Agenți economici
Clasificatorul «Agenți economici» este depozitul central al tuturor furnizorilor, cumpărătorilor și celorlalți parteneri ai organizației. Aici se păstrează codul fiscal, datele bancare și informațiile auxiliare care se preiau în documente și rapoarte. Completarea corectă a fișei de la bun început scutește de corecturi manuale în fiecare document.
Crearea unui agent economic nou
La crearea unui agent economic nou, primul lucru care se introduce este codul fiscal. După ce codul a fost introdus, apăsați pe iconița «lupă» de lângă câmp — programul accesează serviciul web «e-Factura» și completează automat datele principale: denumirea completă, adresa juridică, lista conturilor de decontare.
Atenție. completarea automată prin lupă funcționează doar dacă există o conexiune API configurată cu e-Factura (autentificarea — login și parolă — se indică în setările programului). Dacă conexiunea nu este setată, lupa nu va returna niciun rezultat. Recomandăm crearea acestei conexiuni înainte de introducerea în masă a agenților economici.
După încărcarea datelor din e-Factura, programul poate aduce mai multe conturi de decontare. Păstrați doar conturile cu care lucrați efectiv; ștergeți-le pe cele în plus pentru ca acestea să nu creeze confuzie la selectarea în documente.
Câmpul «Denumire»
În câmpul «Denumire» se recomandă să se păstreze doar numele «curat» al agentului economic — fără abrevieri juridice de prisos, ghilimele sau spații pe care sistemul le-ar fi adus automat. O denumire concisă și uniformă simplifică căutarea în listă și în câmpurile de introducere ale documentelor.
Sfat. stabiliți împreună cu colegii o logică unitară a abrevierilor (de exemplu, «SRL» la final sau fără el) — aceasta elimină agenții economici duplicați sub denumiri diferite.
Fila «Conturi bancare»
Dacă la încărcarea din e-Factura au fost obținute mai multe conturi de decontare, deschideți fila «Conturi bancare» și setați ca principal contul cu care lucrați cel mai des. Acesta este cel care va fi substituit implicit în ordinele de plată și documente.
Observație. statutul de «principal» se setează cu ajutorul unui buton sau a unui indicator direct în partea tabelară a filei. Celelalte conturi rămân disponibile pentru selectare manuală, dar nu vor fi substituite automat.
Fila «Informație»
Fila «Informație» este destinată datelor suplimentare arbitrare despre agentul economic: persoane de contact, telefoane, adresa de livrare, note interne. Aceste date nu influențează înregistrările contabile, dar sunt utile pentru activitatea operativă.
Fila «Proprietăți»
În fila «Proprietăți» se pot atribui agentului economic categorii sau filtre suplimentare folosite la clasificare. De exemplu, se pot diferenția agenții economici pe regiune, tip de activitate sau grupă internă. Proprietățile servesc pentru analitică și selecții în rapoarte.
Configurarea afișării listei de agenți economici
Implicit, lista «Agenți economici» afișează un set minim de coloane. Pentru a vedea detalii suplimentare direct în listă (de exemplu, codul fiscal sau grupul), folosiți configurarea vizualizării:
- Deschideți lista «Agenți economici».
- Faceți clic dreapta pe antetul coloanelor.
- Selectați «Setare listă».
- Bifați detaliile necesare și apăsați «OK».
Aceasta permite găsirea rapidă a agentului economic fără a deschide fiecare fișă.
Ce este important de reținut
Atenție. dacă conexiunea API cu e-Factura nu este configurată, funcția de completare automată prin lupă nu este disponibilă — datele vor trebui introduse manual. Configurați conexiunea o singură dată și introducerea noilor agenți economici va fi mult mai rapidă.
Atenție. nu lăsați în fișă conturile de decontare care nu mai sunt utilizate. Conturile de prisos creează confuzie la formarea ordinelor de plată.
Observație. clasificatorul «Agenți economici» este comun tuturor organizațiilor din bază. Fișa agentului economic se creează o singură dată și se utilizează în toate documentele, indiferent de organizația emitentă.
Conexiunea la e-Factura (API)
În program este implementată integrarea cu serviciul de stat «e-Factura» prin API. Aceasta înseamnă că 1C8 GetProf poate face schimb de date cu serverul «e-Factura» în mod direct — fără a fi nevoie să deschideți manual site-ul. Configurarea se efectuează o singură dată și constă din două etape: crearea unui utilizator API pe site-ul «e-Factura» și configurarea profilului de conexiune în program.
