Контрагенты и e-Factura

В программе реализована интеграция с государственным сервисом «e-Factura» через API. Благодаря этому 1С GetProf может автоматически обмениваться данными с сервисом e-Factura, получая и передавая необходимые документы без ручного импорта и экспорта через файлы.

Настройка выполняется один раз и включает два этапа: создание API-пользователя в сервисе «e-Factura» и настройку профиля подключения в программе.

Зачем это нужно

После настройки API-подключения большинство операций с электронными налоговыми накладными выполняется автоматически. Программа позволяет загружать и отправлять документы, создавать на их основании документы в 1С, контролировать их статусы и официальные номера, а также быстро сверять данные перед подготовкой отчёта «Декларация по НДС». Это экономит время и помогает своевременно выявлять возможные расхождения.

Шаг 1. Создание API-пользователя на сайте e-Factura

Прежде чем что-то делать в 1С, нужно завести специального пользователя в самом сервисе «e-Factura». Именно его логин и пароль затем указываются в программе.

1. Зайдите на сайт «e-Factura» под учётной записью администратора компании.

2. Перейдите в раздел «Настройки» → «Пользователи компаний».

3. Нажмите кнопку «Создать пользователя API».

4. Заполните форму:

• Логин пользователя
• Имя
• Фамилия
• Адрес электронной почты
• Пароль

5. Нажмите «Зарегистрировать».

Расстановка прав после регистрации

После того как пользователь создан, необходимо открыть его повторно и выдать права:

1. Двойным кликом откройте только что созданного пользователя.

2. Установите все доступные флажки (разрешения).
3. Нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Настройка профиля подключения в 1С

Теперь переходим в программу. Настройка профиля выполняется через справочник «Организации» → «Настройки» → блок «Дополнительные настройки» → «Настройка e-Factura».

В разделе «Профиль e-Factura» нажмите кнопку создания нового профиля.

Параметры профиля:

Выберите в поле «Способ обмена» значение «Через сервис e-Factura API».

Введите «Логин e-Factura» и «Пароль e-Factura» из шага 1.

Нажмите «Записать и закрыть».

Шаг 3. Сохранение профиля в организации

После создания профиль должен быть привязан к организации:

1. Двойным кликом откройте только что созданный профиль в таблице.
2. Нажмите «Сохранить» (или «ОК») в форме организации.

• «Тип кода для выгрузки» — какое поле карточки товара (Код / Внутренний код / Артикул и т.п.) уходит в e-Factura как код товара.
• «Инверсия дат выгрузки» — меняет местами дату выдачи и дату поставки в накладной; нужна, если накладную оформляете одной датой, а передаёте покупателю другой.
• «Загружать Non-livrare» — включает в сверку на вкладке «Проверка» также документы-переадресовки (без фактической поставки товара).
• «При обновлении номера не устанавливать статус «Завершён»» — задерживает финальный статус документа до подписания накладной покупателем.

Проверка соединения

После сохранения настроек откройте обработку «e-Factura» в 1С. Нажмите кнопку получения информации о документах.

• Если логин и пароль введены верно и соединение установлено — появится список документов по продажам за указанный период, которые находятся на сервере «e-Factura».

• Здесь же отображаются входящие налоговые накладные от ваших поставщиков. Выберите документ одним щелчком — и программа сразу покажет его содержимое: перечень товаров и услуг, количество, цены, суммы и другие сведения.

Что важно помнить

Обработка «e-Factura» объединяет работу с электронными налоговыми накладными в сервисе «e-Factura» и программе 1С в едином интерфейсе. Получение и отправка документов, контроль их статусов и сверка данных выполняются непосредственно в 1С, без постоянного перехода на сайт «e-Factura».

Виды импортов из «e-Factura» в 1С

• Вкладка «Документы» предназначена для загрузки входящих налоговых накладных поставщиков. По выбранным документам программа автоматически создаёт документы «Поступление ТМЦ» по кнопке «Зарегистрировать (Поступление ТМЦ)».

• Вкладка «Загрузка расходов» предназначена для загрузки в программу 1С налоговых накладных, выписанных собственной организацией в сервисе «e-Factura». Для выбранных документов программа автоматически создаёт документы по кнопке «Записать (Реализация ТМЦ)». В зависимости от установленного правила загрузки e-Factura создаётся документ «Реализация ТМЦ», «Реализация ТМЦ физическим лицам» или документы розничной торговли.

Чтобы программа автоматически заполняла создаваемые документы, необходимо настроить правила загрузки.

Что такое правила загрузки

Представьте, что поставщик прислал через e-Factura налоговую накладную. Программа должна автоматически создать документ «Поступление ТМЦ». Но откуда ей знать:

• какую номенклатуру выбрать;
• какой счёт учёта поставить;
• какую аналитику заполнить;
• какую статью затрат использовать?

Именно для этого используются правила загрузки. Правило определяет, как данные из e-Factura преобразуются в документ 1С: благодаря ему программа автоматически находит или создаёт номенклатуру, определяет счета учёта, заполняет аналитику и другие реквизиты документа.

