Agenți economici și e-Factura

În program este implementată integrarea cu serviciul de stat «e-Factura» prin API. Datorită acesteia, 1C GetProf poate face schimb automat de date cu serviciul e-Factura, primind și transmițând documentele necesare fără import și export manual prin fișiere.

Configurarea se efectuează o singură dată și include două etape: crearea unui utilizator API în serviciul «e-Factura» și configurarea profilului de conexiune în program.

De ce este necesar

După configurarea conexiunii API, majoritatea operațiunilor cu facturile fiscale electronice se execută automat. Programul permite încărcarea și transmiterea documentelor, crearea pe baza lor a documentelor în 1C, controlul statutelor și numerelor oficiale ale acestora, precum și verificarea rapidă a datelor înainte de pregătirea raportului «Declarația TVA». Aceasta economisește timp și ajută la identificarea la timp a eventualelor discrepanțe.

Etapa 1. Crearea utilizatorului API pe site-ul e-Factura

Înainte de a face ceva în 1C, trebuie să creați un utilizator special în serviciul «e-Factura». Anume loginul și parola acestuia se vor indica ulterior în program.

1. Accesați site-ul «e-Factura» cu contul administratorului companiei.

2. Mergeți la secțiunea «Setări» → «Utilizatorii companiei».

3. Apăsați butonul «Creează utilizator API».

4. Completați formularul:

• Loginul utilizatorului
• Prenumele
• Numele
• Adresa de e-mail
• Parolă

5. Apăsați «Înregistrați».

Acordarea drepturilor după înregistrare

După crearea utilizatorului, este necesar să îl deschideți din nou și să acordați drepturile:

1. Deschideți cu dublu clic utilizatorul abia creat.

2. Bifați toate opțiunile disponibile (permisiunile).
3. Apăsați «Salvați».

Etapa 2. Configurarea profilului de conexiune în 1C

Acum trecem în program. Configurarea profilului se efectuează prin catalogul «Organizații» → «Setări» → blocul «Setări suplimentare» → «Setări e-Factura».

În secțiunea «Profil e-Factura» apăsați butonul de creare a unui profil nou.

Parametrii profilului:

Selectați în câmpul «Metoda de schimb» valoarea «Prin serviciul e-Factura API».

Introduceți Login e-Factura și Parolă e-Factura din etapa 1.

Apăsați «Salvare și închidere».

Etapa 3. Salvarea profilului în organizație

După creare, profilul trebuie legat de organizație:

1. Deschideți cu dublu clic profilul abia creat în tabel.
2. Apăsați «Salvați» (sau «OK») în formularul organizației.

• «Tipul codului pentru descărcare» — ce câmp din fișa produsului (Cod / Cod intern / Articol etc.) se transmite în e-Factura drept cod de produs.
• «Inversarea datelor de descărcare» — inversează data emiterii și data livrării în factură; necesar dacă factura se întocmește cu o dată, dar se transmite cumpărătorului cu alta.
• «A încărca Non-livrare» — include în verificarea din fila «Verificare» și documentele de redirecționare (fără livrare efectivă de mărfuri).
• «La actualizarea numărului nu setați statutul «Finalizat»» — amână statutul final al documentului până la semnarea facturii de către cumpărător.

Verificarea conexiunii

După salvarea setărilor, deschideți procesarea «e-Factura» din 1C. Apăsați butonul de obținere a informațiilor despre documente.

• Dacă loginul și parola sunt introduse corect și conexiunea se stabilește — va apărea lista documentelor de vânzare pentru perioada indicată, care se află pe serverul «e-Factura».

• Tot aici se afișează facturile fiscale de intrare de la furnizorii dvs. Selectați documentul cu un singur clic — și programul va afișa imediat conținutul acestuia: lista de produse și servicii, cantitatea, prețurile, sumele și alte informații.

Ce este important de reținut

Procesarea «e-Factura» reunește într-o singură interfață lucrul cu facturile fiscale electronice din serviciul «e-Factura» și din programul 1C. Preluarea și transmiterea documentelor, verificarea statutelor acestora și compararea datelor se efectuează direct în 1C, fără a fi necesară accesarea permanentă a site-ului «e-Factura».

Tipurile de import din «e-Factura» în 1C

• Fila «Documente» este destinată importului facturilor fiscale de intrare emise de furnizori. Pentru documentele selectate, programul creează automat documente «Procurare BM» prin apăsarea butonului «Înregistrați (Procurare BM)».

• Fila «Încărcarea cheltuielilor» este destinată încărcării în programul 1C a facturilor fiscale emise de propria organizație din serviciul «e-Factura». Pentru documentele selectate, programul creează automat documentele corespunzătoare la apăsarea butonului «Salvați (Vânzare BM)». În funcție de regula de încărcare e-Factura selectată, poate fi creat documentul «Vânzare BM», «Vânzarea BM către persoane fizice» sau un document de comerț cu amănuntul.

Pentru completarea automată a documentelor create este necesară configurarea regulilor de import.

Ce sunt regulile de import

Să presupunem că un furnizor a transmis prin e-Factura o factură fiscală. Programul trebuie să creeze automat documentul «Procurare BM». Dar cum determină:

• ce element din nomenclator trebuie utilizat;
• ce cont de evidență trebuie completat;
• ce analitică trebuie aplicată;
• ce articol de cheltuieli trebuie indicat?

Aceste informații sunt stabilite prin intermediul regulilor de import. O regulă definește modul în care datele preluate din e-Factura sunt transformate într-un document 1C. Pe baza acesteia, programul identifică sau creează automat elementele din nomenclator, completează conturile de evidență, analitica și celelalte informații necesare documentului.

