Контрагенты
Справочник «Контрагенты» — центральное хранилище всех поставщиков, покупателей и прочих партнёров организации. Здесь хранятся фискальный код, банковские реквизиты, а также вспомогательные сведения, которые подтягиваются в документы и отчёты. Правильное заполнение карточки с самого начала избавляет от ручных правок в каждом документе.
Создание нового контрагента
При создании нового контрагента первым делом вводится фискальный код. После того как код введён, нажмите на иконку «лупа» рядом с полем — программа обращается к веб-сервису «e-Factura» и автоматически заполняет основные реквизиты: полное наименование, юридический адрес, список расчётных счетов.
Внимание. автозаполнение по лупе работает только при наличии настроенного API-соединения с e-Factura (логин и пароль указываются в настройках программы). Если соединение не задано — лупа не вернёт данных. Рекомендуем создать это соединение до начала массового ввода контрагентов.
После загрузки данных из e-Factura программа может принести несколько расчётных счетов. Оставьте только те счета, с которыми вы реально работаете; лишние удалите, чтобы они не мешали при выборе в документах.
Поле «Наименование»
В поле «Наименование» рекомендуется хранить только «чистое» имя контрагента — без лишних юридических аббревиатур, кавычек и пробелов, которые система могла принести автоматически. Лаконичное и единообразное наименование упрощает поиск в списке и в полях ввода документов.
Совет. договоритесь с коллегами о единой логике сокращений (например, «SRL» в конце или без него) — это исключит дублирующихся контрагентов под разными именами.
Вкладка «Банковские счета»
Если при загрузке из e-Factura было получено несколько расчётных счетов, перейдите на вкладку «Банковские счета» и установите основным тот счёт, с которым вы работаете чаще всего. Именно он будет подставляться по умолчанию в платёжные поручения и документы.
Примечание. статус «основной» задаётся кнопкой или флажком прямо в табличной части вкладки. Остальные счета остаются доступными для выбора вручную, но не будут подставляться автоматически.
Вкладка «Информация»
Вкладка «Информация» предназначена для произвольных дополнительных сведений о контрагенте: контактные лица, телефоны, адрес доставки, внутренние примечания. Эти данные не влияют на проводки, но полезны для оперативной работы.
Вкладка «Свойства»
На вкладке «Свойства» можно присвоить контрагенту дополнительные категории или фильтры, которые используются при классификации. Например, можно разграничить контрагентов по региону, типу деятельности или внутренней группе. Свойства служат для аналитики и отборов в отчётах.
Настройка отображения списка контрагентов
По умолчанию список «Контрагенты» показывает минимальный набор колонок. Чтобы видеть дополнительные реквизиты прямо в списке (например, фискальный код или группу), воспользуйтесь настройкой вида:
- Откройте список «Контрагенты».
- Щёлкните правой кнопкой мыши по заголовку колонок.
- Выберите «Настройка списка».
- Установите флажки на нужных реквизитах и нажмите «ОК».
Это позволяет быстро находить нужного контрагента без открытия каждой карточки.
Что важно помнить
Внимание. если API-соединение с e-Factura не настроено, функция автозаполнения по лупе недоступна — данные придётся вводить вручную. Настройте соединение один раз, и ввод новых контрагентов ускорится многократно.
Внимание. не оставляйте в карточке расчётные счета, которые больше не используются. Лишние счета создают путаницу при формировании платёжных поручений.
Примечание. справочник «Контрагенты» является общим для всех организаций базы. Карточка контрагента создаётся один раз и используется во всех документах независимо от организации-отправителя.
Подключение к e-Factura (API)
В программе реализована интеграция с государственным сервисом «e-Factura» через API. Это означает, что 1С8 GetProf может обмениваться данными с сервером «e-Factura» напрямую — без необходимости вручную открывать сайт. Настройка выполняется один раз и состоит из двух этапов: создание API-пользователя на сайте «e-Factura» и настройка профиля подключения в самой программе.