Без настроенного правила обработка всё равно работает: при нажатии кнопки «Зарегистрировать (Поступление ТМЦ)» документы поступления создаются, и отсутствующие в справочнике контрагентов поставщики добавляются автоматически. Однако табличная часть «ТМЦ» в созданных документах остаётся пустой — строки номенклатуры не заполняются, и бухгалтеру придётся вносить каждую строку вручную.

Основные правила в карточке организации

Основное условие задаётся не одно на всё, а раздельно для каждого вида документов. В карточке организации для этого предусмотрены два поля:

• «Основное условие e-Factura (приходы)» — применяется при создании документов «Поступление ТМЦ»;

• «Основное условие e-Factura (расходы)» — применяется при создании документов «Реализация ТМЦ».

Достаточно один раз настроить оба условия. Для поступлений используется одно правило, для реализаций — другое.

Структура правил загрузки «e-Factura»

Каждое правило — это набор параметров, который говорит системе: «когда загружается документ от такого-то поставщика (1) (или любого) (2) — ищи номенклатуру вот так (3), а если нужно создать новый элемент — определи, каким видом номенклатуры он должен быть (4), — и помещай его в такой-то каталог (5)».

Правило хранится в справочнике «Условия загрузок e-Factura». Карточка правила включает шапку и набор вкладок: «Поиск», «Создание», «Обучение», «Условия применения» и «Загрузка расходов».

Шапка карточки

• Наименование — название правила, например «Главное правило (поступления)». Рекомендуется использовать наименования, позволяющие легко идентифицировать правило среди других в справочнике.

• Вид условия загрузки e-Factura — «Приход» / «Расход» / не заполнено. Если заполнено, правило применяется только к своему виду документов; пустое значение — правило универсально и учитывается для обоих видов.

• ТМЦ — конкретная позиция номенклатуры. Если заполнено, в таблицу документа всегда подставляется именно эта позиция, независимо от наименования в накладной поставщика.

• Ставка НДС из ТМЦ (флажок) — определяет источник ставки НДС для строк документа. Если флажок установлен, ставка берётся из карточки номенклатуры и по ней пересчитывается сумма НДС. При этом сумма «Всего» по строке и итоговая сумма накладной остаются без изменений — изменяется только распределение суммы между стоимостью без НДС и НДС. Если флажок не установлен, ставка НДС берётся из фактуры.

• Сворачивать строки документа (флажок) — строки с одинаковыми ТМЦ, единицей, ставкой НДС и складом объединяются в одну: количество и суммы складываются, цена пересчитывается. Применяется к строкам, попавшим под это условие.

Вкладка «Поиск»

• Каталог — папка справочника «Номенклатура», куда будут помещаться найденные или созданные позиции.

• Искать только в текущем каталоге (флажок) — при включении поиск идёт только в указанном каталоге: быстрее, но позицию из другой папки программа не найдёт. При выключенном — поиск по всему справочнику номенклатуры: охватывает всё.

• Выбирать первый из подходящих (флажок) — когда под правило поиска подходит несколько карточек, программа сначала пытается выбрать по ранее загруженному документу, затем по наличию остатка. Если это не помогло и флажок «Выбирать первый из подходящих» включён, берётся первая карточка по коду; если флажок выключен, строка остаётся незаполненной и товар выбирается вручную.
• Разделитель кода в наименовании — символ, отделяющий код от названия, когда поставщик «вшивает» код в наименование позиции (например, «12345 Болт»). По нему программа выделяет код из наименования.
• Мин. длина кода в наименовании — минимальная длина фрагмента, который считается «вшитым» кодом (по умолчанию 4). Более короткие не считаются кодом.
• Макс. длина кода в наименовании — максимальная длина такого кода (по умолчанию 30). Более длинные не считаются кодом.

Таблица «Правила поиска». Поиск собирается как «конструктор» — в таблице «Правила поиска». Каждая строка — это отдельный способ, которым программа пытается найти позицию номенклатуры по данным из фактуры.

В каждой строке заполняются две колонки:

• «Вид поиска» — по чему искать:
• «По коду» — по коду карточки номенклатуры;
• «По наименованию» — по названию позиции.

• «Правило» — уточняет способ; список зависит от выбранного «Вида поиска»:
• для «По коду» выбирается, ПО КАКОМУ коду сравнивать: «Код», «Код КН», «Артикул», «Внутренний код», «Код дополнительный», «Штрихкод», «Код поставщика», «Код обмена»;

• для «По наименованию» выбирается, КАК сравнивать название:
• «Полное» — точное совпадение всего названия;
• «Без кодов» — не учитывать коды, «вшитые» в название;
• «Без пробелов» — не учитывать пробелы;
• «Без кодов и пробелов» — не учитывать ни коды, ни пробелы.

