Salariu și personal

Plata salariilor angajaților poate fi organizată prin mai multe metode. Programul «1С8 GetProf» suportă eliberarea în numerar prin casierie, transferul pe cardurile bancare (printr-un cont intermediar sau direct), stingerea datoriei pe orice cont contabil, precum și regimul de plată amânată și combinată. Fiecare metodă se stabilește în documentul «Plata salariului» și determină un set specific de documente suplimentare și formule contabile.

Acest capitol este destinat contabilului care calculează salariile și înregistrează plata acestora. Nu este necesară cunoașterea programării; totul se realizează prin documente standard și setările organizației.

Metoda «Carduri» — prin contul intermediar 244.2

La transferul salariului pe cardurile bancare, programul formează o schemă contabilă în două etape. După reținerea impozitelor, datoria față de angajați din contul 531.2 se transferă pe contul intermediar 244.2. Contul 244.2 joacă rolul unui «tranzit»: acumulează suma totală ce urmează a fi virată la bancă.

În aceeași zi în care a fost generat documentul «Plata salariului», este obligatorie validarea documentului «Extras din contul bancar». Acesta transferă soldul acumulat din 244.2 pe contul curent, închizând astfel tranzitul.

Metoda «Bancă» — închidere directă pe contul 242.1

A doua metodă — plata prin bancă — presupune, de asemenea, transferul salariului pe cardurile bancare ale angajaților, însă formulele contabile sunt diferite: contul 531.2 se închide direct pe contul curent 242.1, fără a utiliza un cont intermediar de tranzit.

În această metodă, extrasul bancar nu trebuie să genereze din nou formula contabilă — altfel același transfer s-ar înregistra de două ori. Pentru a preveni dublarea, este necesar să activați opțiunea corespunzătoare prin calea:

Organizații → Setări → Politica contabilă → Salariu

Regimul activat asigură generarea extraselor bancare cu corespondență exactă a rulajelor zilnice ale contului curent, eliminând riscul dublării înregistrărilor.

Metoda «Casierie» — numerar prin contul 241.1

Plata salariului prin casierie se reflectă pe contul 241.1. Procedura de înregistrare cuprinde mai mulți pași obligatorii.

1. Validați documentul «Plata salariului» cu metoda «Casierie».
2. Tipăriți borderoul de plată — în el angajații semnează personal pentru confirmarea primirii salariului.
3. Din meniul Acțiuni creați documentul «Ordin de plată». Acesta se completează automat și se validează fără formule contabile (regimul fără generarea înregistrărilor contabile).
4. Tipăriți ordinul de plată și atașați-l la borderoul de plată semnat de angajați.

Datorită acestei proceduri, achitarea este înregistrată în registrul de casă, asigurând reflectarea corectă a mișcării fondurilor în numerar la data plății salariului.

Închiderea pe un cont contabil arbitrar

Contul 531.2 nu trebuie închis neapărat numai pe casierie sau bancă. Programul permite direcționarea datoriei față de angajați pe orice cont contabil — în conformitate cu schema de evidență adoptată de agentul economic.

În acest scop, se creează în program reguli de închidere a contului, în care se indică contul corespondent. La validarea documentului «Plata salariului» sumele vor fi alocate exact pe acel cont.

Regimul «Nu plătiți salariul»

Acest regim permite calcularea și reținerea impozitelor, fără a stinge imediat datoria față de angajați. Datoria rămâne în contul 531.2 și se achită ulterior — în tranșe, în zile diferite și prin metode diferite.

În această abordare se formează un borderou de calcul cu suma totală a impozitelor pentru toți angajații. Stingerea datoriei se efectuează ulterior cu documentul «Borderou de plată», în care sunt disponibile aceleași metode de plată ca în documentul «Plata salariului».

Nuanță importantă privind ora documentului

Când data «Borderoului de plată» coincide cu data documentului «Plata salariului», documentul trebuie salvat înainte de completare pentru ca soldurile contului 531.2 să se preia corect. Ora «Borderoului de plată» trebuie stabilită după ora «Plata salariului» din aceeași dată. Dacă programul a atribuit o oră incorectă — aceasta se poate modifica manual.