Зачем это нужно
После успешной настройки обработка «e-Factura» в 1С покажет все ваши исходящие документы по продажам за выбранный период, которые хранятся на сервере «e-Factura», а также входящие накладные, полученные от других компаний. Всё это — не выходя из программы и не открывая браузер.
Примечание. пока настройка профиля не выполнена, данные в обработке «e-Factura» не отображаются.
Шаг 1. Создание API-пользователя на сайте e-Factura
Прежде чем что-то делать в 1С, нужно завести специального пользователя в самом сервисе «e-Factura». Именно его логин и пароль затем указываются в программе.
- Зайдите на сайт «e-Factura» под учётной записью администратора компании.
- Перейдите в раздел «Настройки» → «Пользователи компаний».
- Нажмите кнопку «Создать пользователя API».
- Заполните форму:
Логин пользователяИмяФамилияАдрес электронной почтыПароль
- Нажмите «Зарегистрировать».
Внимание. для регистрации необходим адрес электронной почты, который ранее не использовался в системе «e-Factura». Повторная привязка одного и того же адреса не допускается.
Внимание. сразу сохраните логин и пароль — они потребуются при настройке в 1С. Восстановить их потом значительно сложнее.
Расстановка прав после регистрации
После того как пользователь создан, необходимо открыть его повторно и выдать права:
- Двойным кликом откройте только что созданного пользователя.
- Установите все доступные флажки (разрешения).
- Нажмите «Сохранить».
Примечание. имя, которое отображается в интерфейсе сайта «e-Factura», — это не логин, а видимое полное имя пользователя. Логин — отдельное поле, именно его вводят в 1С.
Шаг 2. Настройка профиля подключения в 1С
Теперь переходим в программу. Настройка профиля выполняется через справочник «Организации».
- Откройте «Организации» (меню «Справочники» или «Настройки»).
- Откройте нужную организацию.
- Перейдите на вкладку «Настройки» → блок «Дополнительные настройки» → «Настройка e-Factura».
- В разделе «Профиль e-Factura» нажмите кнопку создания нового профиля.
Параметры профиля
| Поле | Что указать |
|---|---|
Способ обмена | «Через сервис e-Factura API» |
Логин | Логин API-пользователя, созданного на сайте |
Пароль | Пароль того же пользователя |
- Выберите в поле «Способ обмена» значение «Через сервис e-Factura API».
- Введите
ЛогиниПарольиз шага 1. - Нажмите «Записать и закрыть».
Шаг 3. Сохранение профиля в организации
После создания профиля он должен быть привязан к организации:
- Двойным кликом откройте только что созданный профиль в таблице.
- Нажмите «Сохранить» (или «ОК») в форме организации.
Проверка соединения
После сохранения настроек откройте обработку «e-Factura» в 1С. Нажмите кнопку получения информации о документах.
- Если логин и пароль введены верно и соединение установлено — появится список документов по продажам за указанный период, которые находятся на сервере «e-Factura».
- В том же списке будут видны входящие накладные — счета-фактуры от других компаний, которые выставили вам документы через «e-Factura».
Совет. если список пуст или появляется ошибка, прежде всего убедитесь, что логин и пароль введены без опечаток, а пользователю на сайте «e-Factura» выданы все необходимые права (шаг 1, расстановка флажков).
Что важно помнить
Внимание. API-пользователь — это отдельная учётная запись для программного доступа, отличная от обычного пользователя «e-Factura». Не используйте логин администратора компании как API-логин.
Внимание. не путайте поле «Логин» и видимое имя пользователя на сайте. В программе указывается именно Логин — короткий идентификатор, а не полное имя.
Примечание. настройка профиля выполняется по каждой организации отдельно. Если в вашей базе несколько организаций, повторите шаги 2–3 для каждой из них.
Импорт документов из e-Factura
Обработка «e-Factura» — это инструмент двустороннего обмена между молдавским сервисом «е-Фактура» и программой 1С. Благодаря ей бухгалтер работает непосредственно в 1С: не нужно открывать браузер и переходить в портал СИЭ. Из обработки видно, какие продажи уже есть в 1С, но ещё не попали в «е-Фактуру», какие входящие документы «е-Фактура» получила от поставщиков, но в 1С ещё не зарегистрированы, и какие документы ожидают подписи.
