vândut direct cumpărătorilor. În acest caz este dificil să se stabilească din timp ce va merge în producție și ce la vânzare.
Soluție: recepționați un astfel de resurs ca material (nu ca marfă), iar în tipul nomenclatorului indicați:
- contul de casare a costului la vânzarea materialului;
- contul corespunzător de venituri din vânzare.
Astfel, la realizarea acestui material, conturile se vor completa automat și corect.
Atenție. contul de casare a costului și contul de venituri trebuie să corespundă unul altuia. Neconcordanța acestor conturi este o cauză frecventă a erorilor în raportare.
Situația 3: servicii repetate cu cheltuieli fixe
Dacă un agent economic primește în mod regulat aceleași servicii (chirie, pază, internet etc.), în tipul nomenclatorului pentru un astfel de serviciu se pot configura din timp:
- contul de cheltuieli;
- articolul de cheltuieli;
- subdiviziunea.
Aceasta este deosebit de utilă la încărcarea serviciilor prin procesarea «e-Factura»: furnizorii modifică adesea formularea numelui serviciului, dar articolul de cheltuieli rămâne același — programul îl va substitui automat din tip.
Nuanțe tehnice la crearea unui tip nou
La crearea unui «Tip al nomenclatorului» nou este important să respectați următoarea ordine:
- Indicați denumirea și tipul de nomenclator, apoi salvați formularul și închideți-l.
- Redeschideți tipul creat — abia după redeschidere se afișează toate filele cu conturi corespunzătoare tipului selectat.
- Completați toate câmpurile de conturi de pe toate filele, inclusiv cele care nu sunt utilizate momentan.
- Orientați-vă după tipuri similare: deschideți un tip existent similar și vedeți ce conturi sunt indicate în el.
Observație. documentele care vor utiliza noul tip trebuie închise și redeschise — abia la redeschiderea documentului programul va «vedea» noul tip în listă. Dacă documentul era deschis înainte de crearea tipului, noul tip nu va apărea în el.
După crearea tipului: verificare
După ce tipul a fost creat și atribuit unui element al nomenclatorului, este obligatoriu:
- Deschideți un document de test (sau utilizați unul existent) și adăugați un rând cu această nomenclatură.
- Asigurați-vă că coloanele conturilor s-au completat corect.
- Verificați formulele contabile formate după înregistrarea documentului.
Sfat. la trecerea la tipuri noi ale nomenclatorului într-o bază de date activă, verificați nu doar documentele noi, ci și șabloanele, dacă acestea sunt utilizate.
Ce este important de reținut
Atenție. «Tipul nomenclatorului» este un atribut obligatoriu. Fără el, programul nu poate completa corect automat documentul.
Atenție. la crearea unui tip nou, completați toate câmpurile de conturi, inclusiv cele neutilizate — altfel programul va refuza aplicarea tipului.
Atenție. după crearea unui tip nou, închideți și redeschideți documentele care trebuie să îl utilizeze.
Atenție. contul de casare a costului și contul de venituri din tip trebuie să corespundă unul altuia. Neconcordanța perturbă logica de evidență și duce la erori în raportare.
Observație. unele tipuri de sistem sunt destinate exclusiv completării automate interne și nu trebuie atribuite manual elementelor obișnuite ale nomenclatorului.
Observație. tipul prestabilit în grupul nomenclatorului este un instrument comod pentru clasificatoare mari: setați o singură dată, și toate elementele noi ale grupului primesc tipul corect implicit.
Reduceri și adaosuri
Reducerea (sau adaosul) nu modifică prețul mărfii: prețul din rând rămâne neschimbat, iar mărimea reducerii se păstrează separat — în coloana «Suma reducerii/adaosului» — și micșorează (reducerea) ori mărește (adaosul) totalul rândului. Pe un rând al documentului acționează doar o singură reducere sau un singur adaos — sistemul alege singur varianta cea mai avantajoasă pentru client.
Acest capitol este pentru cei care configurează reducerile și înregistrează vânzările: contabili, manageri, operatori. Nu este nevoie de programare — totul se face în clasificatoarele și documentele obișnuite.
