Impozite și închiderea perioadei

Cheltuielile anticipate sunt costuri suportate într-o perioadă, dar care urmează să fie decontate uniform pe cheltuieli pe parcursul mai multor luni sau ani următori. Un exemplu tipic este asigurarea auto: polița se achită integral, iar cheltuiala se recunoaște lunar. În «1С8 GetProf» întregul ciclu de evidență a cheltuielilor anticipate — de la achiziție până la decontarea lunară — se construiește prin catalogul «Nomenclator» și documentele «Procurare bunuri materiale» și «Închidere lună».

Catalogul «Nomenclator»: elemente de cheltuieli anticipate

Evidența cheltuielilor anticipate se ține prin catalogul «Nomenclator». Pentru cheltuielile anticipate trebuie create elemente într-un grup separat, destinat anume acestei categorii de cheltuieli.

Tipul nomenclaturii determină apartenența elementului la cheltuielile anticipate. Evidența nu este limitată exclusiv la contul 261: dacă este necesar, pot fi definite tipuri proprii de nomenclator. Singura condiție obligatorie — contul de evidență indicat în tip trebuie să aibă analitică pe nomenclator.

Reguli de creare a elementelor

Pentru o distribuire corectă a cheltuielilor, respectați următoarele recomandări.

Un element — o singură intrare. Dacă același element de nomenclator este utilizat în mai multe achiziții aparținând unor perioade diferite, calculul cheltuielilor va fi efectuat incorect. Pentru fiecare intrare nouă, legată de o perioadă separată, creați un element distinct.

Denumire informativă. În denumire se recomandă includerea unor date suplimentare: luna intrării, termenul de utilizare. Pentru polițele de asigurare auto se indică, de regulă, numărul de înmatriculare al vehiculului și anul asigurării — aceasta permite formarea unei liste clar structurate în catalog.

Data de început a decontării. Data de început a decontării trebuie să coincidă cu prima zi a lunii din care se începe recunoașterea cheltuielii. Acesta este atributul-cheie: anume de la el «Închidere lună» calculează începutul distribuirii uniforme.

Numărul de luni. După introducerea numărului de luni de calcul, salvați obligatoriu elementul — abia după aceea utilizați opțiunea «Selecția».

Mecanismul «Selecția»

«Selecția» stochează combinații gata pregătite din trei componente:

• contul de cheltuieli;
• articolul de cheltuieli (utilizat în rapoartele 5C și Ancheta structurată);
• subdiviziunea.

Acest mecanism accelerează semnificativ crearea de noi elemente — nu doar cheltuieli anticipate, ci și angajați, active pe termen lung și alte obiecte. Combinațiile se salvează și se reutilizează, astfel încât nu este necesar să le completați manual de fiecare dată.

Procurarea cheltuielilor anticipate

Înregistrarea cheltuielilor anticipate se efectuează prin documentul «Procurare bunuri materiale» — același care este utilizat pentru intrarea obișnuită a bunurilor materiale. În rândurile documentului se indică elementul de nomenclator din grupul cheltuielilor anticipate; contul de evidență se completează automat din tipul nomenclaturii.

După înregistrarea documentului, valoarea cheltuielilor anticipate se fixează pe contul de evidență și așteaptă decontarea lunară. Se recomandă verificarea corectitudinii distribuirii pentru una–două luni înainte imediat după introducerea procurării — înainte de venirea primei perioade de decontare.

Calculul și decontarea: documentul «Închidere lună»

Distribuirea lunară a cheltuielilor anticipate se realizează prin documentul «Închidere lună». Anume la înregistrarea lui sistemul calculează cota valorii aferente lunii care se închide și formează înregistrările contabile corespunzătoare de decontare.

Ordinea de lucru:

1. Introduceți procurarea BM cu elementul cheltuielilor anticipate și asigurați-vă că data de început a decontării și numărul de luni sunt setate corect.
2. Verificați calculul pentru una–două luni înainte — aceasta permite să vă convingeți de corectitudinea distribuirii cheltuielilor înainte ca documentele să fie înregistrate în baza de lucru.
3. Înregistrați «Închidere lună» lunar. Calculul se efectuează automat în limita termenului setat.

Controlul prin rapoarte

După înregistrarea «Închidere lună», corectitudinea decontării cheltuielilor anticipate se verifică convenabil prin rapoartele standard.

Balanța de verificare pe contul de evidență (de exemplu, 261) arată în mod clar:

• sumele intrate în perioada de raportare (rulajul debitor);
• sumele decontate pe cheltuieli (rulajul creditor);
• soldurile pe fiecare element de nomenclator — ceea ce urmează să fie decontat în lunile viitoare.