Chiar și în lipsa unei reguli configurate, procesarea rămâne funcțională. La apăsarea butonului «Înregistrați (Procurare BM)», documentul «Procurare BM» este creat automat, iar agentul economic inexistent în catalog este creat automat. Totuși, partea tabelară «BM» a documentului rămâne necompletată: elementele din nomenclator nu sunt preluate, iar contabilul trebuie să completeze manual fiecare poziție.

Condiția principală în fișa organizației

Condiția principală se configurează separat pentru fiecare tip de document și nu este comună pentru toate operațiunile. În fișa organizației sunt prevăzute două câmpuri pentru această configurare:

• «Condiția principală e-Factura (procurări)» — se aplică la crearea documentelor «Procurare BM»;

• «Condiția principală e-Factura (cheltuieli)» — se aplică la crearea documentelor «Vânzare BM».

Fiecare dintre aceste condiții se configurează o singură dată și este utilizată automat la încărcarea documentelor corespunzătoare: o regulă pentru procurări și o regulă separată pentru vânzări.

Structura regulii de schimb

Fiecare regulă reprezintă un set de parametri care stabilește modul în care sunt transformate datele din e-Factura într-un document 1C. Cu ajutorul regulii se poate defini: pentru un anumit furnizor (1) sau pentru toți furnizorii (2), modul de identificare a elementelor din nomenclator (3), tipul de nomenclatură atribuit elementelor nou create (4), precum și catalogul în care acestea vor fi plasate (5).

Regula se păstrează în catalogul «Condiții de încărcare e-Factura». Fișa regulii conține antetul și un set de file: «Căutare», «Creare», «Instruire», «Condiții de aplicare» și «Încărcarea cheltuielilor».

Antetul fișei

• Denumire — un nume sugestiv, de exemplu «Condiția principală (procurări)». Se recomandă utilizarea unor denumiri explicite, deoarece în catalog vor exista mai multe reguli, iar acestea trebuie identificate cu ușurință.

• Tipul condiției de încărcare e-Factura — «Intrare» / «Ieșire» / necompletat. Dacă este completat, regula se aplică numai tipului său de documente; valoarea goală — regula este universală și se ia în calcul pentru ambele tipuri.

• BM — un element concret din nomenclator. Dacă este completat, în partea tabelară a documentului va fi utilizat întotdeauna elementul indicat, indiferent de denumirea bunului din factura furnizorului.

• Cota TVA din BM (bifă) — determină sursa cotei TVA pentru rândurile documentului. Dacă opțiunea este bifată, cota TVA este preluată din fișa nomenclatorului, iar suma TVA este recalculată în baza acesteia. În acest caz, suma «Total» a rândului și suma totală a facturii nu se modifică — se modifică doar repartizarea sumei între valoarea fără TVA și TVA. Dacă opțiunea nu este bifată, cota TVA este preluată din factură.

• Restrângeți rândurile documentului (bifă) — rândurile cu aceleași BM, unitate, cotă TVA și depozit se reunesc într-un singur rând: cantitățile și sumele se însumează, prețul se recalculează. Se aplică rândurilor care intră sub această condiție.

Fila «Căutare»

• Director: — catalogul din «Nomenclator» în care vor fi căutate elementele existente sau create elementele noi.

• Căutați doar în directorul curent (bifă) — la activare, căutarea se face doar în catalogul indicat: mai rapidă, dar poziția dintr-o altă grupă nu va fi găsită. Dezactivată — căutarea în întregul catalog «Nomenclator»: cuprinde tot, dar este mai lentă.

• Selectați primul potrivit (bifă) — când sub regula de căutare se potrivesc mai multe elemente, programul încearcă mai întâi să aleagă după documentul încărcat anterior, apoi după existența soldului. Dacă nici așa nu s-a reușit: bifa activată — se ia prima fișă după cod.
• Separatorul codului în denumire — simbolul care separă codul de denumire, când furnizorul «include» codul în denumirea poziției (de exemplu, «12345 Șurub»). După el programul extrage codul din denumire.
• Lungimea min. a codului în denumire — lungimea minimă a fragmentului considerat cod «inclus» (implicit 4). Fragmentele mai scurte nu sunt considerate cod.
• Lungimea max. a codului în denumire — lungimea maximă a acestui cod (implicit 30). Fragmentele mai lungi nu sunt considerate cod.

Tabelul «Reguli de căutare». Căutarea se construiește ca un «constructor» — în tabelul «Reguli de căutare». Fiecare rând este un mod separat prin care programul încearcă să găsească poziția nomenclatorului după datele din factură.

În fiecare rând se completează două coloane:

• «Tipul căutării» — după ce se caută:
• «După cod» — după codul fișei nomenclatorului;
• «După denumire» — după denumirea poziției.

• «Regulă» — precizează modul; lista depinde de «Tipul căutării» ales:
• pentru «După cod» se alege DUPĂ CARE cod se compară: «Cod», «Codul NC», «Codul articolului», «Cod intern», «Cod suplimentar», «Cod de bare», «Codul furnizorului», «Cod de schimb»;

• pentru «După denumire» se alege CUM se compară denumirea: «Complet» — coincidența exactă a întregii denumiri; «Fără coduri» — fără a lua în calcul codurile «incluse» în denumire; «Fără spații» — fără a lua în calcul spațiile; «Fără coduri și spații» — fără a lua în calcul nici codurile, nici spațiile.

Dacă tabelul «Reguli de căutare» este gol, căutarea nu se execută — nomenclatorul nu este selectat în rânduri și rămâne necompletat dacă nu este activată crearea automată. Pentru ca această căutare să funcționeze, adăugați cel puțin o regulă.