Если таблица «Правила поиска» пустая, поиск не выполняется — номенклатура в строках не подбирается (и остаётся незаполненной, если не включено автосоздание). Чтобы поиск заработал, добавьте хотя бы одну строку правила.

Вкладка «Создание»

• Создавать если не найден (флажок) — если подходящая позиция не найдена в справочнике, программа автоматически создаёт новый элемент номенклатуры. Выключен — строка остаётся без номенклатуры.
• При создании убирать коды из наименования (флажок) — при автосоздании новой позиции убирать «вшитый» код из её наименования, чтобы в справочнике осталось чистое название.
• Вид номенклатуры — определяет тип ТМЦ (например, «Материалы / Сырьё 211.1», «МБП», «Услуги»), который присваивается создаваемым позициям.

• При создании элемента установить код из e-Factura — при автосоздании новой позиции указывает, в какой реквизит карточки записать код товара, полученный из e-Factura: «Код», «Внутренний код», «Артикул», «Код дополнительный» или «Код КН».

• Ставка НДС — ставка НДС, которая устанавливается для нового элемента при его создании.

Вкладка «Обучение»

На вкладке «Обучение» указывается, что программа запоминает при загрузке, чтобы со временем узнавать позиции сама и реже подбирать их вручную. Обучение срабатывает по строкам, где номенклатура найдена или создана. Три флажка:

• «Запоминать коды номенклатуры поставщиков» — программа запоминает код, под которым товар идёт у конкретного поставщика, и связывает его с вашей номенклатурой. При следующей загрузке от того же поставщика позиция находится по этому коду автоматически. По умолчанию выключен.
• «Запоминать штрих коды» — штрихкод из e-Factura записывается в карточку номенклатуры. По умолчанию включён.
• «Запоминать классификатор единиц измерений» — запоминается соответствие единицы измерения из фактуры единице измерения вашей номенклатуры. По умолчанию включён.

Вкладка «Условия применения»

• Переключатель «И» / «Или» — как объединяются строки-условия: «Или» — достаточно, чтобы совпало хотя бы одно условие;

«И» — должны совпасть все условия сразу.

• Учитывать регистр текста (флажок) — по умолчанию выключено: заглавные и строчные буквы при сравнении считаются одинаковыми («Иванов» = «ИВАНОВ»).

В таблице «Условия» задаётся одна или несколько строк-критериев, по каждой из которых указывается:

• Использовать (флажок строки) — включает/выключает отдельное условие, не удаляя строку из таблицы.
• Тип условия — по какому признаку документа сравнивать. Доступно шесть видов:
• Фискальный код контрагента
• Наименование контрагента
• Наименование товаров и услуг (текст строки фактуры)
• Ставка НДС
• Единица измерения
• Стоимость всего (сумма строки/документа)

• Вид сравнения — зависит от типа условия:
• для текстовых признаков (фискальный код, наименование контрагента, наименование товара, ставка НДС, единица измерения) — «=» (точное совпадение) или «Содержит» (вхождение подстроки);

• для «Всего» (числового признака) — «=», «>», «>=», «<=», «<».

• Значение условия — с чем сравнивать (текст или число, в зависимости от типа).

Вкладка «Загрузка расходов»

• Представление документа — только для загрузки расходов: задаёт, какой именно документ создавать по правилу — «Реализация ТМЦ», «Реализация ТМЦ физическим лицам», «Реализация ТМЦ в розничной торговле» или «…(общей суммой)». Если не заполнено — используется вид по умолчанию «Реализация ТМЦ».

чтобы условие снова заработало, установите флажок обратно.

Настройка полного автозаполнения документов услуг из e-Factura

Если поставщик регулярно выставляет одни и те же услуги — связь, интернет, аренду, охрану, коммунальные платежи и подобное, — документы «Поступление ТМЦ» можно настроить так, чтобы после загрузки из e-Factura они заполнялись полностью автоматически: без ручного выбора статьи затрат, подразделения и других реквизитов.

Настройка состоит из трёх шагов.

1. Отдельный вид номенклатуры для услуги. Создайте свой вид номенклатуры для каждого поставщика или группы однотипных услуг. В отличие от стандартного вида «Услуги», здесь на вкладке «Затраты» заранее указываются не только счёт учёта, но и статья затрат, и подразделение — именно они потом автоматически подставятся в документ.

2. Отдельное правило загрузки e-Factura. В правиле укажите:

• каталог, в котором искать или создавать номенклатуру;

• вид номенклатуры (тот, что создали на первом шаге) — он будет присваиваться новым элементам;

3. Условия применения — если правило должно применяться не ко всем документам, а только в определённых случаях. Например:

• по фискальному коду контрагента — правило сработает только для указанного поставщика;

• по наименованию товаров и услуг — правило сработает, если в названии услуги встретится заданный текст.

Если поставщик время от времени меняет формулировку — например, добавляет месяц («Интернет за январь», «Аренда за февраль»), — в правиле можно один раз указать конкретную позицию номенклатуры,

и именно она будет подставляться в документ независимо от текста, пришедшего из e-Factura.