Эта глава посвящена настройке импорта входящих документов — накладных поставщиков и счетов на услуги, — а также импорту продаж и работе вкладки сверки.
Что происходит без настройки
Если в настройках организации (вкладка «e-Factura») не задано основное условие, обработка всё равно работает: при нажатии кнопки «Зарегистрировать поступление ТМЦ» документы поступления создаются, а отсутствующий в справочнике контрагент добавляется автоматически. Однако табличная часть «ТМЦ» в созданных документах остаётся пустой — строки номенклатуры не заполняются.
Именно для автоматического заполнения номенклатурной таблицы и создаются правила обмена (условия). Без них бухгалтеру придётся вносить каждую строку вручную.
Структура правила обмена
Каждое правило — это набор параметров, который говорит системе: «когда загружается документ от такого-то поставщика (или любого), ищи номенклатуру вот так и помещай её в такой-то каталог».
Обязательные поля правила
- Наименование — понятное название, например
Главное правило (поступления). Рекомендуется называть правила осмысленно: в обработке может накопиться несколько, и их нужно легко различать. - Каталог номенклатуры — папка справочника «Номенклатура», куда будут помещаться найденные или созданные позиции.
- Вид номенклатуры — определяет тип ТМЦ (например, «Материалы / Сырьё 211.1», «МБП», «Услуги»). Именно вид номенклатуры отвечает за автоматическое заполнение затрат и подразделения в табличной части документа «Поступление ТМЦ».
Примечание. рекомендуется соблюдать соответствие каталога и вида — например, каталог «Материалы» вместе с видом «Сырьё 211.1», а не с видом «Услуги». Это исключает путаницу в справочнике.
- Элемент ТМЦ (необязательно) — конкретная позиция номенклатуры. Если заполнено, в таблицу документа всегда подставляется именно эта позиция, независимо от наименования в фактуре поставщика.
Способы поиска номенклатуры
| Вариант | Поведение |
|---|---|
| Не искать (пустой) | Номенклатура не заполняется; поле остаётся пустым |
| Не искать (всегда новый) | При каждой загрузке создаётся новый элемент справочника |
| Искать по наименованию | Система ищет позицию по совпадению наименования |
При варианте «Искать по наименованию» на вкладке «Дополнительные» можно уточнить область поиска:
- только в указанном каталоге — быстрее, но не найдёт позицию в другой папке;
- по всему справочнику номенклатуры — охватывает всё, но медленнее.
Там же включается флаг «Создать номенклатуру, если не найдёт» — если позиция не найдена, система создаёт новый элемент справочника автоматически.
Основное условие и правила для отдельных поставщиков
Правила делятся на два уровня:
- Основное условие — применяется ко всем документам, для которых не назначено специальное правило. Здесь указывают самый распространённый вариант заполнения.
- Правило для конкретного поставщика — задаётся фискальным кодом поставщика. Когда система видит счёт от этого поставщика, она использует его специальное правило, игнорируя основное.
Внимание. новые правила, добавленные в таблицу «Основная», обработка «е-Фактура» учитывает только после повторного открытия обработки. Перед загрузкой документов закройте и заново откройте обработку, иначе новые условия применяться не будут.
Когда создавать отдельное правило для поставщика
Отдельное правило целесообразно, если:
- поставщик чаще всего поставляет МБП, а основное правило настроено на материалы;
- в одной накладной одного и того же поставщика смешаны материалы и МБП (в таком случае не ограничивайте поиск одним каталогом);
- поставщик оказывает одну и ту же услугу ежемесячно, и нужно, чтобы в документе автоматически проставлялись статья затрат и подразделение.
Не обязательно создавать отдельное правило для каждого поставщика. Если от одного поставщика приходит широкий ассортимент ТМЦ, достаточно общего основного условия.