Fila «Creare»

• Crează dacă nu este găsit (bifă) — dacă poziția potrivită nu este găsită în catalog, programul creează automat un element nou de nomenclator. Dezactivată — rândul rămâne fără nomenclator.
• La creare eliminați codurile din denumire (bifă) — la crearea automată a unei poziții noi, elimină codul «inclus» din denumirea ei, pentru ca în catalog să rămână o denumire curată.
• Tipul de nomenclatură — stabilește tipul elementelor care vor fi create, de exemplu «Materii prime 211.1», «OMVSD» sau «Servicii».

• Când creați un element, setați codul din e-Factura — la crearea automată a unei poziții noi indică în ce câmp al fișei se înscrie codul bunului preluat din e-Factura: «Cod», «Cod intern», «Codul articolului», «Cod suplimentar» sau «Codul NC».

• Cota TVA — cota TVA care va fi completată automat la crearea unei poziții noi.

Fila «Instruire»

Pe fila «Instruire» se stabilește ce informații va memora programul la încărcare, pentru a recunoaște singur pozițiile la încărcările ulterioare și a le selecta mai rar manual. Instruirea se efectuează pentru rândurile în care nomenclatorul a fost găsit sau creat. Trei bife:

• «Memorați codurile nomenclatorului furnizorilor» — programul memorează codul sub care marfa este evidențiată la un anumit furnizor și stabilește corespondența cu elementul din nomenclatorul dumneavoastră. La următoarea încărcare de la același furnizor, poziția va fi identificată automat după acest cod. Bifa este dezactivată implicit.
• «Memorați codurile de bare» — codul de bare preluat din e-Factura se înscrie în fișa elementului din nomenclator. Bifa este activată implicit.
• «Memorați clasificatorul unităților de măsură» — programul memorează corespondența dintre unitatea de măsură indicată în factură și unitatea de măsură utilizată pentru elementul din nomenclatorul dumneavoastră. Bifa este activată implicit.

Fila «Condiții de aplicare»

Aici se stabilește CÂND se aplică regula documentului. În antetul filei — comutatorul «Și» / «Sau» și bifa «Luați în considerare majusculele», mai jos — tabelul condițiilor.

• Comutatorul «Și» / «Sau» — cum se combină rândurile-condiții: «Sau» — este suficient să coincidă cel puțin o condiție;

«Și» — trebuie să coincidă toate condițiile simultan.

• Luați în considerare majusculele (bifă) — implicit dezactivată: literele mari și mici se consideră identice la comparare («Ionescu» = «IONESCU»). Activați dacă este necesară compararea exactă, cu diferențiere între majuscule și minuscule.

În tabelul «Condiții» se definesc unul sau mai multe rânduri-criterii, pentru fiecare indicându-se:

• Utilizați (bifă de rând) — activează/dezactivează o condiție separată, fără a șterge rândul din tabel.
• Tipul condiției — după ce criteriu al documentului se compară. Sunt disponibile șase tipuri:
• Codul fiscal al agentului economic
• Denumirea agentului economic
• Denumirea produselor și serviciilor (textul rândului din factură)
• Cota TVA
• Unitatea de măsură
• Valoarea totală (suma rândului/documentului)

• Modalitate de comparare — depinde de tipul condiției:
• pentru atributele de tip text (codul fiscal, denumirea agentului economic, denumirea produsului, cota TVA și unitatea de măsură) — «=» (coincidență exactă) sau «Conține» (includerea unui subșir);

• pentru «Valoarea totală» (criteriu numeric) — «=», «>», «>=», «<=», «<».

• Valoarea condiției — cu ce se compară (text sau număr, în funcție de tip).

Fila «Încărcarea cheltuielilor»

• Reprezentarea documentului — numai pentru încărcarea cheltuielilor: stabilește ce document se creează prin regulă — «Vânzare BM», «Vânzarea BM către persoane fizice», «Vânzare în comerțul cu amănuntul» sau «Vânzare în comerțul cu amănuntul (suma totală)». Dacă nu este completat — se folosește tipul implicit «Vânzare BM».

Dacă ulterior condiția trebuie utilizată din nou, adăugați din nou rândul în tabel.

Configurarea completării automate a documentelor de servicii din e-Factura

Dacă un furnizor emite în mod regulat aceleași servicii — comunicații, internet, chirie, pază, utilități și altele similare — documentele «Procurare BM» pot fi configurate astfel încât, după importul din e-Factura, să fie completate aproape integral în mod automat, fără selectarea manuală a articolului de cheltuieli, a subdiviziunii și a altor detalii.

Configurarea se realizează în trei pași.

1. Crearea unui tip de nomenclatură dedicat serviciului. Se recomandă crearea unui tip de nomenclatură separat pentru fiecare furnizor sau pentru fiecare grup de servicii similare. Spre deosebire de tipul standard «Servicii», pe fila «Cheltuieli» pot fi configurate în prealabil nu doar contul de evidență, ci și articolul de cheltuieli și subdiviziunea. Aceste valori vor fi completate automat în documentele create.

2. Configurarea unei reguli de import e-Factura. În regulă se indică:

• catalogul în care vor fi căutate sau create elementele din nomenclator;

• tipul de nomenclatură creat la primul pas, care va fi atribuit elementelor noi;

3. Condiții de aplicare. Dacă regula trebuie aplicată doar în anumite situații, pot fi definite condiții suplimentare. De exemplu:

• după codul fiscal al agentului economic — regula se aplică numai furnizorului indicat;

• după denumirea produselor sau a serviciilor — regula se aplică dacă denumirea conține textul specificat.

Dacă furnizorul modifică periodic denumirea serviciului, de exemplu «Internet pentru ianuarie», «Chirie pentru februarie», în regulă poate fi indicat o singură dată un element concret din nomenclator.

În acest caz, la importul documentelor va fi utilizat întotdeauna elementul respectiv, indiferent de denumirea primită din e-Factura.