Если, наоборот, важно и то, и другое одновременно (например, именно этот поставщик И именно эта ставка НДС) — оставьте «Тип проверки И».

После такой настройки документы поступления приходят уже с заполненными счетами, статьёй затрат, подразделением и номенклатурой — почти без ручной доработки.

Условия: когда одного правила недостаточно

Одного правила часто недостаточно. Например: для разных поставщиков или разных видов документов могут потребоваться различные способы заполнения. Поэтому в обработке можно завести несколько правил — «Основное условие» и одно или несколько правил для отдельных поставщиков. Программа проверяет их последовательно и использует первое подходящее.

• Основное условие — применяется ко всем документам, для которых не подошло ни одно специальное правило. Здесь указывают самый распространённый вариант заполнения.
• Правило для конкретного поставщика — проверяется раньше основного и, если подходит, используется вместо него. Чтобы определить, какому документу какое правило подходит, у правила есть табличная часть «Условия».

Например:

• если поставщик в основном поставляет МБП, а основное правило настроено на материалы (аналогично можно настроить отдельное правило для импорта «Реализация ТМЦ»);

• если в одной накладной поставщика одновременно встречаются материалы и МБП — в этом случае не ограничивайте поиск одним каталогом;

• если поставщик ежемесячно оказывает одну и ту же услугу и необходимо автоматически подставлять статью затрат, подразделение и другие реквизиты документа.

Во всех остальных случаях обычно достаточно одного основного правила. Не стремитесь создавать отдельное правило для каждого поставщика — это лишь усложняет настройку и дальнейшее сопровождение.

Этого же принципа рекомендуется придерживаться и при работе с импортом документов.

Вкладки обработки «e-Factura» — подробнее

На всех вкладках обработки повторяются три колонки:

• Флажок — отмечает, какие документы попадут в следующее действие на этой вкладке: «Зарегистрировать», «Обновить номера», «Обновить статусы» или «Печать». Программа обрабатывает только отмеченные строки, остальные не трогает. Отмечать по одной не обязательно — над таблицей есть кнопки, которые ставят или снимают флажки сразу во всей таблице.

• «Статус e-Factura» — показывает, на каком этапе обмена находится документ:
• «Новые» — документ ещё не отправлен и не подтверждён сервисом;
• «Отправленные» — ушёл на сервер, ждём официального номера или подписания покупателем;
• «Завершённые» — обмен по документу завершён, всё в порядке;
• «Отклонённые» / «Аннулированные» — сервис вернул документ или он отменён — нужно ваше внимание (см. вкладку «Обновление статусов» ниже).

• «Документ 1С» (значок-квадратик рядом со статусом) — показывает, есть ли уже в 1С документ по этой строке и что с ним:
• (1) значок отсутствует — документ ещё не создан;
• (2) обычный значок документа — документ создан, но ещё не проведён;
• (3) значок с красным крестиком — документ помечен на удаление;
• (4) значок с зелёной галочкой — документ создан и проведён;
• (5) красный флажок — документ в сервисе e-Factura отклонён или аннулирован, однако в 1С он остаётся проведённым. Вся строка выделяется оранжевым цветом — это предупреждение о том, что документ необходимо проверить и, если его аннулирование подтверждено, отменить (аннулировать) и в 1С.

Вкладка «Документы» — основная рабочая вкладка

Это главная вкладка обработки: именно здесь накладные поставщиков превращаются в документы «Поступление ТМЦ», а ваши документы, оформленные в 1С, уходят в сервис.

Вкладка ничего не создаёт «сама по себе»: программа обрабатывает только строки, отмеченные флажком, и заполняет их по правилам загрузки, настроенным ранее в этой главе. Если правило не задано — документы создадутся с пустой таблицей ТМЦ.

Как работает:

1. Проверьте период. По умолчанию — текущий месяц; чтобы посмотреть другой, нажмите на поле периода над таблицей и укажите даты.
2. Нажмите «Получить информацию о документах» — программа загрузит всё, что зарегистрировано на сервере e-Factura за этот период: и входящие накладные поставщиков, и ваши исходящие.
3. Отметьте флажками строки, которые нужно занести в 1С.
4. Нажмите «Зарегистрировать (Поступление ТМЦ)».

Флажки рядом с кнопкой регистрации:

• «Создавать контрагентов» — если поставщика ещё нет в справочнике, программа заведёт его автоматически по фискальному коду. Если флажок снят, документ всё равно будет создан, но поле «Контрагент» останется незаполненным.

• «Перезаполнять документы» — определяет, нужно ли повторно обрабатывать уже созданные документы «Поступление ТМЦ». Если флажок установлен, программа повторно заполняет такие документы по текущим правилам импорта: обновляет табличную часть, создаёт недостающую номенклатуру (если это разрешено настройками правила) и подставляет актуальные значения реквизитов. Если флажок снят, существующие документы остаются без изменений.