Un astfel de control permite identificarea rapidă a erorilor în parametrii elementelor (data de început incorectă sau numărul de luni greșit) și corectarea lor înainte de închiderea perioadei următoare.

Ce este important de reținut

Refacturarea înseamnă transferarea către client a unor costuri pe care întreprinderea le-a achitat mai întâi furnizorului. Exemple tipice: energia electrică, apa, serviciile de utilități primite de la un singur furnizor și care urmează să fie repartizate între mai mulți clienți. Programul «1С8 GetProf» susține acest mecanism printr-un tip special de nomenclatură și contul 836, permițând separarea corectă a cheltuielilor proprii ale întreprinderii de sumele de tranzit transmise clienților.

Acest capitol este destinat contabililor care lucrează cu servicii refacturate: înregistrează facturile furnizorilor, întocmesc vânzările pentru clienți și verifică închiderea contului 836.

Esențialul în două fraze

Factura de intrare se împarte într-o parte «proprie» (cheltuielile întreprinderii) și una «de tranzit» (sumele refacturate); la vânzarea către client, partea de tranzit este transmisă mai departe. Contul 836 este un cont de tranzit — la sfârșitul lunii nu trebuie să aibă solduri.

Configurarea nomenclatorului

Înainte de a înregistra primele documente, în catalogul «Nomenclator» trebuie creat un element special pentru fiecare serviciu refacturat.

Două elemente pentru un tip de serviciu:

• Un element obișnuit cu tipul de nomenclatură «Serviciu» — pentru cheltuielile proprii ale întreprinderii (de exemplu, «Energie electrică — cheltuieli proprii»).
• Un element separat cu tipul de nomenclatură «Refacturare» — prin acesta se efectuează toate operațiunile de refacturare (de exemplu, «Energie electrică — refacturare»).

Primirea serviciului de la furnizor

La primirea facturii de la furnizor care conține servicii ce trebuie refacturate ulterior clienților, suma facturii trebuie împărțită în două părți.

Împărțirea sumei facturii

În documentul de recepție, rândurile se împart astfel:

• Rândul pentru cheltuielile proprii — cu elementul obișnuit de nomenclatură; suma merge la cheltuielile întreprinderii, TVA-ul se deduce.
• Rândul pentru refacturare — cu elementul de tip «Refacturare»; suma serviciului împreună cu TVA se reflectă în debitul contului 836.

Registrul achizițiilor: două înregistrări

La înregistrarea unei astfel de facturi, în registrul achizițiilor se generează două înregistrări:

1. Prima — pentru întreaga sumă a facturii (inclusiv partea refacturată).
2. A doua — stornează partea referitoare la serviciile refacturate.

În final, registrul achizițiilor reflectă numai suma efectiv luată la cheltuielile întreprinderii (fără TVA), iar TVA-ul deductibil se calculează exclusiv din aceasta. TVA-ul aferent refacturării nu se deduce — el va fi transmis clientului.

Vânzarea serviciului refacturat clientului

Când vine momentul transferării cheltuielii către client, se întocmește documentul de vânzare.

Același element de nomenclatură ca la recepție

În rândul documentului de realizare se folosește același element din catalogul «Nomenclator» cu tipul «Refacturare» care a fost utilizat la recepție. Aceasta este esențial: tocmai astfel programul corelează rulajele debitoare și creditoare ale contului 836 și asigură închiderea lui.

Reflectarea în contul 836

La vânzare, suma fără TVA și suma TVA aferente serviciului refacturat se reflectă în creditul contului 836:

Registrul vânzărilor: două înregistrări

Similar cu recepția, la înregistrarea vânzării în registrul vânzărilor se generează două înregistrări:

1. Prima — pentru suma totală a facturii fiscale emise (factură fiscală), inclusiv partea refacturată.
2. A doua — stornează partea care se referă la refacturare.

În final, registrul vânzărilor arată numai venitul întreprinderii și TVA-ul de achitat din acesta — sumele de tranzit nu denaturează baza impozabilă.

Serviciile refacturate și Declarația TVA

Sumele refacturate au un regim special de reflectare în raportarea TVA.

Control: contul 836 la sfârșitul lunii

După înregistrarea tuturor documentelor — facturi de la furnizori și vânzări către clienți — este obligatoriu să verificați contul 836.

Regula: contul 836 nu trebuie să aibă solduri reportate la începutul lunii următoare.

Cum se verifică

Pentru analiză se generează balanța de verificare pe contul 836. Aceasta permite vizualizarea separată a fiecărui serviciu refacturat:

• de la ce furnizor a venit serviciul și în ce sumă;
• cum a fost distribuită această sumă între clienți.