Esențialul în două fraze
Prețul din rând rămâne corect și neschimbat, iar reducerea merge ca mărime separată — în coloana «Suma reducerii/adaosului». TVA se calculează deja din suma cu reducere, iar aceeași sumă ajunge în raportare (registrul «Vânzări»).
Este același model ca în comerțul cu amănuntul tipic 1C: vânzătorul vede prețul real, iar reducerea se păstrează și se analizează separat. Semnul «Sumei reducerii/adaosului» indică natura ei: reducerea este pozitivă (micșorează totalul), adaosul este negativ (mărește totalul).
Sfat. dacă documentul este ținut în regimul «Suma include TVA», TVA se extrage din suma cu reducere; dacă este «TVA deasupra» — TVA se aplică sumei cu reducere, iar «Total» = Suma + TVA. Prețul nu este atins în niciunul dintre regimuri.
Unde se configurează fiecare lucru
| Obiect | Destinație |
|---|---|
| Clasificatorul «Tipuri de reduceri și adaosuri» | «Motorul» reducerilor: procent sau sumă, condiție, scări, selecții după mărfuri, agenți economici și depozite, perioade de valabilitate |
| Clasificatorul «Carduri de reducere» | Cardurile clienților cu cod de bare (EAN-13), legate de o regulă |
| Documentul «Vânzarea BM» | Vânzarea de bază cu reducere |
| Documentul «Vânzarea BM către persoane fizice» | Vânzarea către persoană fizică cu reducere (același mecanism) |
| Documentul «Returnarea BM de la cumpărător» | Returnarea cu aceeași reducere ca în vânzare («oglinda vânzării») |
| Documentul «Setarea prețurilor» | Introducerea prețurilor promoționale (pentru tipul de calcul «Promoție») |
| Raportul «Vânzări» | Analiza vânzărilor pe reduceri și carduri |
| «Valorile implicite» | Setările generale ale subsistemului: unde se activează reducerile și se setează prefixul cardurilor |
Observație. reducerile noului mecanism funcționează în «Vânzarea BM» doar în partea tabelară «Nomenclatorul» (a doua parte — activele pe termen lung — nu are reduceri), iar în «Vânzarea BM către persoane fizice» — în părțile «Mărfuri» și «Servicii». În comerțul cu amănuntul, bonul de casă, actul de servicii și factura de plată reducerile acestui mecanism nu acționează; reducerea nu se afișează ca rând separat în e-Factura și în factura fiscală.
Clasificatorul «Tipuri de reduceri și adaosuri»
Acesta este «motorul» reducerilor. Fiecare element al clasificatorului este o singură regulă. Să analizăm câmpurile lui.
«Denumire (ru / ro / en)» — denumirea regulii în trei limbi; se completează toate trei.
«Mod de aplicare»:
- «Automată» — sistemul substituie singur regula în rând, dacă aceasta se potrivește. O astfel de reducere operatorul nu o corectează manual — valoarea revine la cea calculată, până nu este activat un regim special (vezi secțiunea despre setările generale).
- «Manuală» — regula nu se substituie singură; se alege manual sau o aplică cardul de reducere.
«Tip de calcul» — cum se calculează mărimea:
- «Procent» — procent din suma rândului.
- «Suma pe rând» — sumă bănească fixă pe rând.
- «Suma pe document» — sumă fixă pe întregul document, se repartizează pe rânduri proporțional. Se setează doar în antetul documentului, în rând nu poate fi aleasă.
- «Promoție» — reducerea se ia ca diferența dintre prețul obișnuit și cel promoțional (vezi secțiunea despre promoții).
«Condiție de aplicare» — de la ce se calculează pragul:
- «Fără Condiție» — întotdeauna (se ia «Valoarea» sau scara).
- «După cantitatea din rând» — mărimea depinde de cantitatea din rând («Scară după cantitate»).
- «După suma din rând» — mărimea depinde de suma rândului («Scala după sumă»); pragul se compară cu suma rândului cu TVA.