«Дата поиска» — по какой дате получать документы:

При нажатии кнопки «Получить информацию о документах» программа запрашивает из сервиса «e-Factura» только те налоговые накладные, которые попадают в выбранный период. Поскольку у одной накладной может быть несколько разных дат, необходимо указать, по какой именно дате выполнять поиск.

Можно выбрать один из трёх вариантов:

• Дата поставки — дата фактической поставки товара или услуги, указанная в налоговой накладной. Это вариант по умолчанию, именно по этой дате программа обычно выполняет поиск.

• Дата выписки — дата оформления (выписки) налоговой накладной в сервисе «e-Factura».

• Дата записи — дата регистрации налоговой накладной на сервере «e-Factura». Она может быть позже даты поставки или даты выписки, если документ был зарегистрирован с задержкой.

Поэтому перед загрузкой документов выберите тот вариант, который соответствует вашей задаче. В большинстве случаев для бухгалтерского учёта и отражения НДС используется дата поставки.

Выгрузка документов в e-Factura

Документы, созданные вручную в 1С, можно отправлять в сервис e-Factura двумя способами:

• непосредственно из документа «Реализация ТМЦ» — кнопкой «Выгрузка e-Factura»;

• массово — через вкладку «Документы» обработки «e-Factura».

Массовая выгрузка документов:

После нажатия «Получить информацию о документах» программа анализирует документы реализации за выбранный период. Документы, которые ещё не были отправлены в e-Factura и имеют статус «Новые», автоматически отмечаются флажками. При необходимости можно изменить список отмеченных документов вручную. После нажатия «Выгрузить (Реализация ТМЦ)» все отмеченные документы будут отправлены в сервис e-Factura. По окончании обработки программа сообщит, сколько документов успешно выгружено, а их статус изменится на «Отправленные».

Код товара при выгрузке:

Какой код товара будет передан в сервис e-Factura, определяется параметром «Тип кода для выгрузки», расположенным на этой же вкладке.

Вкладка «Обновление номеров»

Официальные серия и номер налоговой накладной присваиваются сервисом «e-Factura», а не программой 1С. До завершения обработки документа сервисом эти реквизиты в 1С могут отсутствовать или быть предварительными.

Эта вкладка позволяет автоматически получить присвоенные сервисом серию и номер и записать их в документы «Реализация ТМЦ», без ручного переноса данных с сайта.

Вкладка предназначена только для ваших документов реализации, отправленных в сервис «e-Factura».

К входящим накладным поставщиков она не применяется, поскольку их серия и номер уже содержатся в самом документе, полученном из сервиса.

Как работает:

1. Нажмите «Получить информацию об обновлении» — программа запросит у сервиса e-Factura документы, по которым уже присвоены официальные серия и номер.
2. Отметьте флажками документы, которые необходимо обновить.

3. Нажмите «Обновить номера» — полученные серия и номер автоматически запишутся в документы «Реализация ТМЦ».

Вкладка «Обновление статусов»

После отправки налоговой накладной важно знать, что произошло дальше: покупатель её подписал, отклонил или документ был аннулирован. Эта вкладка получает актуальный статус документа из сервиса e-Factura и обновляет его в 1С, поэтому необходимость постоянно заходить на сайт отпадает.

Главное преимущество данной вкладки заключается в возможности одновременно просматривать два состояния документа:

• какой стоит в вашем документе 1С;
• какой сейчас на сервере e-Factura.

Так видно, по каким документам состояние разошлось и что нужно обновить.

В большинстве случаев эта вкладка используется только тогда, когда в настройках организации включён параметр «При обновлении номера не устанавливать статус «Завершён»».

В этом случае после получения официального номера документ остаётся в статусе «Отправленные», а статус «Завершён» устанавливается позднее — после подписания накладной покупателем. Именно для такого обновления и предназначена данная вкладка.

Как работает:

1. Нажмите «Получить информацию об обновлении статусов» — программа запросит у сервера текущее состояние документов за период.
2. Сравните два статуса в таблице и отметьте строки, которые нужно привести в соответствие.

3. Нажмите «Обновить статусы» — в документах «Реализация ТМЦ» проставится в поле «Статус e-Factura»: «Завершённые», «Отклонённые» или «Аннулированные».

4. Для проверки результата снова нажмите «Получить информацию об обновлении статусов». Если статус документа в 1С уже соответствует статусу в сервисе e-Factura, строка больше не будет отмечена флажком для обновления — это означает, что синхронизация выполнена.

Практический пример:

Вы отправили покупателю накладную неделю назад. Заходите на вкладку, нажимаете «Получить информацию об обновлении статусов» и видите: в 1С документ числится как «Отправленные», а в сервисе e-Factura уже «Завершённые» — покупатель подписал. Отмечаете строку, нажимаете «Обновить статусы» — и в 1С состояние документа теперь соответствует действительности.

Вкладка «Проверка» — сверка документов

Эта вкладка отвечает на главный вопрос перед сдачей отчётности: всё ли, что есть в e-Factura, отражено в 1С — и наоборот.

