Основные средства

Для учёта основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) в программе предусмотрен отдельный справочник — «Долгосрочные активы». В нём же заводятся аналитические объекты для прочих счетов, связанных с долгосрочными активами: 121.1 (незавершённое строительство), 122 (земельные участки) и другие. Движения по этим вспомогательным счетам проводятся исключительно через ручные операции, а для соответствующих объектов рекомендуется создавать отдельные группы — отличные от групп ОС и НМА.

Глава охватывает полный жизненный цикл основного средства: от создания карточки в справочнике до списания или продажи. Порядок разделов повторяет логику работы бухгалтера.

Справочник «Долгосрочные активы»: создание карточки

Новый объект создаётся в соответствующей группе справочника. Как только выбран вид номенклатуры, система автоматически подставляет счета, которые будут задействованы при поступлении, перемещении, списании, начислении амортизации и продаже. Именно поэтому важно сразу выбрать правильную группу: она определяет вид номенклатуры, а тот — весь план счетов объекта.

«Дата поступления» и «Дата ввода в эксплуатацию» заполняются только при вводе начальных остатков; при этом обе даты должны быть ранее даты самой операции ввода остатков.

Раздел «Амортизация»

В разделе «Амортизация» обязательно заполняется классификатор долгосрочного актива. Поле носит информативный характер: если с ходу найти нужную позицию затруднительно, допустимо временно выбрать любой элемент. После того как классификатор выбран, нужно записать элемент — только тогда появятся данные для расчёта износа и поле с количеством месяцев начисления.

• Если объект является ОС или НМА — указывается правильное количество месяцев, в течение которых дебетовый остаток по счёту 123 (или 112 для НМА) будет распределяться на амортизацию.
• Если объект не относится к ОС или НМА (например, земля) — количество месяцев устанавливается равным 0.

Счёт отнесения затрат при амортизации

Поле заполняется через подбор: открывается список готовых комбинаций «счёт затрат + статья затрат + подразделение». Статья затрат нужна для корректного формирования отчётов 5С и АСА. Механизм комбинаций экономит время: один раз настроив нужную комбинацию, используйте её при создании всех последующих объектов той же категории.

Если для разных категорий ОС применяются разные счета — например, 713.2 для административных и 821.1 для производственных — в подборе создаются отдельные варианты для каждого счёта.

Ввод начальных остатков

Остатки по уже эксплуатируемым ОС вводятся через ручную операцию:

1. По дебету 123 (или 123.9, соответствующего виду номенклатуры) — указывается основное средство и склад эксплуатации; сумма — первоначальная стоимость. Кредит — нулевой счёт.
2. По кредиту 124 (или 124.9) — указывается то же основное средство; сумма — накопленный износ на дату ввода остатков. Дебет — нулевой счёт.

После проводок по балансовым счетам вводятся данные по забалансовым счетам (MFF):

В корреспонденции по забалансовым счетам используется пустой счёт.

Поступление ОС и ввод в эксплуатацию

Простое поступление (без дополнительных расходов)

Поступление основного средства оформляется документом «Поступление ТМЦ» — раздел «Долгосрочные активы». В этом же разделе учитываются поступающие НМА: новый элемент НМА создаётся в соответствующей группе справочника, что обеспечивает корректное заполнение вида номенклатуры.

Если дополнительных расходов на монтаж нет, флажок «Ввод в эксплуатацию» оставляется включённым. В этом случае ОС сразу переводится на счёт 123, а на основании документа поступления можно распечатать акт ввода в эксплуатацию.

Поступление с дополнительными расходами (счёт 121.2)

Если к стоимости ОС необходимо добавить расходы на монтаж, транспортировку или иные затраты — флажок «Ввод в эксплуатацию» снимается. Документ поступления формирует проводку по дебету счёта 121.2 для данного ОС. На этот счёт накапливаются все дополнительные расходы:

• Зарплата монтажников — начисляется отдельным документом «Начисление заработной платы»; в разделе «Дополнительно» указывается счёт затрат 121.2 и конкретное ОС.
• Услуги сторонних организаций — проводятся через «Поступление ТМЦ» (раздел номенклатуры с видом «Услуги»); счёт 121.2, ОС — то же.
• Материалы со склада — списываются документом «Списание ТМЦ» с проводкой дебет 121.2 / кредит 211.

Документ «Ввод в эксплуатацию ТМЦ»

После накопления всех расходов на счёте 121.2 оформляется документ «Ввод в эксплуатацию ТМЦ». Его можно создать на основании документа поступления или вручную. На вкладке «Долгосрочные активы» выбирается вводимое в эксплуатацию ОС; склад и место эксплуатации могут совпадать.

Амортизация

Амортизация (износ) начисляется ежемесячно через документ «Закрытие месяца» с установленным флажком «Расчёт амортизаций». Начисление проходит одновременно:

• по бухгалтерскому учёту (счета 123 / 124);
• для целей налогообложения.

Проверка начисленной амортизации

Для контроля используется отчёт «Ведомость ОэС». Он объединяет данные о начальных остатках, движениях за период и конечном сальдо по счетам 123 и 124 в одной строке для каждого объекта. Режим «Анализ субконто» позволяет рассматривать данные в разрезе месяцев и лет.

На конец года обязательно проверяйте «Ведомость ОэС» по двум критериям:

1. Амортизация начислена по всем объектам в ожидаемых суммах.
2. Нет отрицательных остатков — кредитовый остаток по 124 не должен превышать дебетовый остаток по 123. Отрицательные остатки возникают, когда закрытие месяца, продажа или списание ОС проводились не последовательно по месяцам либо когда внутри одного месяца порядок операций был нарушен.

Продажа ОС с учётом амортизации

При продаже ОС, по которому амортизация ещё не завершена, важно соблюдать два правила:

1. Цена продажи должна превышать балансовую стоимость объекта.
2. На момент продажи амортизация за полный месяц эксплуатации начисляется как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

На вкладке «Дополнительно» документа продажи флажки позволяют управлять начислением амортизации в бухгалтерском учёте отдельно от налогового — именно для того месяца, в котором ОС продаётся.

Продажа основного средства

Продажа ОС оформляется документом «Реализация ТМЦ» — вкладка «Долгосрочные активы». Выбирается продаваемый объект; система автоматически подставляет связанные счета согласно виду номенклатуры.

Списание основного средства

После того как амортизация по ОС начислена полностью, объект выбывает через документ «Списание ТМЦ» — раздел «Долгосрочные активы». В документе:

• указывается списываемый объект;
• фиксируется состав комиссии;
• формируется соответствующий акт списания.

Отчёты по основным средствам

Ведомость ОэС

Основной отчёт для контроля состояния ОС. Показывает по каждому объекту в одной строке:

Режим «Анализ субконто» позволяет детализировать отчёт по месяцам и годам — удобно при ежеквартальных и годовых проверках.

Контрольные точки конца года

• амортизация начислена по всем ОС с ненулевым сроком;
• нет отрицательных остатков (кредит 124 ≤ дебет 123 по каждому объекту);
• счёт 121.2 закрыт (нет висящих незаконченных поступлений).

Отрицательные остатки — индикатор нарушения хронологии проведения документов. Исправляют их перепроведением закрытий месяца и связанных операций в правильном порядке.