Plata combinată

Plata combinată se aplică atunci când o parte din angajați primesc salariul pe cardurile bancare, iar altă parte — în numerar prin casierie. Procedura este următoarea:

1. În «Borderoul de plată» se includ doar angajații cărora li se virează sumele pe cardurile bancare; se generează documentele corespunzătoare pentru această metodă.
2. Pentru angajații care primesc salariul în numerar se creează un «Borderou de plată» separat și un «Ordin de plată».

Plata poate fi efectuată și individual: pentru fiecare angajat se generează câte un ordin de plată separat, care se tipărește și se semnează la ridicarea salariului. Formula contabilă în acest caz:

Analiza — raportul «Rulajele contului»

Pentru verificarea și analiza plăților se recomandă raportul «Rulajele contului» — mai ales atunci când perioada analizată acoperă mai multe luni.

Raportul permite să urmăriți:

• evoluția soldurilor contului 531.2 pe fiecare angajat;
• impozitele reținute (CNAS, CNAM, impozit pe venit);
• sumele achitate și metoda de plată a salariului pentru fiecare angajat — lunar.

Atunci când este necesară achitarea unui angajat cu o sumă exactă «în mână», calculul direct devine incomod: contabilul nu știe dinainte ce sumă să calculeze, astfel încât după toate reținerile să rămână exact suma dorită. Pentru aceasta, în program există mecanismul de calcul invers — documentul «Calculul salariului plătit».

Destinația documentului

Documentul «Calculul salariului plătit» rezolvă o singură problemă: pornind de la suma netă indicată, programul calculează singur cât trebuie să fie suma brută, astfel încât după reținerea tuturor impozitelor (CNAS, CNAM și impozitul pe venit) angajatul să primească exact suma indicată.

Completarea documentului

În partea tabelară a documentului, pentru fiecare angajat se completează două câmpuri esențiale:

• Suma spre plată — suma netă pe care angajatul urmează să o primească în mână după calcularea și reținerea tuturor impozitelor la data indicată. Anume de la această sumă programul efectuează calculul invers.
• Modalitate de calcul — tipul de salariu care va fi calculat (de exemplu, «Salariu de bază» sau «Prime»).

În antetul documentului se indică, de asemenea, data calculului și data plății — acestea sunt două câmpuri distincte, ambele importante: data calculului determină perioada căreia îi aparține salariul, iar data plății — când se vor efectua viramentele.

Validarea documentului și rezultatul calculului

După validarea documentului, programul completează automat în tabel coloana cu suma de calculat. Acum contabilul vede cât trebuie să fie calculat fiecărui angajat, pentru ca acesta să primească în mână exact suma indicată în «Suma spre plată».

Caz particular: plata cu diferență la prime

Dacă în câmpul «Modalitate de calcul» se selectează nu salariul de bază, ci, de exemplu, «Prime», iar angajatul are deja un salariu de bază fix, programul procedează astfel:

1. Calculează suma totală de calculat prin metoda inversă.
2. O compară cu salariul de bază stabilit.
3. Diferența care depășește salariul de bază o transferă automat în tipul de calcul ales — în cazul de față, în «Prime».

Astfel, salariul de bază se calculează în mod obișnuit, iar depășirea merge ca rând separat la prime.

Pașii următori: calculul și plata salariului

Documentul «Calculul salariului plătit» în sine nu efectuează niciun calcul salarial. După ce calculul a fost validat și sumele de calculat sunt cunoscute, fluxul de lucru continuă astfel:

1. Prin meniul «Acțiuni» se generează documentul «Calculul salariului» — programul preia automat sumele calculate.
2. Din același meniu «Acțiuni» se creează documentul «Plata salariului» — cu sumele nete care au fost indicate inițial.

Calculul indemnizațiilor pentru buletin medical și al concediilor de odihnă în program acoperă două documente distincte — «Calcul concediu medical» și «Calcul concedii» — care funcționează după același principiu. Niciunul dintre aceste documente nu generează formule contabile în mod direct: rolul lor este să completeze corect Tabelul de evidență a timpului de muncă, documentul «Calculul salariului» și raportul lunar IPC21. Precizia calculelor depinde de cataloagele auxiliare — în primul rând «Sărbători» și «Calcule salariale».