Вкладка ничего не исправляет автоматически — она только показывает, где разошлись данные. Исправлять найденное вы будете сами: догружать недостающие документы на вкладке «Документы» или править суммы и даты в 1С.

Как работает:

1. Укажите период, за который сверяетесь (обычно — закрываемый месяц).
2. Нажмите «Сопоставить документы» — программа загрузит документы с сервера e-Factura и сравнит их с документами 1С.

Что именно проверяют на этой вкладке:

• совпадают ли ваши продажи в 1С с тем, что зарегистрировано в сервисе;
• есть ли в e-Factura накладные поставщиков, по которым в 1С ещё не созданы документы «Поступление ТМЦ».

Практический пример:

Перед сдачей декларации по НДС установите период за прошлый месяц и нажмите «Сопоставить документы». Программа обнаружит две проблемы: по одной налоговой накладной сумма в 1С отличается от суммы, зарегистрированной в сервисе e-Factura (1), а по другой соответствующий документ в базе 1С вообще отсутствует (2). Аналогично выявляются расхождения и по другим реквизитам документа, например по контрагенту (3), дате поставки (4) и другим данным.

Все обнаруженные расхождения выделяются оранжевым цветом. При этом программа показывает значения, полученные из сервиса e-Factura, которые не совпадают с данными в 1С.

Благодаря этому можно быстро найти ошибку, исправить документ и убедиться, что сведения в 1С полностью соответствуют данным, зарегистрированным в сервисе e-Factura, ещё до сдачи декларации по НДС.

Вкладка «Загрузка расходов»

Не все налоговые накладные обязательно создаются в 1С. Иногда они оформляются непосредственно на сайте «e-Factura» или загружаются туда из другой программы. В результате в сервисе документ уже есть, а в вашей базе 1С его ещё нет.

Вкладка «Загрузка расходов» предназначена для загрузки из сервиса «e-Factura» в программу 1С налоговых накладных, выписанных собственной организацией, с последующим автоматическим созданием документов «Реализация ТМЦ». Входящие налоговые накладные от поставщиков загружаются на вкладке «Документы».

Как работает:

1. Проверьте период и нажмите «Получить информацию о расходных документах» — программа подтянет ваши исходящие накладные с сервера.

2. Программа автоматически отметит флажками документы, которых ещё нет в базе 1С и которые можно создать автоматически. При необходимости список отмеченных документов можно изменить вручную.

3. Нажмите «Записать (Реализация ТМЦ)» — по отмеченным строкам будут созданы документы реализации.

Практический пример:

В конце месяца выясняется, что несколько налоговых накладных были оформлены менеджером непосредственно на сайте e-Factura, минуя 1С.

Откройте эту вкладку и нажмите «Получить информацию о расходных документах» — программа автоматически найдёт отсутствующие в базе документы и отметит их флажками.

После нажатия «Записать (Реализация ТМЦ)» соответствующие документы реализации будут созданы в 1С.

Флажки «Создавать контрагентов» и «Перезаполнять документы» работают здесь так же, как на вкладке «Документы».

Вкладка «Печать»

Вкладка нужна, чтобы получить готовую печатную форму налоговой накладной, НЕ заходя в сервис e-Factura. Программа сама скачивает с сервера уже оформленные PDF-файлы накладных — их остаётся только распечатать, сохранить или приложить к документу 1С.

Что важно понять заранее:

Вкладка доступна только при подключении «Через сервис e-Factura API». Печать выполняется средствами Adobe Reader: если этой программы нет на компьютере, 1С сообщит, что печать файлов невозможна.

Как работает:

1. Укажите период (интервал дат), за который нужны накладные.
2. Выберите ориентацию страницы — «Портрет» или «Ландшафт». Этот переключатель есть только на данной вкладке.
3. Нажмите «Получить документы с PDF» — программа загрузит накладные за период вместе с их PDF-файлами.

4. Отметьте флажками нужные документы и выберите одно из трёх действий (см. ниже).

Три действия с отмеченными документами:

• «Печать» — отправляет отмеченные накладные СРАЗУ на принтер по умолчанию, без предварительного просмотра, одна за другой.

• «Сохранить» — программа спросит папку и сохранит выбранные PDF-файлы на диск. Удобно, когда накладные нужно отправить по почте или сохранить в архив.

• «Добавить в документ» — прикрепляет PDF к соответствующему документу 1С (в прикреплённые файлы). Так печатная форма всегда будет под рукой прямо в документе.

Проведение загруженных документов

После того как документы зарегистрированы в 1С и таблица заполнена:

1. Откройте созданный документ «Поступление ТМЦ»

ИЛИ «Реализация ТМЦ».

2. Проверьте табличную часть: номенклатура, количество, сумма, затраты и подразделение (для услуг).
3. Проведите документ.