De ce este necesar
După configurarea cu succes, procesarea «e-Factura» din 1C va afișa toate documentele dvs. de vânzare pentru perioada selectată, care sunt stocate pe serverul «e-Factura», precum și facturile fiscale primite de la alte companii. Totul — fără a ieși din program și fără a deschide browserul.
Observație. până la configurarea profilului, datele în procesarea «e-Factura» nu se afișează.
Etapa 1. Crearea utilizatorului API pe site-ul e-Factura
Înainte de a face ceva în 1C, trebuie să creați un utilizator special în serviciul «e-Factura». Anume loginul și parola acestuia se vor indica ulterior în program.
- Accesați site-ul «e-Factura» cu contul administratorului companiei.
- Mergeți la secțiunea «Setări» → «Utilizatorii companiei».
- Apăsați butonul «Creare utilizator API».
- Completați formularul:
Numele utilizatorului(login)PrenumeleNumeleAdresa de e-mailParola
- Apăsați «Salvează».
Atenție. pentru înregistrare este necesară o adresă de e-mail care nu a mai fost utilizată în sistemul «e-Factura». Legarea repetată a aceleiași adrese nu este permisă.
Atenție. salvați imediat loginul și parola — acestea vor fi necesare la configurarea în 1C. Recuperarea lor ulterioară este considerabil mai dificilă.
Acordarea drepturilor după înregistrare
După crearea utilizatorului, este necesar să îl deschideți din nou și să acordați drepturile:
- Deschideți cu dublu clic utilizatorul abia creat.
- Bifați toate opțiunile disponibile (permisiunile).
- Apăsați «Salvează».
Observație. numele afișat în interfața site-ului «e-Factura» nu este loginul, ci numele complet vizibil al utilizatorului. Loginul este un câmp separat — anume acesta se introduce în 1C.
Etapa 2. Configurarea profilului de conexiune în 1C
Acum trecem în program. Configurarea profilului se efectuează prin clasificatorul «Organizații».
- Deschideți «Organizații» (meniul «Clasificatoare» sau «Setări»).
- Deschideți organizația necesară.
- Mergeți la fila «Setări» → blocul «Setări suplimentare» → «Setări e-Factura».
- În secțiunea «Profil e-Factura» apăsați butonul de creare a unui profil nou.
Parametrii profilului
| Câmp | Ce se indică |
|---|---|
Metoda de schimb | «Prin serviciul e-Factura API» |
Login | Loginul utilizatorului API creat pe site |
Parola | Parola aceluiași utilizator |
- În câmpul «Metoda de schimb» selectați «Prin serviciul e-Factura API».
- Introduceți
LoginulșiParoladin etapa 1. - Apăsați «Salvează și închide».
Etapa 3. Salvarea profilului în organizație
După crearea profilului, acesta trebuie legat de organizație:
- Deschideți cu dublu clic profilul abia creat în tabel.
- Apăsați «Salvează» (sau «OK») în formularul organizației.
Verificarea conexiunii
După salvarea setărilor, deschideți procesarea «e-Factura» din 1C. Apăsați butonul de obținere a informațiilor despre documente.
- Dacă loginul și parola sunt introduse corect și conexiunea se stabilește — va apărea lista documentelor de vânzare pentru perioada indicată, care se află pe serverul «e-Factura».
- În aceeași listă vor fi vizibile și facturile fiscale primite — documentele emise de alte companii prin «e-Factura» care vi se adresează.
Sfat. dacă lista este goală sau apare o eroare, verificați în primul rând că loginul și parola sunt introduse fără greșeli de tipar, iar utilizatorului pe site-ul «e-Factura» i-au fost acordate toate drepturile necesare (etapa 1, bifarea opțiunilor).
Ce este important de reținut
Atenție. utilizatorul API este un cont separat pentru accesul programatic, diferit de utilizatorul obișnuit «e-Factura». Nu folosiți loginul administratorului companiei drept login API.
Atenție. nu confundați câmpul «Login» cu numele vizibil al utilizatorului de pe site. În program se indică anume Loginul — identificatorul scurt, nu numele complet.
Observație. configurarea profilului se efectuează pentru fiecare organizație în parte. Dacă în baza dvs. există mai multe organizații, repetați etapele 2–3 pentru fiecare dintre ele.
Importul documentelor din e-Factura
Procesarea «e-Factura» este un instrument de schimb bidirecțional între serviciul moldovenesc «e-Factura» (SIA) și programul 1C. Prin intermediul ei, contabilul lucrează direct în 1C, fără a accesa browserul sau portalul SIA. Din procesare se poate vedea: ce vânzări sunt deja înregistrate în 1C, dar nu au ajuns încă în «e-Factura»; ce documente de la furnizori au fost primite în «e-Factura», dar nu sunt înregistrate în 1C; și ce documente așteaptă semnătura.