- «După suma documentului» — mărimea depinde de suma întregului document; se aplică doar din antet.
Nu fiecare tip de calcul funcționează cu fiecare condiție. În tabelul de mai jos: «rând» — reducerea se selectează sau se corectează direct în rândul documentului; «antet» — se setează doar în antet (pe întregul document); semnul ✕ — combinația nu este susținută.
| Tip de calcul \ Condiție | Fără Condiție | După cantitatea din rând | După suma din rând | După suma documentului |
|---|---|---|---|---|
| Procent | rând | rând (scară după cant.) | rând (scară după sumă) | antet (% după scară din suma documentului) |
| Suma pe rând | rând (fix) | rând (× cantitate) | rând (scară după sumă, fix pe rând) | ✕ |
| Suma pe document | antet (repart. proporț.) | ✕ | antet (sumă fixă după scară pe rând) | antet (după scară, repart. proporț.) |
| Promoție | rând (după prețul promoțional) | condiția nu se ia în calcul | condiția nu se ia în calcul | condiția nu se ia în calcul |
Două nuanțe la matrice: «Suma pe rând» se înmulțește cu cantitatea doar la condiția «După cantitatea din rând»; la «Fără Condiție» și «După suma din rând» valoarea se tratează ca sumă fixă pe rând. Orice regulă cu condiția «După suma documentului» nu se selectează automat în rânduri — doar din antet.
«Valoare» — mărimea de bază (procent sau sumă). Se folosește când scara nu este completată.
«Scară după cantitate» (coloanele «Cantitate» → «Valoare») și «Scala după sumă» (coloanele «Sumă» → «Valoare») — tabele «prag → valoare», de exemplu: de la 10 buc — 5 %, de la 50 buc — 10 %. Scara se citește astfel:
- dacă scara este goală — se ia «Valoarea» din antetul regulii;
- dacă este completată — se ia rândul cu cel mai mare prag care nu depășește faptul;
- dacă faptul este mai mic decât primul prag — reducerea este egală cu zero.
«Procent maxim» — plafonul. Chiar dacă calculul a dat mai mult, reducerea nu va depăși acest procent. Plafonul acționează doar pentru tipurile «Procent» și «Suma pe rând» și doar pentru reduceri — asupra «Promoției», «Sumei pe document» și asupra adaosurilor nu se extinde.
«Acesta este un adaos» — dacă este activat, mărimea nu micșorează, ci mărește totalul.
«Metoda de repartizare» (pentru tipurile setate în antet): «Pe toate rândurile» (se pune în toate rândurile, suprascriind cele atribuite anterior) sau «Pe rândurile fără reducere» (doar acolo unde reducerea încă nu există).
«Prioritate» — la alegerea dintre mai multe reguli potrivite, la avantaj egal câștigă regula cu prioritate mai mare.
«Perioade de valabilitate» — tabel cu datele de început și de sfârșit. Pot fi setate mai multe perioade; datele se află anume în acest tabel, nu în antet. Dacă perioadele nu sunt setate — regula acționează fără limitare în timp.
«Selecția nomenclatorului», «Selecția agenților economici» și «Selecția depozitelor» — listele de mărfuri, clienți și depozite asupra cărora acționează regula. Grupul include toate elementele subordonate. Selecția goală înseamnă «pe oricare». Depozitul se compară cu depozitul din antetul documentului.
«Blocat» — dezactivarea temporară a regulii, fără a o șterge.
«Restricție de cost» introduce în rând costul ca reper — în sine nu blochează înregistrarea. Interdicția vânzării sub cost o asigură setarea organizației «Interzicerea vânzării sub cost» (vezi avertismentul de la sfârșitul capitolului).
Clasificatorul «Carduri de reducere»
Cardul clientului. Câmpuri:
- «Cod» — acesta este codul de bare al cardului în formatul EAN-13 (13 cifre). La crearea unui card nou codul se atribuie automat după prefixul setat (de exemplu,
299…), cu cifra de control. Codul este unic. - «Agent economic» — proprietarul cardului.