Обработка «Сканирование фактур» создаёт документы «Поступление ТМЦ» (а при флажке «Я поставщик» — «Реализация ТМЦ») на основании налоговых накладных в формате PDF или их отсканированных изображений — так же, как импорт из сервиса «e-Factura» создаёт документы на основании электронных накладных. Обработка открывается из меню «Сервис» → «Сканирование фактур».

Импорт документов из «e-Factura» и распознавание отсканированных накладных используют общие настройки из справочника «Условия загрузок e-Factura». Поэтому настройки поиска и создания номенклатуры здесь не повторяются — они описаны в главе «Импорт документов из e-Factura».

Форма обработки разделена на несколько областей; ниже они описаны в том порядке, в котором с ними работают.

Таблица «Файлы»

С этой таблицы всё начинается: в неё добавляют изображения или PDF-файлы накладных. Кнопки на панели таблицы позволяют добавить отдельные файлы (1), добавить сразу целую папку (2), удалить строку или очистить список (3).

При выборе строки файл показывается в области предпросмотра, поэтому его видно, не выходя из обработки. Щелчком по изображению выбранный файл открывается для просмотра.

Настройки распознавания

Перед запуском распознавания задаются:

• «Профиль» — профиль подключения к сервису распознавания, который хранится в справочнике «Профили настроек подключений». Поле обязательно: без выбранного профиля команда «Распознать» не выполняется. В профиле указываются способ обмена (OpenAI API (GPT), Claude (Anthropic) или Gemini (Google)), адрес сервиса, API-ключ и модель («Model»). У каждого сервиса свой список моделей.

• «Перераспознавать все» — обычно повторное нажатие «Распознать» пропускает уже распознанные файлы; с этим флажком распознаются заново все файлы, включая обработанные ранее.

• «Разбивать PDF» — разделяет многостраничный PDF на отдельные накладные. При включении флажка становятся доступны поля «Профиль карты» и «Страниц на запрос».

Вкладки «Фактуры», «ТМЦ», «Документы»

Вкладка «Фактуры» задаёт стороны сделки и колонки, которые показываются в таблице «Фактуры»:

• «Я поставщик» — наша организация выступает поставщиком. От флажка зависит, какие колонки показаны (поставщика или покупателя) и кто считается контрагентом.
• «Перевозчик» — добавляет в таблицу «Фактуры» колонки перевозчика (наименование, фискальный код, НДС).
• «Прочие» — добавляет колонки доверенности, пунктов погрузки и разгрузки, переадресовки.
• «Создавать контрагентов» — при сопоставлении ненайденный контрагент создаётся автоматически.
• «Контрагент группа» — группа справочника, в которой создаются новые контрагенты.
• «Склад» — склад, который подставляется в накладную, если он не определён из документа.

Вкладка «ТМЦ» задаёт условие подбора номенклатуры и обработку ставок НДС:

• «Ставка НДС нулевая» — ставка, которой заменяется нулевая ставка из фактуры (по умолчанию «0%»).
• «Ставка НДС пустая» — ставка для позиций, у которых ставка в фактуре не указана (по умолчанию «Без НДС»).
• «Условие загрузки» — условие, по которому подбирается номенклатура. Поле обязательно: без него команда «Распознать» не выполняется.

Вкладка «Документы» управляет созданием документов:

• «Проводить документы» — созданные документы сразу проводятся.
• «Перезаполнять документы» — уже созданный документ заполняется заново по текущим правилам (иначе остаётся без изменений).
• «Установить время» — при записи документам присваивается время с шагом «Интервал времени» между документами (по умолчанию 5 секунд).

Команда «Распознать»

Кнопка «Распознать» запускает распознавание всех файлов из таблицы «Файлы». Если не выбран «Профиль», не указано «Условие загрузки» или нет файлов для обработки, программа предупреждает об этом и останавливается.

Во время работы программа показывает, какой файл обрабатывается. Если один файл обработать не удалось, остальные продолжают распознаваться. По завершении программа сообщает, сколько файлов обработано и в скольких обнаружены ошибки, а результаты выводит в таблицы «Фактуры» и позиций.

Для проверки результатов есть две дополнительные команды:

• «Ответ модели» — показывает ответ сервиса по выбранной накладной. Полезна, если результат распознавания вызывает сомнения.
• «Замечания» — показывает, какие поля выбранной накладной требуют проверки, и объясняет причину. Кратко замечания выводятся и жёлтой надписью над таблицей; щелчок по надписи открывает полный список.

Таблица «Фактуры» — шапки распознанных накладных

Каждая распознанная накладная занимает одну строку. Колонки сгруппированы по смыслу:

• реквизиты документа: «Серия/Номер», «Дата выписки», «Дата поставки», «Склад»;
• сторона сделки (поставщик или покупатель — по флажку «Я поставщик») с её реквизитами: наименование, фискальный код, НДС, адрес, банк, IBAN, SWIFT;
• суммы: «Сумма», «Сумма НДС», «Всего»;
• дополнительные колонки, если включены флажки «Перевозчик» или «Прочие».