Dacă, dimpotrivă, regula trebuie aplicată numai atunci când sunt îndeplinite simultan toate condițiile (de exemplu, acest furnizor ȘI această cotă TVA), păstrați opțiunea «Condiții de aplicare = ȘI».

După această configurare a setărilor, documentele «Procurare BM» vor fi create cu nomenclatorul, conturile de evidență, articolul de cheltuieli și subdiviziunea completate automat, fiind necesare doar intervenții minime din partea utilizatorului.

Condiții: când o singură regulă nu este suficientă

O singură regulă nu este întotdeauna suficientă. De exemplu, pentru furnizori diferiți sau pentru tipuri diferite de documente pot fi necesare reguli de completare distincte. Din acest motiv, în procesarea «e-Factura» pot fi definite mai multe reguli: «Condiția principală» și una sau mai multe reguli dedicate unor furnizori sau situații specifice. Programul le verifică în ordinea stabilită și o aplică pe prima care îndeplinește condițiile.

• Condiția principală — se aplică documentelor pentru care nu a fost identificată nicio regulă specifică. În această regulă se configurează modul de completare utilizat cel mai frecvent.
• Regula pentru un furnizor concret — este verificată înaintea condiției principale și, dacă sunt îndeplinite condițiile de aplicare, este utilizată în locul acesteia. Criteriile după care programul stabilește dacă o regulă este aplicabilă sunt definite în tabelul «Condiții».

De exemplu, este recomandată crearea unor reguli separate în următoarele situații:

• dacă un furnizor livrează preponderent OMVSD, iar regula principală este configurată pentru materiale (în mod similar poate fi creată o regulă separată și pentru importul documentelor «Vânzare BM»);

• dacă în aceeași factură sunt incluse atât materiale, cât și OMVSD. În acest caz, nu limitați căutarea la un singur catalog;

• dacă un furnizor prestează periodic același serviciu și este necesară completarea automată a articolului de cheltuieli, a subdiviziunii și a altor detalii ale documentului.

În majoritatea celorlalte situații este suficientă o singură regulă principală. Evitați crearea unei reguli separate pentru fiecare furnizor, deoarece aceasta îngreunează configurarea și administrarea ulterioară.

Același principiu este recomandat și la utilizarea importului documentelor.

Filele procesării «e-Factura» — detaliat

În toate filele procesării se regăsesc aceleași trei coloane:

• Indicatorul (bifa) — stabilește documentele asupra cărora va fi executată următoarea operațiune din fila curentă: «Înregistrați», «Actualizați numerele», «Actualizați statutele» sau «Imprimare». Programul procesează numai documentele marcate, celelalte fiind ignorate. Nu este necesar să marcați fiecare document individual — deasupra tabelului sunt disponibile butoane pentru selectarea sau deselectarea simultană a tuturor rândurilor.

• «Statut e-Factura» — arată în ce etapă a schimbului se află documentul:
• «Noi» — documentul nu a fost încă trimis și confirmat de serviciu;
• «Trimise» — a ajuns pe server, așteptăm numărul oficial sau semnătura cumpărătorului;
• «Finalizate» — schimbul pe document s-a încheiat, totul este în ordine;
• «Respinse» / «Anulate» — serviciul a returnat documentul sau acesta a fost anulat — necesită atenția dvs. (vezi fila «Actualizare statute» mai jos).

• «Documentul 1C» (pictograma în formă de pătrat afișată lângă statut) — indică dacă pentru documentul din e-Factura există deja un document corespunzător în 1C și care este starea acestuia:
• (1) pictograma lipsește — documentul nu a fost încă creat;
• (2) pictograma obișnuită a documentului — documentul a fost creat, dar nu a fost încă înregistrat;
• (3) pictograma cu cruciuliță roșie — documentul este marcat pentru ștergere;
• (4) pictograma cu bifă verde — documentul a fost creat și înregistrat;
• (5) steag roșu — documentul din serviciul e-Factura a fost respins sau anulat, însă documentul corespunzător din 1C este încă înregistrat. În acest caz, întregul rând este evidențiat cu portocaliu pentru a atrage atenția utilizatorului că documentul trebuie verificat și, dacă anularea este confirmată, anulat și în 1C.

Fila «Documente» — fila principală de lucru

Aceasta este fila principală a procesării. Aici facturile fiscale ale furnizorilor sunt transformate în documente «Procurare BM», iar documentele întocmite în 1C sunt transmise către serviciul e-Factura.

Fila nu creează documente automat. Programul procesează numai rândurile marcate cu bifă și le completează conform regulilor de import configurate anterior. Dacă nu există o regulă de import corespunzătoare, documentele «Procurare BM» vor fi create, însă partea tabelară «BM» va rămâne necompletată.

Cum funcționează:

1. Verificați perioada. În mod implicit este selectată luna curentă. Pentru a afișa o altă perioadă, apăsați câmpul perioadei din partea superioară a ferestrei și indicați intervalul dorit.
2. Apăsați «Obțineți informații despre documente». Programul va încărca toate documentele disponibile în serviciul e-Factura pentru perioada selectată, atât facturile de intrare primite de la furnizori, cât și facturile de ieșire emise de organizația dumneavoastră.
3. Marcați cu bifă documentele care urmează să fie importate în 1C.
4. Apăsați «Înregistrați (Procurare BM)».

Opțiunile de lângă butonul de înregistrare:

• «Creați agenți economici» — dacă furnizorul nu există încă în catalog, programul îl va crea automat pe baza codului fiscal. Dacă această bifă este dezactivată, documentul va fi creat în continuare, însă câmpul «Agent economic» va rămâne necompletat.

• «Recompletați documentele» — determină dacă documentele «Procurare BM» deja create trebuie procesate din nou. Dacă opțiunea este bifată, programul completează din nou aceste documente conform regulilor curente de import: actualizează partea tabelară, creează nomenclatorul lipsă (dacă acest lucru este permis de setările regulii) și completează valorile actuale ale atributelor. Dacă opțiunea nu este bifată, documentele existente rămân neschimbate.