Catalogul «Sărbători»: pregătirea pentru calcule

Înainte de a introduce concedii medicale sau de odihnă, verificați că în catalogul «Sărbători» sunt completate datele pentru anul necesar. Programul utilizează acest catalog la calculul automat al zilelor de incapacitate de muncă și al concediilor.

Dacă zilele de sărbătoare pentru anul curent lipsesc, la apăsarea butonului «Completare» programul le creează automat — doar pentru anul curent. Când completarea automată nu a funcționat sau datele sunt necesare pentru un alt an, sărbătorile se introduc manual:

1. Creați în catalog un folder cu denumirea anului corespunzător.
2. În detaliul «Data sărbătorii» indicați orice dată din acel an.
3. Pentru fiecare sărbătoare completați denumirea (poate fi aproximativă) și data exactă.

Catalogul «Calcule salariale»: ce intră în baza de calcul

În catalogul «Calcule salariale», cu ajutorul bifelor se configurează ce tipuri de calcule participă la calculul concediilor medicale și al concediilor de odihnă. Dacă printre calcule se regăsesc prime, pentru ele se specifică parametri suplimentari — în situațiile în care primele nu trebuie incluse integral în baza de calcul.

Calculul concediului medical (buletin medical)

Crearea documentului

La întocmirea documentului «Calcul concediu medical» se indică perioada completă conform foii de concediu medical (buletinul medical). După selectarea motivului absenței, câmpul «Categoria persoanei asigurate» se completează automat — pe baza documentelor anterioare ale angajatului respectiv.

Completarea bazei de calcul

La apăsarea butonului «Completează baza de calcul», programul separă automat primele 5 zile de incapacitate de muncă — din contul angajatorului — de perioada rămasă, care se achită din contul CNAS.

Un clic pe suma bazei de calcul deschide detaliile formării acesteia:

Pe fila «Baza de calcul» se pot edita datele, după necesitate: modificați sumele, adăugați sau eliminați lunile participante la calcul. După efectuarea modificărilor, reveniți pe fila principală și efectuați recalcularea.

După validarea documentului

După validarea documentului «Calcul concediu medical» se poate imprima formularul de calcul și se atașează la foaia de concediu medical originală prezentată de angajat.

Documentul completează automat:

• Tabelul de evidență a timpului de muncă;
• documentul «Calculul salariului»;
• a doua tabelă a raportului lunar IPC21.

Documentul «Absența de la muncă»

Documentul «Absența de la muncă» se utilizează pentru înregistrarea altor tipuri de absențe ale angajaților și pentru excluderea completă a unui interval de timp din calcule — ceea ce simplifică completarea Tabelului de evidență a timpului de muncă și calculul salariului.

Categoria «NA» este destinată excluderii complete a intervalului de timp respectiv din raportul IPC21. Prin intermediul aceluiași document se înregistrează și alte tipuri de absențe, cum ar fi «Concediu neplătit».

Buletin primit cu întârziere: cum se deblochează zilele

Este frecventă situația în care angajatul lipsește de la muncă într-o lună, dar prezintă foaia de concediu medical abia în luna următoare. Programul verifică pentru a preveni utilizarea aceleiași zile sub categorii diferite de asigurare.

Prin urmare, la primirea buletinului medical care acoperă zile din luna precedentă, este necesar să:

1. Se anuleze absența înregistrată anterior pentru luna respectivă (deblocarea zilelor).
2. Se întocmească documentul «Calcul concediu medical» pentru perioada completă conform foii.

Calculul concediului de odihnă

Documentul «Calcul concedii» funcționează după același principiu ca și «Calcul concediu medical». Un clic pe suma bazei de calcul afișează datele pe baza cărora a fost formată baza:

Pe fila «Baza de calcul» se editează, dacă este necesar, sumele și componența lunilor; după modificări — recalculare pe fila principală.

Documentul nu generează formule contabile, ci servește pentru completarea:

• Tabelului de evidență a timpului de muncă;
• documentului «Calculul salariului»;
• raportului IPC21.

Calculul la concediere (compensarea concediului neutilizat)

La concedierea angajatului, prin documentul «Calcul concedii» se efectuează și calculul compensației pentru concediul neutilizat.

În document se indică intervalul după data concedierii — exclusiv pentru determinarea numărului de zile de concediu neutilizat. Câmpurile «Motivul absenței» și «Categoria persoanei asigurate» se completează în acest caz doar pentru buna funcționare a mecanismului de calcul.