Если PDF содержит приложения к налоговой накладной, программа автоматически объединяет их с накладной в таблице «Фактуры». В таблице «Файлы» такие приложения получают состояние «Приложение к накладной …». Если программа не смогла сама определить, к какой накладной относится приложение, его можно прикрепить к нужной накладной вручную кнопкой «Присоединить».

Таблица позиций (ТМЦ) — строки накладной

Для выбранной накладной нижняя таблица показывает её строки — товары и услуги. Основные колонки: «ТМЦ» (с наименованием из фактуры и вариантом «без кодов»), «ТМЦ код» / «Код КН», «Штрихкод», «Единица измерения», «Количество», «Цена» / «Сумма», «Ставка НДС», «Сумма НДС» / «Всего», «Источник файл» и «Создать или изменить условие».

Кнопки на панели таблицы:

• «Сопоставить» — запускает подбор номенклатуры; программа спрашивает, сопоставлять «Текущую накладную» или «Все накладные»;
• «Создать ТМЦ» — создаёт карточку номенклатуры для выбранной строки.

Цвет подсказывает состояние строки:

• голубая ячейка «ТМЦ» — товар не найден;
• жёлтая строка с замечанием «Несколько подходящих ТМЦ» — найдено несколько вариантов, выбор не однозначен.

Как подбирается номенклатура

Для каждой строки программа действует по шагам.

1. Условие строки. Программа просматривает список условий загрузки в карточке организации (вкладка «EFactura») и берёт первое условие, чьи «Условия применения» совпали со строкой (фискальный код или наименование контрагента, наименование товара, единица измерения, ставка НДС, сумма). Если не совпало ни одно, берётся условие из поля «Условие загрузки» на форме. Если и оно не заполнено, применяется «Основное условие e-Factura приходы» или «Основное условие e-Factura расходы» организации.

Обработка использует общие настройки из справочника «Условия загрузок e-Factura»; настройки поиска и создания номенклатуры описаны в главе «Импорт документов из e-Factura».

2. Правила поиска. Правила проверяются сверху вниз. Каждое следующее правило ищет номенклатуру только для строк, которые остались незаполненными.
3. Несколько подходящих карточек. Если правило нашло несколько вариантов, товар выбирается в таком порядке: товар из уже загруженного документа этой накладной; товар с остатком на складе накладной; первая карточка по коду — только при флажке «Выбирать первый из подходящих». Пока выбор не однозначен, строка остаётся жёлтой с замечанием «Несколько подходящих ТМЦ»; щелчок по замечанию показывает список кандидатов.
4. Не найдено. Ячейка «ТМЦ» подсвечивается голубым. Товар можно выбрать вручную, нажать «Создать ТМЦ» или завести для строки отдельное условие (см. раздел «Колонка «Создать или изменить условие»»).

5. Единица измерения. Для строк, по которым будет создаваться новый товар, программа сопоставляет единицу из фактуры (колонка «Единица измерения») с единицей программы (колонка «Классификатор единиц измерений»). Если название единицы из PDF не распознано, ячейка выделяется цветом — выберите нужную единицу вручную. Программа подставит её во все строки накладной с таким же названием единицы и запомнит связь: название из PDF добавится синонимом в карточку единицы измерения, поэтому при следующих сканированиях единица определится автоматически. Если это название уже связано с другой единицей, программа предупредит об этом и связь не изменит.

Колонка «Создать или изменить условие»

В колонке видно условие, по которому разобрана строка. Кнопка в ячейке работает так: если условие уже есть, открывает его карточку; если нет, создаёт новое.

Новое условие программа заполняет данными строки автоматически:

• наименование — наименование товара;
• вид — приход или расход (по флажку «Я поставщик»);
• на вкладке «Условия применения» подставлены значения строки: контрагент, фискальный код, код, наименование товара, единица измерения, ставка НДС, сумма.

Флажок использования достаточно оставить только у тех строк условия, которые действительно нужны для отбора.

При закрытии карточки условие присваивается строке и само добавляется в список условий загрузки организации. Чтобы оно сработало, выполните «Сопоставить» → «Текущую накладную» или «Все накладные».

Создание документа

Кнопка «Создать документ» превращает заполненную накладную в документ: «Поступление ТМЦ» для входящих накладных или «Реализация ТМЦ», если включён флажок «Я поставщик». Два флажка в карточке условия определяют, как строки накладной попадут в документ:

• «Ставка НДС из ТМЦ» — ставка берётся из карточки товара, сумма «Всего» по строке остаётся как в фактуре, а НДС пересчитывается по ставке карточки.
• «Сворачивать строки документа» — строки с одинаковыми «ТМЦ», единицей измерения, ставкой НДС и складом объединяются в одну, а цена пересчитывается. Действует только на строки этого условия.

Документ не создаётся, если программа выдаёт сообщения «Накладная выписана не на нашу организацию», «Контрагент не сопоставлен» или «Не вся номенклатура сопоставлена» — сначала нужно устранить причину.

Флажок «Установить время» прибавляет интервал только к реально записанным документам.