- «Tip de reducere/adaos» — regula din clasificatorul «Tipuri de reduceri și adaosuri» după care se calculează reducerea cardului. Dacă tipul este setat, câmpurile proprii de calcul ale cardului nu este obligatoriu de completat.
- «Valoare», «Tip de calcul», «Mod de aplicare», «Procent maxim» — parametrii proprii ai cardului. Baza se ia din regula legată, iar câmpurile proprii necompletate ale cardului suprascriu regula. Câmpul «Condiție de aplicare» există la card, dar nu este suprascris de codul de calcul.
- «Data de început» și «Data de sfârșit» — termenul de valabilitate al cardului (la card datele sunt în antet).
- «Prioritate» — ca la reguli, pentru alegere la avantaj egal.
- «Completarea tipului de reducere/adaos în vânzare» — dacă este activat, la alegerea sau scanarea cardului în document regula lui se pune în rândurile fără reducere proprie.
- «Blocată» — dezactivarea temporară a cardului.
Observație. cardul nu are câmpul «Metoda de repartizare» și nu are părți tabelare — scările se află doar la regulă, cardul nu se multiplică pe rânduri.
Cum alege sistemul reducerea
Când pentru un rând se potrivesc mai multe reguli automate și/sau un card, acționează o singură reducere după astfel de reguli:
- O singură reducere pe rând — reducerile nu se adună.
- Cea mai avantajoasă pentru client — se ia aceea care dă cea mai mare sumă a reducerii.
- La avantaj egal — prioritatea mai mare («Prioritate» cu valoare mai mare).
- «Procentul maxim» al regulii se respectă întotdeauna (pentru tipurile aplicabile).
- Dacă la marfă este setat indicatorul «Reducere interzisă» — reducerea nu se selectează și se curăță.
- Automat se selectează doar reducerile (cu avantaj pozitiv pentru client). Adaosurile nu se atribuie automat — ele se setează manual în rând sau prin antetul documentului.
Candidații la selecție sunt «Tipurile de reduceri și adaosuri» active automate (ținând cont de perioade și de selecțiile după nomenclator, agent economic și depozit) plus «Cardul de reducere» din antetul documentului. La avantaj egal cardul este preferat regulii — pentru ca vânzarea să ajungă în analitica pe card.
În selecția automată a rândului participă tipurile «Procent», «Suma pe rând» și «Promoție» (ultima — doar dacă marfa are o înregistrare în «Prețuri promoționale»). «Suma pe document» și condiția «După suma documentului» sunt excluse din selecția automată a rândului — acesta este nivelul documentului.
Reducerea în documentul «Vânzarea BM»
Indicatorul «Utilizați reducerea»
În antetul documentului există indicatorul «Utilizați reducerea» — comutatorul principal.
- Activat — sistemul recalculează reducerile la modificarea rândurilor, la selectarea mărfii, la alegerea tipului.
- Dezactivat — recalcularea «se îngheață», sumele introduse anterior rămân așa cum sunt.
Sfat. pentru ca documentele noi să se deschidă cu reducerile activate, în «Valorile implicite» setați «Utilizați reducerea» = Da (vezi secțiunea despre setările generale).
Coloanele reducerii în rând
- «Tip de reducere/adaos» — regula sau cardul aplicate rândului.
- «Valoarea reducerii/adaosului» — procentul sau suma introduse (depinde de tipul de calcul).
- «Suma reducerii/adaosului» — reducerea bănească finală pe rând. Se calculează automat, manual de obicei nu se introduce; anume ea ajunge în raportare.
Reducerea în rând: automată sau manuală
La introducerea mărfii sistemul selectează singur reducerea automată potrivită. Se poate alege tipul manual în coloana rândului — atunci mărimea se va lua din regulă.
Comportamentul recalculării depinde de coloana pe care o corectează utilizatorul:
- A modificat marfa. Dacă la marfă este «Reducere interzisă» — reducerea se curăță. Dacă în rând există deja o reducere manuală — ea nu se suprascrie, se recalculează doar suma după baza nouă. Dacă în antet este setat «Tipul de reducere/adaos» — el este prioritar față de selecția automată. Altfel se declanșează selecția automată; dacă nu există reducere potrivită — câmpul se curăță.