După validarea documentului:

• Tabelul de evidență a timpului de muncă se completează conform ordinului de concediere;
• în documentul «Calcule salariale» apare suma compensației pentru concediul neutilizat;
• în raportul IPC21 această sumă se adaugă la salariul de bază, calculat pentru zilele lucrate efectiv în luna respectivă.

Raportul salarial: borderoul de calcul

În Borderoul de calcul se pot vizualiza atât suma calculată, cât și suma direcționată spre plată — cu detaliere pe tipuri de calcule salariale.

Bifa «Informații» permite afișarea datelor suplimentare despre angajat.

Raportul poate fi generat pentru un singur angajat; la activarea bifei corespunzătoare, în el vor fi reflectate doar concediile medicale, concediile de odihnă și alte categorii speciale.

În «1С8 GetProf» pe lângă salariul de bază se pot configura oricâte adausuri și rețineri suplimentare. Unele tipuri se introduc manual, altele se calculează automat. Acest capitol explică contabilului cum se creează un nou tip de adaus, cum se configurează impozitele aferente, cum se atribuie unui angajat concret și cum se organizează analog rețineri individuale — de la cotizația sindicală până la reținerea unică pentru deteriorarea bunurilor.

Tipuri de adausuri suplimentare

În program sunt deja prevăzute tipuri standard de adausuri — de exemplu, «Prime», al căror cuantum se introduce manual de către operator. Afișarea adausurilor suplimentare alături de salariul de bază se activează direct în documentul «Calculul salariului» prin mecanismul de coloane și bife.

Adausurile suplimentare se împart în trei tipuri practice.

Sumă fixă pentru toți angajații. Dacă trebuie acordată aceeași plată tuturor — de exemplu, un premiu de sărbători — în documentul de calcul se adaugă un rând, se indică tipul de adaus și se introduce suma unică. Nu este necesară nicio configurare suplimentară a cataloagelor pentru o operațiune unică.

Adausuri calculate automat — orele suplimentare. Orele suplimentare sunt preluate de program din tabelul de evidență a timpului de muncă. Tot acolo se indică tipul de ore:

Există două metode de calcul al orelor suplimentare.

*Metoda 1 — «Procentul integral».* Ratele de 150 % și 200 % includ deja 100 % din salariul de bază. Aceasta înseamnă că numărul de ore implicat în calculul salariului de bază trebuie redus cu numărul orelor suplimentare. Condiție de aplicare: în ordinul de angajare sau ordinul de modificare de personal trebuie specificat calculul salariului pe ore.

*Metoda 2 — «Numai plata suplimentară».* Programul calculează doar diferența peste 100 %: 50 % pentru orele de seară și 100 % pentru noapte/zile de odihnă. Orele salariului de bază în tabel nu se reduc. Pentru a activa această metodă, setați coeficienții pe calea:

Organizație → Setări → Politica contabilă → Salariu → Calculul salariului

Crearea unui nou tip de adaus

Tipurile noi de adausuri se creează în catalogul Salarii și personal → Calcule salariale. Pentru a adăuga un element apăsați Insert.

Completați câmpurile obligatorii.

• «Cod» — un nume scurt fără spații. Spațiile în cod nu sunt permise: programul nu va putea identifica corect adausul la calculare.
• «Denumire» — denumirea completă, așa cum va fi afișată în tabelele calculului și plății salariului.
• Secțiunea «Suplimentar» → «Denumire pentru rapoarte» — exact acest text va apărea în statele de plată, fluturașii de salariu și celelalte formulare tipărite.

Numărul de tipuri de adausuri nu este limitat — creați atâtea câte solicită politica contabilă a organizației.

Configurarea impozitelor pentru noul adaus

După crearea unui nou tip de adaus este obligatoriu să se indice ce impozite se calculează din acesta. Fără acest pas programul nu va reține CNAS, CNAM sau impozitul pe venit din noul adaus.

Calea: Salarii și personal → Impozite și rețineri.

Deschideți impozitul corespunzător (de exemplu, impozitul pe venit sau contribuțiile CNAS/CNAM) și în formularul acestuia bifați tipurile de adausuri nou create de la care urmează să se calculeze impozitul respectiv.