«Data căutării» — criteriul de selectare a documentelor:

La apăsarea butonului «Obțineți informații despre documente», programul solicită din serviciul «e-Factura» doar facturile fiscale care se încadrează în perioada selectată. Deoarece o factură fiscală poate conține mai multe date, este necesar să se stabilească după care dintre acestea va fi efectuată căutarea.

Sunt disponibile trei opțiuni:

• Data livrării — data efectivă a livrării bunurilor sau prestării serviciilor, indicată în factura fiscală. Aceasta este opțiunea implicită și, în majoritatea cazurilor, căutarea se efectuează după acest criteriu.

• Data eliberării — data întocmirii (emiterii) facturii fiscale în serviciul «e-Factura».

• Data înregistrării — data la care factura fiscală a fost înregistrată pe serverul «e-Factura». Aceasta poate fi ulterioară datei livrării sau datei emiterii, dacă documentul a fost înregistrat cu întârziere.

Înainte de preluarea documentelor, selectați criteriul de căutare corespunzător scopului urmărit. În majoritatea situațiilor, pentru evidența contabilă și reflectarea TVA se utilizează Data livrării.

Exportul documentelor în e-Factura

Documentele create manual în 1C pot fi transmise către serviciul e-Factura prin două modalități:

• direct din documentul «Vânzare BM» — utilizând butonul «Descărcare e-Factura»;

• în masă — prin fila «Documente» a procesării «e-Factura».

Export în masă al documentelor:

După apăsarea butonului «Obțineți informații despre documente», programul analizează documentele de vânzare pentru perioada selectată.

Documentele care nu au fost încă transmise către e-Factura și au statutul «Nou» sunt marcate automat cu bifă.

Dacă este necesar, lista documentelor selectate poate fi modificată manual.

După apăsarea butonului «Exportați (Vânzare BM)», toate documentele marcate vor fi transmise către serviciul e-Factura.

La finalizarea procesului, programul va afișa un mesaj cu rezultatul operațiunii: numărul documentelor exportate cu succes, iar statutul acestora se va modifica în «Trimis».

Codul nomenclatorului la export:

Codul nomenclatorului transmis către serviciul e-Factura este determinat de parametrul «Tipul codului pentru descărcare», aflat pe aceeași filă.

Fila «Actualizare numere»

Seria și numărul oficiale ale facturii fiscale sunt atribuite de serviciul «e-Factura», nu de programul 1C. Până la finalizarea procesării documentului în serviciu, aceste detalii din 1C pot lipsi sau pot avea valori preliminare.

Această filă permite preluarea automată a seriei și numărului atribuite de serviciul e-Factura și înregistrarea acestora în documentele «Vânzare BM», fără introducerea manuală a datelor de pe site.

Fila este destinată numai documentelor proprii de vânzare transmise către serviciul «e-Factura».

Aceasta nu se aplică facturilor fiscale de intrare primite de la furnizori, deoarece seria și numărul acestora sunt deja incluse în documentele încărcate din serviciu.

Cum funcționează:

1. Apăsați «Obțineți informații despre actualizare» — programul va solicita din serviciul e-Factura documentele pentru care au fost deja atribuite seria și numărul oficiale.
2. Marcați cu bifă documentele pentru care trebuie actualizate datele.

3. Apăsați «Actualizați numerele» — seria și numărul primite de la serviciul e-Factura vor fi înregistrate automat în documentele «Vânzare BM».

Fila «Actualizare statute»

După transmiterea facturii fiscale este important să cunoașteți ce s-a întâmplat în continuare: cumpărătorul a semnat documentul, l-a respins sau acesta a fost anulat.

Această filă preia starea actuală a documentelor din serviciul e-Factura și o actualizează în 1C, fără necesitatea accesării permanente a site-ului.

Principalul avantaj al acestei file este posibilitatea de a vizualiza simultan două stări ale documentului:

• starea documentului în 1C;
• starea curentă din serviciul e-Factura.

Astfel, pot fi identificate rapid documentele pentru care există diferențe între stări și care necesită actualizare.

În majoritatea cazurilor, această filă este utilizată atunci când în setările organizației este activat parametrul «La actualizarea numărului nu setați statutul «Finalizat»».

În această situație, după primirea numărului oficial, documentul rămâne cu statutul «Trimis», iar statutul «Finalizat» se stabilește ulterior — după semnarea facturii de către cumpărător. Anume pentru această situație este destinată actualizarea statutelor.

Cum funcționează:

1. Apăsați «Obțineți informații despre actualizarea statutelor» — programul va solicita din serviciul e-Factura starea curentă a documentelor pentru perioada selectată.
2. Comparați cele două stări afișate în tabel și marcați rândurile pentru care este necesară actualizarea.

3. Apăsați «Actualizați statutele» — în documentele «Vânzare BM» va fi actualizat câmpul «Statut e-Factura» cu una dintre valorile disponibile: «Finalizate», «Respinse» sau «Anulate».

4. Pentru verificarea rezultatului, apăsați din nou «Obțineți informații despre actualizarea statutelor».

Dacă statutul documentului din 1C corespunde deja cu statutul din serviciul e-Factura, rândul nu va mai fi marcat pentru actualizare — aceasta confirmă sincronizarea reușită a datelor.

Exemplu practic:

Ați transmis cumpărătorului o factură acum o săptămână. Deschideți fila, apăsați «Obțineți informații despre actualizarea statutelor» și observați următoarea situație: în 1C documentul are statutul «Trimis», iar în serviciul e-Factura acesta are deja statutul «Finalizat» — cumpărătorul a semnat factura.