Acest capitol este dedicat configurării importului documentelor de intrare — facturile fiscale de la furnizori și facturile de servicii — precum și importului vânzărilor și lucrului cu fila de verificare.
Ce se întâmplă fără configurare
Dacă în setările organizației (fila «e-Factura») nu este configurată o regulă principală, procesarea funcționează totuși: la apăsarea butonului «Înregistrează procurarea bunuri materiale» se creează documentele de procurare, iar agentul economic absent din catalog este adăugat automat. Totuși, tabelul «Bunuri materiale» din documentele create rămâne gol — rândurile de nomenclatură nu se completează.
Tocmai pentru completarea automată a tabelului de nomenclatură se creează regulile de schimb (condițiile). Fără ele, contabilul va trebui să introducă fiecare rând manual.
Structura regulii de schimb
Fiecare regulă este un set de parametri care îi indică sistemului: «atunci când se încarcă un document de la un anumit furnizor (sau de la orice furnizor), caută nomenclatorul astfel și plasează-l în catalogul respectiv».
Câmpurile obligatorii ale regulii
- Denumire — un nume clar, de exemplu
Condiția principală (procurări). Se recomandă denumiri explicite: în procesare se pot acumula mai multe reguli și trebuie să fie ușor de distins între ele. - Catalogul nomenclatorului — dosarul din catalogul «Nomenclator» în care vor fi plasate pozițiile găsite sau create.
- Tipul de nomenclatură — determină tipul bunurilor materiale (de ex., «Materiale / Materii prime 211.1», «Obiecte de mică valoare», «Servicii»). Anume tipul de nomenclatură răspunde de completarea automată a cheltuielilor și subdiviziunii în tabelul documentului «Procurare bunuri materiale».
Observație. se recomandă respectarea corelării dintre catalog și tip — de exemplu, catalogul «Materiale» împreună cu tipul «Materii prime 211.1», și nu cu tipul «Servicii». Aceasta exclude confuzia în catalog.
- Elementul BM (opțional) — o poziție concretă din nomenclator. Dacă este completat, în tabelul documentului se va substitui întotdeauna această poziție, indiferent de denumirea din factura furnizorului.
Modalitățile de căutare a nomenclatorului
| Variantă | Comportament |
|---|---|
| Nu căuta (gol) | Nomenclatorul nu se completează; câmpul rămâne gol |
| Nu căuta (întotdeauna nou) | La fiecare încărcare se creează un element nou în catalog |
| Căutați după denumire | Sistemul caută poziția după coincidența denumirii |
La varianta «Căutați după denumire», pe fila «Suplimentar» se poate preciza aria de căutare:
- doar în catalogul indicat — mai rapid, dar nu va găsi poziția dintr-un alt dosar;
- în întregul catalog de nomenclatură — acoperă tot, dar mai lent.
Tot acolo se activează indicatorul «Creați nomenclatorul dacă nu este găsit» — dacă poziția nu este găsită, sistemul creează automat un element nou în catalog.
Condiția principală și regulile pentru furnizori specifici
Regulile se împart în două niveluri:
- Condiția principală — se aplică tuturor documentelor cărora nu le-a fost atribuită o regulă specială. Aici se indică varianta de completare cea mai frecvent utilizată.
- Regula pentru un furnizor concret — se setează prin codul fiscal al furnizorului. Când sistemul vede o factură de la acest furnizor, folosește regula lui specială, ignorând condiția principală.
Atenție. noile reguli adăugate în tabelul «Principală» sunt luate în considerare de procesarea «e-Factura» doar după redeschiderea procesării. Înainte de încărcarea documentelor, închideți și redeschideți procesarea, altfel noile condiții nu se vor aplica.
Când se creează o regulă separată pentru un furnizor
O regulă separată este oportună dacă:
- furnizorul livrează preponderent obiecte de mică valoare, iar condiția principală este configurată pentru materiale;
- într-o singură factură a aceluiași furnizor sunt amestecate materiale și obiecte de mică valoare (în astfel de cazuri nu limitați căutarea la un singur catalog);
- furnizorul prestează lunar același serviciu și este necesar ca în document să se completeze automat articolul de cheltuieli și subdiviziunea.
Nu este necesar să creați o regulă separată pentru fiecare furnizor. Dacă de la un furnizor vine o gamă largă de bunuri materiale, este suficientă condiția generală principală.
