Mijloace fixe

Pentru evidența mijloacelor fixe (MF) și a activelor nemateriale (AN) în program este prevăzut un catalog separat — «Imobilizări corporale» (active pe termen lung). Tot în acest catalog se creează obiectele analitice pentru celelalte conturi legate de activele pe termen lung: 121.1 (construcții în curs de execuție), 122 (terenuri) și altele. Mișcările pe aceste conturi auxiliare se efectuează exclusiv prin operațiuni manuale, iar pentru obiectele respective se recomandă crearea unor grupe separate — diferite de grupele MF și AN.

Capitolul acoperă ciclul complet de viață al unui mijloc fix: de la crearea fișei în catalog până la casare sau vânzare. Ordinea secțiunilor respectă logica de lucru a contabilului.

Catalogul «Imobilizări corporale»: crearea fișei

Obiectul nou se creează în grupa corespunzătoare a catalogului. De îndată ce este ales tipul de nomenclator, sistemul completează automat conturile care vor fi utilizate la intrare, transfer, casare, calculul amortizării și vânzare. De aceea este important să alegeți imediat grupa corectă: ea determină tipul de nomenclator, iar acesta — întregul plan de conturi al obiectului.

«Data primirii» și «Data punerii în funcțiune» se completează doar la introducerea soldurilor inițiale; în acest caz ambele date trebuie să fie anterioare datei operațiunii de introducere a soldurilor.

Secțiunea «Amortizare»

În secțiunea «Amortizare» este obligatoriu să se completeze clasificatorul activului pe termen lung. Câmpul are caracter informativ: dacă nu se găsește imediat poziția corectă, este permis să se aleagă temporar orice element. După alegerea clasificatorului trebuie salvat obiectul — abia atunci apar datele pentru calculul uzurii și câmpul cu numărul de luni de calcul.

• Dacă obiectul este MF sau AN — se indică numărul corect de luni, pe durata cărora soldul debitor al contului 123 (respectiv 112 pentru AN) va fi repartizat ca amortizare.
• Dacă obiectul nu este MF sau AN (de exemplu, teren) — numărul de luni se setează la 0.

Contul de cheltuieli pentru amortizare

Câmpul se completează prin selecție: se deschide lista combinațiilor pregătite «cont de cheltuieli + articol de cheltuieli + subdiviziune». Articolul de cheltuieli este necesar pentru formarea corectă a rapoartelor 5C și Ancheta structurală anuală. Mecanismul combinațiilor economisește timp: după configurarea o singură dată a combinației necesare, o folosiți la crearea tuturor obiectelor din aceeași categorie.

Dacă pentru diferite categorii de MF se aplică conturi diferite — de exemplu, 713.2 pentru cele administrative și 821.1 pentru cele de producție — în selecție se creează variante separate pentru fiecare cont.

Introducerea soldurilor inițiale

Soldurile mijloacelor fixe deja aflate în exploatare se introduc printr-o operațiune manuală:

1. În debitul 123 (sau 123.9, corespunzător tipului de nomenclator) — se indică mijlocul fix și locul de exploatare; suma — valoarea inițială de procurare. Creditul — cont nul.
2. În creditul 124 (sau 124.9) — se indică același mijloc fix; suma — uzura acumulată până la data introducerii soldurilor. Debitul — cont nul.

După formulele contabile pe conturile bilanțiere se introduc datele pe conturile extracontabile (MFF):

În corespondența pe conturile extracontabile se utilizează contul nul.

Achiziția MF și punerea în funcțiune

Achiziție simplă (fără cheltuieli suplimentare)

Achiziția mijlocului fix se înregistrează prin documentul «Procurare bunuri materiale» — secțiunea «Imobilizări corporale». În aceeași secțiune se înregistrează și AN achiziționate: elementul nou de AN se creează în grupa corespunzătoare a catalogului, ceea ce asigură completarea corectă a tipului de nomenclator.

Dacă nu există cheltuieli suplimentare de montaj, bifa «Darea în exploatare» rămâne activată. În acest caz MF este transferat imediat în contul 123, iar în baza documentului de achiziție se poate tipări actul de introducere în exploatare.