- A modificat «Cantitatea» sau «Prețul». Baza s-a modificat, suma reducerii se recalculează; pentru o reducere goală sau automată regula se reselectează din nou. Aceasta acoperă scenariul «a mărit cantitatea, a depășit pragul scării — reducerea automată s-a declanșat». Reducerea manuală și tipul din antet nu se suprascriu.
O reducere cu modul «Automată» nu poate fi corectată manual — la încercare programa va afișa un mesaj, iar valoarea va reveni la cea calculată. Editarea manuală poate fi permisă printr-o setare generală (vezi secțiunea despre setările generale).
Dacă se introduce un procent peste plafon, programa va avertiza:
Reducerea în antetul documentului (pe întregul document)
În antet există câmpul «Tip de reducere/adaos» — aici este doar o regulă (nu un card). Când îl setați sau îl modificați, sistemul întreabă:
La răspunsul «Da» regula se multiplică pe rânduri conform «Metodei de repartizare» a ei (pe toate rândurile sau doar pe rândurile fără reducere). Când tipul din antet este setat, selecția automată pe rânduri separate se dezactivează — prioritatea este la antet.
Alături există câmpul «Valoarea reducerii/adaosului» al antetului: pentru un procent simplu (tipul «Procent» fără condiție) valoarea introdusă aici suprascrie valoarea regulii în toate rândurile multiplicate. Pentru alte tipuri de calcul mărimea o determină regula însăși. «Suma pe document» și «Procentul după suma documentului» se setează din antet; la ștergerea unui rând repartizarea pe document se recalculează pe rândurile rămase.
Dacă în rând se alege un tip cu calculul «Suma pe document», programa nu va permite acest lucru:
Iar la încercarea de a alege un tip sau un card blocat:
Cardul de reducere în document
Câmpul «Card de reducere» din antet este un atribut separat, nu se confundă cu «Tipul de reducere/adaos» al antetului. Cardul poate fi ales din clasificator sau scanat după codul de bare: la scanarea codului de bare cu prefixul setat (de exemplu, 299…) câmpul se completează automat. Dacă la card este activat «Completarea tipului de reducere/adaos în vânzare» — regula lui se va pune în rândurile fără reducere proprie.
Ce se înregistrează în registrul «Vânzări»
La înregistrarea «Vânzării BM» în registrul «Vânzări» se scriu: «Suma reducerii» (întotdeauna cu TVA), «Tipul de reducere/adaos» (pe rând — acesta poate fi un card sau o regulă) și «Cardul de reducere» (din antetul documentului). Dacă documentul este în regimul «TVA deasupra», suma reducerii merge în registru cu TVA adăugat.
Promoții (tipul de calcul «Promoție»)
- Prețurile promoționale se introduc cu documentul «Setarea prețurilor» — pentru marfă se indică prețul promoțional și tipul de reducere/adaos cu calculul «Promoție». La înregistrare aceste prețuri ajung în registrul «Prețuri promoționale».
- În vânzare reducerea după promoție se calculează ca (prețul obișnuit − prețul promoțional) × cantitate. Prețul rândului nu se modifică — diferența merge în «Suma reducerii/adaosului».
- Promoția se aplică doar dacă prețul promoțional este strict mai mic decât cel obișnuit; altfel reducerea este egală cu zero.
- «Promoția» vine doar de la regulă — cardul este incompatibil cu promoția. Condiția de aplicare și «Procentul maxim» nu influențează promoția.
Atenție. dacă pentru marfă nu există preț promoțional — reducerea pur și simplu nu se aplică, fără niciun avertisment. Verificați că prețul este într-adevăr introdus în «Setarea prețurilor».
Returnarea BM de la cumpărător
Returnarea funcționează după principiul «oglinda vânzării»: în ea nu există un «motor» propriu de reguli, ea repetă reducerea vânzării inițiale.