Специальный вид номенклатуры для автозаполнения затрат
Если поставщик услуг регулярно (раз в месяц) выставляет счёт за одну и ту же услугу, удобно создать специальный вид номенклатуры для этого поставщика:
- Тип — «Услуга».
- Рубрика «Затраты» заполнена полностью: указаны статья затрат и подразделение.
При таком виде номенклатуры таблица документа «Поступление ТМЦ» заполняется сразу с правильными затратами и подразделением — вручную ничего вводить не нужно. Это особенно удобно, когда поставщик меняет формулировку наименования услуги (например, добавляет название месяца), а в справочник номенклатуры не требуется каждый раз вносить новый элемент: в поле «ТМЦ» правила указывается конкретная позиция, и она всегда подставляется в документ.
Внимание. никогда не используйте в правилах обмена вид номенклатуры для долгосрочных активов — основных средств, нематериальных активов и т. п. Эти объекты учитываются через отдельный справочник и отдельную таблицу документа «Поступление ТМЦ»; обработка «е-Фактура» не предназначена для их автоматического заполнения.
Флаг «Перезаполнение документов»
Если в обработке активирован флаг «Перезаполнение документов», то при нажатии кнопки «Зарегистрировать поступление ТМЦ» происходит следующее:
- позиции номенклатуры, которых ещё нет в справочнике, создаются автоматически;
- таблица поступлений заполняется согласно параметрам, заданным в основном (или специальном) правиле.
Без этого флага уже существующие документы не обновляются, а для новых таблица заполняется только в момент создания.
Виды документов: поступления и реализации
Обработка «е-Фактура» умеет загружать не только поступления, но и продажи — документы «Реализация ТМЦ» — напрямую из сервиса «е-Фактура».
Основное условие задаётся одно, и оно используется как для поступлений, так и для реализаций. Если правила заполнения номенклатуры для поступлений и реализаций различаются (например, в основном поставщики — это материалы, а реализации — услуги), необходимо завести второе условие. При каждой загрузке нужно явно указывать, какое правило применяется:
- одно правило — для поступлений;
- другое правило — для реализаций.
Совет. поступления загружают чаще (ежедневно или несколько раз в неделю), а реализации — примерно раз в месяц. Поэтому в основном условии рекомендуется оставлять правило для поступлений: оно будет применяться по умолчанию, и каждый раз переключать его не потребуется.
Порядок работы при двух правилах
- Выбираем правило для реализаций → сохраняем настройки организации → загружаем продажи.
- Переключаемся обратно на правило для поступлений → сохраняем → загружаем приходы.
Вкладка «Проверка»: сверка документов
На вкладке «Проверка» обработки «е-Фактура» можно:
- сверить соответствие продаж в 1С с продажами в сервисе «е-Фактура»;
- проконтролировать поступления: есть ли в «е-Фактуре» документы, которые ещё не зарегистрированы в 1С.
Если между документами 1С и «е-Фактурой» обнаруживаются расхождения, кнопка «Сопоставить документы» подсвечивает несоответствия — по номеру, дате, сумме и другим реквизитам «фактуры фискале».
Этот инструмент необходим перед формированием отчёта «Декларация по НДС»: перед распечаткой книг покупок и продаж следует убедиться, что в «е-Фактуре» нет документов, которые ещё не внесены в 1С, и что расхождений нет. Своевременная сверка позволяет быстро исправить ошибки и обеспечивает полноту учёта.
Проведение загруженных документов
После того как документы зарегистрированы в 1С и таблица заполнена:
- Откройте созданный документ «Поступление ТМЦ».
- Проверьте табличную часть: номенклатура, количество, сумма, затраты и подразделение (для услуг).
- Проведите документ.
Совет. если нужно удалить лишние элементы справочника, созданные при тестировании, убедитесь, что в системе работает только один пользователь и помеченный объект не открыт ни в одном окне. При этом допускается держать открытыми списки справочников, документов или отчётов — это не мешает удалению помеченных объектов.