Ce se face când există solduri

Dacă pe contul 836 rămân totuși solduri, în ciuda reflectării corecte a tuturor vânzărilor, cauza constă în împărțirea incorectă a sumei facturii de intrare între cheltuielile proprii și partea refacturată.

Algoritmul de corectare:

1. Găsiți factura de intrare în care sumele au fost împărțite incorect.
2. Verificați dacă rulajul debitor al contului 836 (recepție) corespunde rulajului creditor (vânzări către clienți).
3. Introduceți corecțiile în documentul de recepție — modificați sumele rândurilor.
4. Reînregistrați documentele și regenerați balanța de verificare.

Rezumat: cum funcționează mecanismul

Mai jos — schema sintetică a parcursului unui serviciu refacturat prin documente:

Analitica conturilor din clasele 7 și 8 (cheltuieli și costuri) în programul «1С8 GetProf» se realizează prin catalogul «Cheltuieli» — acesta este subcontul 2D. Fiecare element al acestui catalog conține doi parametri esențiali: măsura în care cheltuielile participă la calculul impozitului pe venit și apartenența la rândul rapoartelor de reglementare. Configurarea corectă a catalogului «Cheltuieli» determină în mod direct corectitudinea completării raportului 5C («5 Conturi Economice») și a anchetei structurale anuale ASA.

Catalogul «Cheltuieli»: ce se configurează în el

Catalogul «Cheltuieli» este lista unică a elementelor analitice pentru toate conturile din clasele 7 și 8. Pentru fiecare element al catalogului se stabilesc doi parametri obligatorii.

Participarea la calculul impozitului pe venit. Pentru fiecare tip de cheltuieli se indică dacă acestea reprezintă cheltuieli în scopuri fiscale sau nu. Acest atribut este utilizat la întocmirea rapoartelor și la lucrul cu raportul «Analiza subcontului» în regimul de secțiune fiscală.

Rândul raportului 5C. Fiecărui element al catalogului i se asociază rândul raportului «5 Conturi Economice» în care trebuie să fie incluse cheltuielile respective la generarea raportului.

Rândul raportului ASA. În mod similar se configurează apartenența la rândul anchetei structurale anuale ASA.

Raportul «Analiza subcontului»

Pentru controlul operativ și analiza cheltuielilor se recomandă utilizarea raportului integrat «Analiza subcontului», selectând ca tip de subcont catalogul «Cheltuieli». Acest raport afișează rulajele și soldurile pentru toate conturile care sunt ținute în secțiunea acestui subcont.

Flexibilitatea selecției conturilor

În setările raportului este prevăzută posibilitatea de a exclude din analiză orice număr de conturi. Aceasta este convenabil atunci când este necesar să vă concentrați pe un anumit grup de conturi — de exemplu, doar pe conturile cheltuielilor de producție — fără a modifica setarea generală a catalogului.

Regimul «Cheltuieli în scopuri fiscale»

Dacă în setările raportului se adaugă atributul «Cheltuieli în scopuri fiscale», raportul evidențiază cheltuielile în funcție de gradul de participare a acestora la calculul impozitului pe venit. Aceasta permite compararea rapidă a cheltuielilor contabile cu cele fiscale și identificarea diferențelor înainte de întocmirea declarației.

Analiza în secțiunea rapoartelor 5C și ASA

Același raport «Analiza subcontului» permite lucrul atât cu datele pentru raportul 5C, cât și cu datele pentru ancheta structurală ASA. Contabilul poate comuta oricând între secțiuni, fără a genera raportul de reglementare propriu-zis.

Rândurile complexe ale rapoartelor și butonul «Detaliați»

Unele rânduri ale rapoartelor 5C și ASA au un mecanism de completare mai complex: un rând poate agrega date din mai multe conturi sau subconturi după un algoritm special. Înțelegerea principiului de formare a unor astfel de rânduri este facilitată de butonul «Detaliați» din formularul raportului.

La apăsarea «Detaliați», programul arată ce date exacte sunt incluse în rândul selectat: din ce conturi provin, ce condiții de selecție se aplică și de ce totalul poate diferi de suma simplă a rulajelor pe subcont.

Schema finală de configurare

Funcționarea corectă a analiticii pe conturile din clasele 7 și 8 se bazează pe trei pași interdependenți.

1. Completați catalogul «Cheltuieli» doar cu elementele care sunt utilizate efectiv în evidența contabilă și corespund rândurilor rapoartelor.
2. Pentru fiecare element stabiliți: atributul de participare la cheltuielile fiscale, rândul raportului 5C și rândul raportului ASA.
3. Verificați periodic prin «Analiza subcontului» că toate înregistrările contabile pe conturile 7–8 au ajuns pe elemente cu rândurile rapoartelor completate.