- Întocmiți returnarea în baza vânzării (sau prin selectarea din ea) — atunci reducerea se transferă automat.
- Mărimea reducerii se ia proporțional cu cantitatea returnată din vânzarea inițială. Se copiază de asemenea «Tipul de reducere/adaos» și «Valoarea reducerii/adaosului» din rândul-bază.
- La înregistrare mișcările pe «Vânzări» merg cu semnul minus — returnarea «anulează» corect reducerea vânzării inițiale în raportare.
- Dacă se corectează manual «Suma reducerii/adaosului» în rândul returnării, ea se va păstra (la bază nu ne mai adresăm a doua oară).
În returnare nu există indicatorul «Utilizați reducerea» și nu există selecție automată a regulilor — se ia exact ceea ce a fost în vânzarea-bază.
Analiza — raportul «Vânzări»
În raportul «Vânzări» sunt disponibile:
- coloana (resursa) «Suma reducerii» — se completează la înregistrarea vânzărilor și returnărilor;
- selecția după «Tipul de reducere/adaos» și după «Cardul de reducere»;
- gruparea după «Tipul de reducere/adaos» și după «Cardul de reducere».
Aceasta permite să vedeți cât de multe reduceri au fost acordate după o anumită regulă, card sau client. Documentele înregistrate înainte de implementarea subsistemului vor rămâne cu secțiunile pe reduceri goale — acest lucru este normal.
Unde se activează reducerile (setări generale)
Setările se stabilesc pentru fiecare organizație: clasificatorul «Organizații» → organizația necesară → fila «Setări» → blocul «Periodice» → «Principale». Acesta este un arbore de setări cu coloanele «Valoare» și «Perioadă»; setările sunt periodice, acționează de la data indicată (implicit 01.01.2020).
| Setare | Calea în arbore | Ce face | Recomandare |
|---|---|---|---|
| Utilizați reducerea | Documente → Reduceri | Valoarea implicită a indicatorului în documentele noi | Da |
| Permiteți editarea reducerii | Documente → Reduceri | Permite corectarea manuală a reducerilor selectate automat | După politica companiei (de obicei dezactivat) |
| Prefixele cardurilor de reducere | Politica de contabilitate → Comerț | Prefixul/prefixele codurilor de bare ale cardurilor, de exemplu 299 sau 299,298 | Setați propriul prefix |
După modificarea setărilor apăsați «Înregistrați» sau «OK» în formularul organizației.
Ce este important de reținut
Atenție. controlul vânzării sub cost se aplică la înregistrare. Implicit, în organizație este activată interdicția — setarea «Interzicerea vânzării sub cost» = «Da»: documentul cu vânzare sub cost nu se înregistrează. Setări conexe: «A nu lua în calcul TVA sub cost» și «Nu raportați vânzarea sub cost». Indicatorul «Restricție de cost» din regulă sau card doar introduce reperul de cost în rând; interdicția o asigură setarea organizației.
Atenție. pe un rând acționează doar o singură reducere, cea mai avantajoasă pentru client; la avantaj egal decide «Prioritatea», iar la priorități egale cardul este preferat regulii.
Atenție. prețul nu se modifică niciodată — reducerea trăiește ca sumă separată, iar TVA se calculează din suma cu reducere.
Atenție. promoția fără un preț introdus pur și simplu nu se aplică — în liniște, fără erori. Dacă așteptați o reducere după promoție, dar ea lipsește, verificați mai întâi «Setarea prețurilor».
Observație. citirea scării — cea goală ia «Valoarea», cea completată ia rândul cu cel mai mare prag care nu depășește faptul, sub primul prag dă zero; pragul «După suma din rând» se compară cu suma rândului cu TVA. Grupul în orice selecție include toate elementele subordonate. «Suma pe document» se setează în antet, în rând nu poate fi aleasă.