Atribuirea adausului unui angajat

Pentru ca adausul suplimentar să fie completat automat la fiecare calcul al salariului unui angajat concret, creați o setare în fișa acestuia.

Calea: fișa angajatului → secțiunea Calcule salariale → Calcule → butonul de adăugare a unei noi setări.

Metoda «Sumă fixă»

1. În câmpul «Denumire» introduceți un nume clar al setării — de regulă coincide cu denumirea adausului.
2. În câmpul «Metoda de calcul» selectați Suma.
3. În câmpul «Calcule salariale» indicați tipul de adaus la salariu creat.
4. Salvați setarea și selectați-o în fișa angajatului.
5. Indicați data de început — de la ce dată devine valabilă setarea — și introduceți suma.
6. Dacă adausul este limitat în timp, completați și data de sfârșit.

Metoda «Procent din salariu»

Dacă angajatului i se cuvine nu o sumă fixă, ci un procent din suma calculată:

1. În câmpul «Metoda de calcul» selectați Procent.
2. În secțiunea «Compoziție» creați un element nou (Insert): atribuiți-i o denumire, metoda Procent și bifați tipurile de salarii de la care se va calcula procentul (de exemplu, doar din salariu de bază sau din salariu plus orele de noapte).
3. Selectați compoziția creată, indicați tipul de adaus la care se va aplica procentul calculat, setați data de început și valoarea procentului.
4. Salvați.

După aceasta, la completarea documentului «Calculul salariului», adausul corespunzător va apărea automat la angajat — cu condiția că data documentului se încadrează în perioada de valabilitate a setării.

Tipuri de rețineri suplimentare

La plata salariului programul reține automat impozitele obligatorii: contribuțiile de asigurări medicale (CNAM) și impozitul pe venit. Pe lângă aceste rețineri standard, pentru fiecare angajat se pot configura rețineri suplimentare individuale.

În practică se întâlnesc două scenarii principale.

Reținere procentuală regulată — de exemplu, cotizația sindicală, care se reține lunar de la toți membrii sindicatului și se virează în contul 544.

Reținere unică de sumă fixă — de exemplu, deducerea pentru deteriorarea bunurilor, care trebuie efectuată o singură dată într-o anumită perioadă de calcul.

Configurarea reținerii în fișa angajatului

Calea: fișa angajatului → secțiunea Calcule salariale → Rețineri → adăugați o nouă reținere.

Exemplu: cotizație sindicală (1 %, contul 544.1)

1. «Metoda de calcul» — Procent.
2. «Baza de reținere» — Din suma calculată.
3. În secțiunea «Compoziție» creați un element nou «Sindicate» și bifați tipurile de salarii de la care se va calcula cotizația sindicală.
4. «Cont» — indicați 544.1. Deoarece analiza acestui cont se face pe agenți economici, creați în prealabil un agent economic cu denumirea «Sindicat» (sau similară).
5. Selectați setarea creată în fișa angajatului, indicați data de început a aplicării.
6. În câmpul «Valoare» introduceți 1 (un procent).

Exemplu: reținere unică pentru deteriorarea bunurilor

1. «Metoda de calcul» — Suma.
2. «Cont» — alegeți un cont cu analitică pe catalogul «Angajați» și indicați angajatul concret de la care se face reținerea.
3. «Denumire» — introduceți un nume clar și unic al setării, care să fie utilizat doar pentru acel angajat.
4. «Data de început» și «Data de sfârșit» — indicați aceeași zi (data documentului «Plata salariilor» în care se va efectua reținerea). Aceasta garantează caracterul unic al deducerii.
5. «Valoare» — introduceți suma reținerii.

După validarea documentului «Plata salariilor» verificați în înregistrările contabile că reținerea a fost procesată corect.

Fluturașul de salariu și raportarea

După validarea tuturor calculelor și reținerilor este disponibil raportul «Fluturaș de salariu».

Două observații privind generarea lui:

• Dacă plata salariului se efectuează în luna ulterioară lunii de calcul, pentru a reflecta corect numărul de zile și ore lucrate activați bifele de setare corespunzătoare — datele vor fi preluate din tabelul de evidență sau graficul de muncă.
• Fluturașul poate fi tipărit în trei limbi (română, rusă, engleză) — în funcție de necesitățile organizației.