Marcați rândul și apăsați «Actualizați statutele». După aceasta, statutul documentului din 1C va corespunde situației reale din serviciul e-Factura.

Fila «Verificare» — verificarea documentelor

Această filă răspunde la o întrebare importantă înainte de depunerea rapoartelor: sunt oare toate documentele înregistrate în e-Factura reflectate în 1C și invers?

Fila nu efectuează corectări automate — aceasta doar identifică documentele și datele pentru care există neconcordanțe. Corectarea diferențelor identificate se efectuează manual: prin încărcarea documentelor lipsă pe fila «Documente» sau prin corectarea sumelor și a altor date în 1C.

Cum funcționează:

1. Indicați perioada pentru care doriți să efectuați verificarea (de regulă — luna care urmează să fie închisă).
2. Apăsați «Potriviți documentele» — programul va încărca documentele din serviciul e-Factura și le va compara cu documentele existente în 1C.

Ce anume se verifică pe această filă:

• dacă vânzările înregistrate în 1C corespund cu documentele transmise prin serviciul e-Factura;
• dacă în serviciul e-Factura există facturi primite de la furnizori pentru care în 1C nu au fost încă create documente «Procurare BM».

Exemplu practic:

Înainte de depunerea declarației TVA, selectați perioada lunii precedente și apăsați «Potriviți documentele».

Programul va identifica eventualele neconcordanțe. De exemplu:

• pentru o factură fiscală, suma din 1C diferă de suma înregistrată în serviciul e-Factura (1);
• pentru o altă factură, documentul corespunzător nu există în baza 1C (2).

În mod similar pot fi identificate diferențe și pentru alte detalii ale documentului, de exemplu agentul economic (3), data livrării (4) sau alte date.

Toate neconcordanțele identificate sunt evidențiate cu portocaliu. În același timp, programul afișează valorile preluate din serviciul e-Factura care nu corespund cu datele din 1C.

Astfel, eroarea poate fi identificată rapid, documentul poate fi corectat, iar verificarea repetată confirmă că datele din 1C corespund integral cu cele înregistrate în serviciul e-Factura, înainte de depunerea declarației TVA.

Fila «Încărcarea cheltuielilor»

Nu toate facturile fiscale sunt create obligatoriu în 1C. Uneori acestea sunt întocmite direct în serviciul «e-Factura» sau sunt transmise acolo dintr-un alt program. Ca rezultat, documentul există deja în serviciul e-Factura, însă în baza de date 1C acesta lipsește.

Fila «Încărcarea cheltuielilor» este destinată încărcării din serviciul «e-Factura» în programul 1C a facturilor fiscale emise de propria organizație, cu crearea automată ulterioară a documentelor «Vânzare BM». Facturile fiscale primite de la furnizori se încarcă în fila «Documente».

Cum funcționează:

1. Verificați perioada și apăsați «Obțineți informații despre documentele de cheltuieli» — programul va prelua din serviciul e-Factura facturile fiscale de ieșire emise de organizația dumneavoastră.

2. Programul va marca automat cu bifă documentele care nu există încă în baza 1C și pentru care poate fi creat automat un document «Vânzare BM». Dacă este necesar, lista documentelor selectate poate fi modificată manual.

3. Apăsați «Salvați (Vânzare BM)» — pe baza rândurilor marcate vor fi create documentele de vânzare.

Exemplu practic:

La sfârșitul lunii se constată că mai multe facturi fiscale au fost întocmite de manager direct în serviciul e-Factura, fără utilizarea programului 1C.

Deschideți această filă și apăsați «Obțineți informații despre documentele de cheltuieli» — programul va identifica automat documentele care lipsesc din baza 1C și le va marca cu bifă.

După apăsarea butonului «Salvați (Vânzare BM)», documentele de vânzare corespunzătoare vor fi create în 1C.

Indicatoarele «Creați agenți economici» și «Recompletați documentele» funcționează aici la fel ca pe fila «Documente».

Fila «Imprimare»

Pentru obținerea formularului tipărit al facturii fiscale, fără accesarea serviciului e-Factura. Programul descarcă automat de pe server fișierele PDF generate pentru facturile fiscale. Acestea pot fi ulterior imprimate, salvate sau atașate la documentele corespunzătoare din 1C.

Ce este important să înțelegeți din start:

Fila este disponibilă numai pentru conexiunea «Prin serviciul e-Factura API». Imprimarea fișierelor PDF se efectuează utilizând Adobe Reader. Dacă aplicația nu este instalată pe calculator, programul 1C va afișa un mesaj că imprimarea fișierelor nu este posibilă.

Cum funcționează:

1. Indicați perioada pentru care sunt necesare facturile fiscale.
2. Selectați orientarea paginii — «Portret» sau «Peisaj». Acest parametru este disponibil numai pe această filă.
3. Apăsați «Obțineți documente cu PDF» — programul va solicita de la serviciul e-Factura facturile fiscale pentru perioada selectată împreună cu fișierele PDF aferente.

4. Marcați cu bifă documentele necesare și selectați una dintre cele trei acțiuni disponibile (descrise mai jos).

Trei acțiuni cu documentele marcate:

• «Imprimare» — transmite direct facturile fiscale marcate la imprimanta implicită, fără previzualizare, una după alta.

• «Salvați» — programul solicită selectarea unui dosar și salvează fișierele PDF ale facturilor selectate pe disc. Opțiunea este utilă atunci când facturile trebuie transmise prin e-mail sau păstrate în arhivă.

• «Adăugați în document» — atașează fișierul PDF la documentul corespunzător din 1C (în secțiunea fișierelor atașate). Astfel, formularul tipărit rămâne disponibil direct din documentul contabil.

Înregistrarea documentelor încărcate

După ce documentele au fost create în 1C și tabelul acestora a fost completat:

1. Deschideți documentul «Procurare BM» creat

sau documentul «Vânzare BM».