Ce nu face deocamdată subsistemul
Programele cumulative și bonus, reducerile care se adună (mai multe pe rând), mărfurile cadou, reducerile în comerțul cu amănuntul, bonul de casă, actul de servicii și factura de plată, segmentele agenților economici, importul regulilor din exterior, rândul separat al reducerii în e-Factura și factura fiscală — toate acestea sunt în afara versiunii curente.
Documentul «Discrepanța»
În evidența bunurilor materiale (BM), apare uneori necesitatea redistribuirii unor poziții dintr-un articol de nomenclatură în altul, în cadrul aceluiași tip. Introducerea manuală a unei astfel de operații este anevoioasă: contabilul ar trebui să calculeze singur costul de achiziție al pozițiilor care se scad și al celor care se înregistrează. În acest scop, programul pune la dispoziție documentul special — «Discrepanța».
Ce face documentul
Documentul «Discrepanța» automatizează transferul BM în cadrul unui tip de nomenclatură. La înregistrare, programul calculează automat costul de achiziție și generează înregistrările contabile — identice celor obținute printr-o operație manuală, dar fără riscul erorii de calcul.
Cum se completează documentul
În document se indică patru parametri esențiali:
| Câmp | Ce se introduce |
|---|---|
| Depozitul sursă | Depozitul din care se scad BM |
| Depozitul destinatar | Depozitul în care se înregistrează BM |
| BM și cantitate (sursă) | Nomenclatorul și cantitatea care se scad |
| BM și cantitate (destinatar) | Nomenclatorul și cantitatea care se înregistrează |
Observație. depozitul sursă și depozitul destinatar pot coincide — în acest caz operația se efectuează în interiorul aceluiași depozit.
Rezultatul înregistrării
La înregistrarea documentului «Discrepanța», programul generează înregistrările contabile corespunzătoare operației manuale de transfer al BM. Costul de achiziție se calculează automat conform datelor contabile la momentul înregistrării.
Sfat. folosiți «Discrepanța» în locul operațiilor manuale ori de câte ori trebuie să transferați BM dintr-o poziție de nomenclatură în alta — aceasta elimină erorile de calcul al costului de achiziție și economisește timp.
Documentul «Prelucrare»
Documentul «Prelucrare» este destinat evidenței operațiunilor în care un tip de bunuri materiale (BM) se transformă în altul (sau în mai multe): ambalaje — în unități la bucată și invers, articole separate — în seturi și invers. Spre deosebire de recepție sau vânzare, aici nu există mișcări de bani și nu există un agent economic-cumpărător: are loc exclusiv o transformare de gestiune a BM, cu redistribuirea corectă a costului.
Documentul funcționează în două metode — «Decompletare» și «Completare» — și se aplică în practică în două scenarii principale: dezasamblarea/reambalarea bunurilor la bucată și formarea/desfacerea seturilor (cadou, promoționale, pentru licitații).
Cele două metode ale documentului
«Prelucrare» se execută întotdeauna într-una din cele două direcții.
Decompletare — se casează BM-ul inițial (ambalajul, setul) și se înregistrează intrarea BM-urilor obținute din acesta. Exemplu tipic: a sosit o cutie cu 10 unități; aceasta trebuie înregistrată la bucată pentru vânzare cu amănuntul.
Completare — invers: se casează BM-urile unitare (componente) și se înregistrează intrarea setului finit. Exemplu tipic: s-a asamblat din articole separate un set cadou pentru vânzare sau promoție.
Pregătire: componența BM
Pentru ca documentul «Prelucrare» să completeze cantitățile automat, după normativ, în fișa BM trebuie descrisă în prealabil componența acestuia.
Calea: fișa BM → fila «Suplimentar» → secțiunea «Componența BM».
În componență se indică:
- elementul nomenclator care reprezintă varianta la bucată (sau componentă) a produsului;
- cantitatea de unități obținute la dezasamblarea (decompletarea) unui ambalaj.
După completare, componența trebuie marcată ca principală — abia atunci va fi preluată automat în document.
Sfat. unei fișe de BM i se pot atribui mai multe componențe (de exemplu, «câte 10» și «câte 25»), dar completarea automată funcționează numai după componența marcată ca principală.