Tip special de nomenclatură pentru completarea automată a cheltuielilor
Dacă un furnizor de servicii emite lunar factura pentru același serviciu, este convenabil să se creeze un tip special de nomenclatură pentru acest furnizor:
- Tipul — «Serviciu».
- Rubrica «Cheltuieli» — completată integral: se indică articolul de cheltuieli și subdiviziunea.
Cu un astfel de tip de nomenclatură, tabelul documentului «Procurare bunuri materiale» se completează imediat cu cheltuielile și subdiviziunea corecte — nu este nevoie să se introducă manual nimic. Aceasta este deosebit de utilă atunci când furnizorul modifică formularea denumirii serviciului (de exemplu, adaugă luna curentă), fără a fi nevoie de fiecare dată să se creeze un element nou în catalogul de nomenclatură: în câmpul «BM» al regulii se indică o poziție concretă, iar ea se substituie întotdeauna în document.
Atenție. nu utilizați niciodată în regulile de schimb tipul de nomenclatură creat pentru active pe termen lung — mijloace fixe, active nemateriale etc. Acestea se contabilizează printr-un catalog și un tabel aparte din documentul «Procurare bunuri materiale»; procesarea «e-Factura» nu este destinată completării automate a acestei categorii.
Indicatorul «Recompletarea documentelor»
Dacă în procesare este activat indicatorul «Recompletarea documentelor», la apăsarea butonului «Înregistrați Procurare bunuri materiale» se produce următorul lucru:
- pozițiile de nomenclatură care nu există încă în catalog se creează automat;
- tabelul de procurări se completează conform parametrilor stabiliți în condiția principală (sau specială).
Fără acest indicator, documentele deja existente nu se actualizează, iar pentru cele noi tabelul se completează doar în momentul creării.
Tipuri de documente: procurări și vânzări
Procesarea «e-Factura» poate încărca nu doar procurările, ci și vânzările — documentele «Vânzare bunuri materiale» — direct din serviciul «e-Factura».
Condiția principală se configurează una singură și se folosește atât pentru procurări, cât și pentru vânzări. Dacă regulile de completare a nomenclaturii pentru procurări și vânzări diferă (de exemplu, procurările sunt preponderent materiale, iar vânzările — servicii), este necesar să se creeze o a doua condiție. La fiecare încărcare trebuie indicat explicit ce regulă se aplică:
- o regulă — pentru procurări;
- altă regulă — pentru vânzări (realizări).
Sfat. procurările se încarcă mai des (zilnic sau de câteva ori pe săptămână), iar vânzările — aproximativ o dată pe lună. Prin urmare, se recomandă ca în condiția principală să rămână regula pentru procurări: se va aplica implicit și nu va fi necesar să se comute de fiecare dată.
Ordinea de lucru cu două reguli
- Se alege condiția pentru vânzări (realizări) → se salvează setările organizației → se încarcă vânzările.
- Se comută înapoi la condiția pentru procurări → se salvează → se încarcă intrările.
Fila «Verificare»: controlul documentelor
Pe fila «Verificare» a procesării «e-Factura» se poate:
- verifica corespondența vânzărilor înregistrate în 1C cu vânzările transmise în serviciul «e-Factura»;
- controla procurările: dacă există în «e-Factura» documente care nu au fost încă înregistrate în 1C.
Dacă între documentele din 1C și cele din «e-Factura» se constată neconcordanțe, butonul «Potrivire documente» evidențiază diferențele — la nivel de serie și număr al facturii fiscale, dată, sumă și alte atribute.
Acest instrument este indispensabil înainte de formarea raportului «Declarația TVA»: înainte de imprimarea registrelor de procurări și vânzări, trebuie verificat dacă există în «e-Factura» documente care nu au fost introduse în 1C și dacă există neconcordanțe între cele două sisteme. Verificarea la timp permite corectarea rapidă a erorilor și asigură o evidență contabilă completă și precisă.
Validarea documentelor încărcate
După ce documentele au fost înregistrate în 1C și tabelul a fost completat:
- Deschideți documentul «Procurare bunuri materiale» creat.
- Verificați tabelul: nomenclatorul, cantitatea, suma, cheltuielile și subdiviziunea (pentru servicii).
- Înregistrați documentul.
Sfat. dacă este necesar să se șteargă elementele de catalog create la testare, asigurați-vă că în sistem lucrează un singur utilizator și că obiectul marcat nu este deschis în nicio fereastră. Este permis să rămână deschise listele de cataloage, documente sau rapoarte — acestea nu împiedică ștergerea obiectelor marcate.