2. Verificați datele completate: nomenclatorul, cantitatea, suma, precum și cheltuielile și subdiviziunea (pentru servicii).
3. Înregistrați documentul.

Procesarea «Scanarea facturilor» creează documente «Procurare BM» (iar cu bifa «Eu sunt furnizor(ul)» — «Vânzare BM») pe baza facturilor fiscale în format PDF sau a imaginilor scanate ale acestora — la fel cum importul din serviciul «e-Factura» creează documente pe baza facturilor electronice. Procesarea se deschide din meniul «Serviciu» → «Scanarea facturilor».

Importul documentelor din «e-Factura» și recunoașterea facturilor scanate folosesc setări comune din catalogul «Condiții de încărcare e-Factura». De aceea, setările de căutare și de creare a nomenclatorului nu se repetă aici — ele sunt descrise în capitolul «Importul documentelor din e-Factura».

Forma procesării este împărțită în câteva zone, descrise mai jos în ordinea în care se lucrează cu ele.

Tabelul «Fișiere»

De la acest tabel începe totul: în el se adaugă imaginile sau fișierele PDF ale facturilor. Butoanele de pe panoul tabelului permit adăugarea unor fișiere separate (1), adăugarea unui folder întreg (2), ștergerea rândului sau golirea listei (3).

La selectarea unui rând, fișierul este afișat în zona de previzualizare, fără a fi necesar să ieșiți din procesare. Printr-un clic pe imagine, fișierul selectat se deschide pentru vizualizare.

Setările recunoașterii

Înainte de a porni recunoașterea, se configurează următoarele:

• «Profil» — profilul de conexiune la serviciul de recunoaștere, păstrat în catalogul «Profilele de configurare a conexiunilor». Câmpul este obligatoriu: fără un profil selectat, comanda «Recunoașteți» nu poate fi executată. În profil se indică metoda de schimb (OpenAI API (GPT), Claude (Anthropic) sau Gemini (Google)), adresa serviciului, cheia API și modelul («Model»). Fiecare serviciu are propria listă de modele.

• «Recunoașteți din nou tot» — în mod obișnuit, la o nouă apăsare a butonului «Recunoașteți», fișierele deja recunoscute sunt omise. Cu această bifă activată, toate fișierele sunt recunoscute din nou, inclusiv cele procesate anterior.

• «Divizare PDF» — împarte un PDF cu mai multe pagini în facturi separate. La activarea bifei devin disponibile câmpurile «Profilul hărții» și «Pagini per solicitare».

Filele «Facturi», «BM», «Documente»

Fila «Facturi» stabilește părțile tranzacției și coloanele afișate în tabelul «Facturi»:

• «Eu sunt furnizor(ul)» — organizația noastră are rolul de furnizor. De această bifă depinde ce coloane sunt afișate (ale furnizorului sau ale cumpărătorului) și cine este considerat agent economic.
• «Transportator» — adaugă în tabelul «Facturi» coloanele transportatorului (denumire, cod fiscal, TVA).
• «Alte» — adaugă coloanele procurii, ale punctelor de încărcare și descărcare și ale redirecționării.
• «Crearea agenților economici» — la asociere, agentul economic negăsit se creează automat.
• «Grupă agent economic» — grupa catalogului în care se creează agenții economici noi.
• «Depozit» — depozitul care se completează în factură dacă nu este determinat din document.

Fila «BM» stabilește condiția de identificare a nomenclatorului și tratarea cotelor TVA:

• «Cota TVA zero» — cota cu care se înlocuiește cota zero din factură (implicit «0%»).
• «Cota TVA goală» — cota pentru pozițiile la care cota nu este indicată în factură (implicit «Fără TVA»).
• «Condiție de încărcare» — condiția pe baza căreia programul identifică elementul din nomenclator. Câmpul este obligatoriu: fără o condiție selectată, comanda «Recunoașteți» nu poate fi executată.

Fila «Documente» gestionează crearea documentelor:

• «A valida documentele» — documentele create se validează imediat.
• «Recompletați documentele» — documentul deja creat se completează din nou după regulile curente (altfel rămâne neschimbat).
• «Setați ora» — la înregistrare, documentelor li se atribuie ora cu pasul «Interval de timp» între documente (implicit 5 secunde).

Comanda «Recunoașteți»

Butonul «Recunoașteți» lansează recunoașterea tuturor fișierelor din tabelul «Fișiere». Dacă nu este selectat un «Profil», nu este indicată o «Condiție de încărcare» sau nu există fișiere de procesat, programul afișează un avertisment și oprește procesul.

În timpul procesării programul indică fișierul curent. Dacă un fișier nu poate fi procesat, recunoașterea continuă pentru celelalte. La final, programul afișează câte fișiere au fost procesate și în câte s-au depistat erori, iar rezultatele apar în tabelele «Facturi» și «Poziții».

Pentru verificarea rezultatelor sunt disponibile două comenzi suplimentare:

• «Răspunsul modelului» — afișează răspunsul serviciului pentru factura selectată. Este utilă dacă rezultatul recunoașterii ridică îndoieli.
• «Observații» — arată ce câmpuri ale facturii selectate necesită verificare și explică motivul. Pe scurt, observațiile se afișează și ca text galben deasupra tabelului; un clic pe acest text deschide lista completă.

Tabelul «Facturi» — antetele facturilor recunoscute

Fiecare factură recunoscută ocupă un rând. Coloanele sunt grupate după sens:

• datele documentului: «Serie/Număr», «Data eliberării», «Data livrării», «Depozit»;
• partea tranzacției (furnizorul sau cumpărătorul — după bifa «Eu sunt furnizor(ul)») cu rechizitele ei: denumire, cod fiscal, TVA, adresă, bancă, IBAN, SWIFT;
• sumele: «Sumă», «Valoarea TVA», «Total»;
• coloanele suplimentare, dacă sunt activate bifele «Transportator» sau «Alte».