Decompletare: din ambalaje în evidența la bucată
Aceasta este cea mai frecventă operațiune: bunurile sosesc în cutii, iar vânzarea se face la bucată.
În documentul «Prelucrare», în metoda «Decompletare»:
- În antet se alege depozitul și data operațiunii.
- În partea principală (BM-ul inițial) se indică ambalajul (cutia) și cantitatea acestuia.
- Secțiunea «Compoziție» se completează automat, dacă în setarea de completare a compoziției este selectat «Da»: programul va introduce singur BM-ul la bucată și cantitatea, conform componenței principale din fișă.
Dacă completarea automată nu este configurată, compoziția se introduce manual: se indică nomenclatorul la bucată și cantitatea de unități obținute în urma operațiunii.
După înregistrarea documentului:
- ambalajele (cutiile) se casează din depozit;
- unitățile la bucată se înregistrează în intrare în depozit cu costul calculat după normativ.
Observație. dacă completarea compoziției este «Da», cantitatea introdusă pentru BM-ul inițial servește ca factor de multiplicare — programul înmulțește normativul din componență cu această cantitate și obține numărul total de unități la bucată.
Completare: operațiunea inversă și formarea seturilor
Reambalarea unităților la bucată în cutii (operațiunea inversă față de decompletare): dacă bunurile trebuie returnate în ambalaj pentru livrare en-gros, se utilizează metoda «Completare». Sursele devin unitățile la bucată, iar rezultatul — ambalajul asamblat.
Formarea seturilor (cadou, promoționale, pentru licitații): în secțiunea «Compoziție» se includ două sau mai multe bunuri diferite. Programul casează fiecare dintre ele și înregistrează setul finit ca o nouă poziție de nomenclator.
Desfacerea setului (Decompletare a seturilor): operațiunea inversă — setul se casează, iar bunurile componente apar din nou în stocul depozitului.
Atenție. la formarea seturilor care ar putea fi ulterior desfăcute, este obligatorie indicarea coeficientului de cost pentru fiecare bun component. Acest coeficient determină ce cotă din costul setului va fi restabilită pentru fiecare poziție la decompletare. Fără un coeficient corect, costul componentelor la desfacerea setului va fi calculat eronat.
Coeficientul de cost: cum se calculează
Atunci când un BM inițial, la decompletare, generează mai multe poziții diferite cu cote de cost distincte, se utilizează câmpul «Coeficient» din componență.
Exemplu: un set costă 100 de lei și se desface în două bunuri — bunul A (60 % din valoare, 2 bucăți) și bunul B (40 % din valoare, 1 bucată).
| Bun | Cota din valoare, % | Cantitate | Coeficient |
|---|---|---|---|
| Bunul A | 60 | 2 | 60 ÷ 2 = 30 |
| Bunul B | 40 | 1 | 40 ÷ 1 = 40 |
Programul va distribui cei 100 de lei proporțional cu acești coeficienți: bunul A va primi 60 de lei (câte 30 pe bucată), bunul B — 40 de lei.
Sfat. dacă toate pozițiile au cote egale, coeficienții sunt identici și nu este necesară indicarea lor explicită — costul se va distribui în mod egal.
Ce este important de reținut
Atenție. documentul «Prelucrare» nu generează înregistrări contabile privind decontările cu furnizorii sau cumpărătorii — este exclusiv o operațiune de gestiune a BM pentru transformarea acestora.
Observație. «Prelucrarea» permite obținerea la decompletare a oricărui număr de poziții de BM, nu doar a uneia. Esențialul este să se indice corect cantitatea și coeficientul de cost pentru fiecare poziție obținută.
Atenție. dacă componența BM nu este marcată ca principală, completarea automată a secțiunii «Compoziție» nu va funcționa — va fi necesară introducerea manuală a datelor la fiecare document.
Sfat. completarea automată după componență accelerează semnificativ munca, mai ales la operațiunile repetate cu aceleași ambalaje — nu mai este necesar calculul manual al cantității și costului unităților la bucată de fiecare dată.