Achiziție cu cheltuieli suplimentare (contul 121.2)

Dacă la costul MF trebuie adăugate cheltuieli de montaj, transport sau alte costuri — bifa «Darea în exploatare» se debifează. Documentul de achiziție formează formula contabilă în debitul contului 121.2 pentru MF respectiv. Pe acest cont se acumulează toate cheltuielile suplimentare:

• Salariile montorilor — se calculează printr-un document separat «Calcule salariale»; în secțiunea «Suplimentar» se indică contul de costuri 121.2 și MF concret.
• Serviciile organizațiilor terțe — se înregistrează prin «Procurare bunuri materiale» (secțiunea nomenclatorului cu tipul «Servicii»); cont 121.2, MF — același.
• Materialele din depozit — se casează prin documentul «Casare bunuri materiale» cu formula debit 121.2 / credit 211.

Documentul «Darea în exploatare a bunurilor»

După acumularea tuturor cheltuielilor pe contul 121.2 se întocmește documentul «Darea în exploatare a bunurilor». Acesta poate fi creat în baza documentului de achiziție sau manual. În fila «Imobilizări corporale» se alege MF care se pune în funcțiune; depozitul și locul de exploatare pot coincide.

Amortizarea

Amortizarea (uzura) se calculează lunar prin documentul «Închiderea lunii» cu bifa «Calculul amortizărilor» activată. Calculul se efectuează simultan:

• în evidența contabilă (conturile 123 / 124);
• în scopuri fiscale.

Verificarea amortizării calculate

Pentru control se utilizează raportul «Borderoul mijloacelor fixe». El combină datele privind soldurile inițiale, mișcările pe perioadă și soldul final pe conturile 123 și 124 într-un singur rând pentru fiecare obiect. Modul «Analiza subcont» permite examinarea datelor în detaliu pe luni și ani.

La sfârșitul anului verificați obligatoriu «Borderoul MF» după două criterii:

1. Amortizarea este calculată pentru toate obiectele cu termen nenul.
2. Nu există solduri negative — soldul creditor al 124 nu trebuie să depășească soldul debitor al 123. Soldurile negative apar atunci când închiderea lunii, vânzarea sau casarea MF nu au fost efectuate consecutiv pe luni, ori când ordinea operațiunilor în interiorul aceleiași luni a fost încălcată.

Vânzarea MF cu amortizare în curs

La vânzarea unui MF pentru care amortizarea nu a fost finalizată, este important să se respecte două reguli:

1. Prețul de vânzare trebuie să depășească valoarea contabilă a obiectului.
2. La momentul vânzării amortizarea pentru luna întreagă de exploatare se calculează atât în evidența contabilă, cât și în cea fiscală.

În fila «Suplimentar» a documentului de vânzare bifele permit gestionarea calculului amortizării în evidența contabilă separat de cea fiscală — anume pentru luna în care MF se vinde.

Vânzarea mijlocului fix

Vânzarea MF se înregistrează prin documentul «Vânzare bunuri materiale» — fila «Imobilizări corporale». Se alege obiectul vândut; sistemul completează automat conturile aferente conform tipului de nomenclator.

Casarea mijlocului fix

După ce amortizarea MF a fost calculată complet, obiectul iese din evidență prin documentul «Casare bunuri materiale» — secțiunea «Imobilizări corporale». În document:

• se indică obiectul casat;
• se fixează componența comisiei;
• se formează actul de casare corespunzător.

Rapoarte privind mijloacele fixe

Borderoul mijloacelor fixe

Raportul principal pentru controlul stării MF. Afișează pentru fiecare obiect, într-un singur rând:

Modul «Analiza subcont» permite detalierea raportului pe luni și ani — util la verificările trimestriale și anuale.

Puncte de control la sfârșitul anului

• amortizarea este calculată pentru toate MF cu termen nenul;
• nu există solduri negative (credit 124 ≤ debit 123 pentru fiecare obiect);
• contul 121.2 este închis (nu există achiziții nefinalizate suspendate).

Soldurile negative sunt un indicator al încălcării cronologiei înregistrării documentelor. Se corectează prin reînregistrarea închiderilor de lună și a operațiunilor aferente în ordinea corectă.