Dacă un PDF conține anexe la factura fiscală, programul le unește automat cu factura în tabelul «Facturi». În tabelul «Fișiere» astfel de anexe primesc starea «Anexă la factură …». Dacă programul nu a putut determina automat factura căreia îi aparține anexa, aceasta poate fi atașată manual la factura necesară cu butonul «A atașa».

Tabelul pozițiilor (BM) — rândurile facturii

Pentru factura selectată, tabelul de jos afișează rândurile ei — bunurile și serviciile. Coloanele principale: «BM» (cu denumirea din factură și varianta «fără coduri»), «Cod BM» / «Codul NC», «Cod de bare», «Unitate de măsură», «Cantitate», «Preț» / «Sumă», «Cota TVA», «Valoarea TVA» / «Total», «Fișier sursă» și «Creați sau modificați condiția».

Butoanele de pe panoul tabelului:

• «Asociați» — lansează identificarea nomenclatorului; programul întreabă dacă se asociază «Factura curentă» sau «Toate facturile»;
• «Creați BM» — creează o fișă de nomenclator pentru rândul selectat.

Culoarea indică starea rândului:

• celula «BM» albastră — bunul nu este găsit;
• rândul galben cu observația «Mai multe BM potrivite» — s-au găsit mai multe variante, iar alegerea nu este univocă.

Cum se identifică nomenclatorul

Pentru fiecare rând programul acționează pe pași.

1. Condiția rândului. Programul parcurge lista condițiilor de încărcare din fișa organizației (fila «EFactura») și ia prima condiție ale cărei «Condiții de aplicare» se potrivesc cu rândul (codul fiscal sau denumirea agentului economic, denumirea bunului, unitatea de măsură, cota TVA, suma). Dacă nu se potrivește niciuna, se ia condiția din câmpul «Condiție de încărcare» de pe formă. Dacă și acesta este gol, se aplică «Condiție principală e-Factura intrări» sau «Condiție principală e-Factura ieșiri» a organizației.

Procesarea folosește setările comune din catalogul «Condiții de încărcare e-Factura»; setările de căutare și de creare a nomenclatorului sunt descrise în capitolul «Importul documentelor din e-Factura».

2. Regulile de căutare. Regulile se verifică de sus în jos. Fiecare regulă următoare caută elementul din nomenclator doar pentru rândurile rămase necompletate.
3. Mai multe fișe potrivite. Dacă regula a găsit mai multe variante, elementul se alege în această ordine: BM din documentul deja încărcat pentru această factură; BM cu stoc în depozitul facturii; prima fișă după cod — doar cu bifa «Selectați primul potrivit». Cât timp alegerea nu este univocă, rândul rămâne galben cu observația «Mai multe BM potrivite»; un clic pe observație afișează lista candidaților.
4. Negăsit. Celula «BM» se colorează în albastru. Elementul poate fi ales manual, se poate apăsa «Creați BM» sau se poate crea pentru rând o condiție separată (vezi secțiunea «Coloana «Creați sau modificați condiția»»).

5. Unitatea de măsură. Pentru rândurile pentru care urmează să fie creat un bun nou, programul compară unitatea din factură (coloana «Unitate de măsură») cu unitatea din program (coloana «Clasificatorul unităților de măsură»). Dacă denumirea unității din PDF nu este recunoscută, celula este evidențiată cu culoare — selectați manual unitatea potrivită. Programul o completează în toate rândurile facturii cu aceeași denumire a unității și memorează asocierea: denumirea din PDF se adaugă ca sinonim în fișa unității de măsură, astfel încât la scanările ulterioare unitatea se identifică automat. Dacă denumirea este deja asociată altei unități, programul afișează un avertisment și nu modifică asocierea existentă.

Coloana «Creați sau modificați condiția»

În coloană se vede condiția după care a fost analizat rândul. Butonul din celulă funcționează astfel: dacă există deja o condiție, îi deschide fișa; dacă nu, creează una nouă.

Condiția nouă este precompletată automat cu datele rândului:

• denumirea — denumirea bunului;
• tipul — intrare sau ieșire (după bifa «Eu sunt furnizor(ul)»);
• în fila «Condiții de aplicare» sunt puse valorile rândului: agentul economic, codul fiscal, codul, denumirea bunului, unitatea de măsură, cota TVA, suma.

Bifa de utilizare este suficient să rămână doar la rândurile condiției care sunt într-adevăr necesare pentru selecție.

La închiderea fișei, condiția este atribuită rândului și se adaugă automat în lista condițiilor de încărcare a organizației. Pentru a o aplica, executați «Asociați» → «Factura curentă» sau «Toate facturile».

Crearea documentului

Butonul «Creare document» transformă factura completată în document: «Procurare BM» pentru facturile de intrare sau «Vânzare BM», dacă este activată bifa «Eu sunt furnizor(ul)». Două bife din fișa condiției determină modul în care rândurile facturii trec în document:

• «Cota TVA din BM» — cota se ia din fișa bunului, suma «Total» pe rând rămâne ca în factură, iar TVA se recalculează după cota din fișă.
• «Restrângeți rândurile documentului» — rândurile cu același «BM», unitate de măsură, cotă TVA și depozit se unesc într-unul singur, iar prețul se recalculează. Se aplică doar rândurilor acestei condiții.

Documentul nu se creează dacă programul afișează mesajele «Factura nu este emisă pe organizația noastră», «Agentul economic nu este asociat» sau «Nu tot nomenclatorul este asociat» — mai întâi trebuie înlăturată cauza.

Bifa «Setați ora» adaugă intervalul doar la documentele înregistrate efectiv.