Зарплата и кадры

Выплата заработной платы сотрудникам может быть организована несколькими способами. Программа «1С8 GetProf» поддерживает выдачу наличными через кассу, перечисление на банковские карточки (через промежуточный счёт или напрямую), закрытие задолженности на произвольный бухгалтерский счёт, а также режим отложенной и комбинированной выплаты. Каждый из этих методов задаётся в документе «Выплата зарплаты» и влечёт за собой определённый набор дополнительных документов и проводок.

Эта глава — для бухгалтера, который начисляет зарплату и оформляет её выплату. Знание программирования не требуется; всё делается через стандартные документы и настройки организации.

Метод «Карточки» — через промежуточный счёт 244.2

При перечислении зарплаты на банковские карточки программа формирует двухшаговую схему проводок. После удержания налогов задолженность перед сотрудниками со счёта 531.2 закрывается на промежуточный счёт 244.2. Счёт 244.2 — это «транзит»: он накапливает итоговую сумму к перечислению в банк.

В тот же день, когда сформирован документ «Выплата зарплаты», необходимо провести документ «Банковская выписка». Именно она переносит накопленный остаток с 244.2 на расчётный счёт, тем самым закрывая транзит.

Метод «Банк» — прямое закрытие на счёт 242.1

Второй метод выплаты по банку также означает перечисление сотрудникам на карточки, однако бухгалтерские проводки строятся иначе: счёт 531.2 закрывается напрямую на расчётный счёт 242.1, минуя промежуточный транзит.

При этом методе банковская выписка уже не создаёт бухгалтерскую проводку повторно — иначе один и тот же платёж задвоился бы в учёте. Чтобы это обеспечить, необходимо активировать соответствующую опцию по пути:

Организации → Настройки → Учётная политика → Заработная плата

Активированный режим позволяет формировать банковские выписки с точным соответствием итогов за день по расчётному счёту, исключая дублирование проводок.

Метод «Касса» — наличными через счёт 241.1

Выплата зарплаты через кассу отражается по счёту 241.1. Порядок оформления состоит из нескольких обязательных шагов.

1. Провести документ «Выплата зарплаты» с методом «Касса».
2. Распечатать платёжную ведомость — в ней сотрудники собственноручно расписываются в получении зарплаты.
3. Через меню Действия создать документ «Расходный кассовый ордер». Он заполняется автоматически и проводится без проводок (режим без формирования бухгалтерских записей).
4. Распечатать расходный кассовый ордер и приложить его к подписанной платёжной ведомости.

Благодаря этому порядку расход фиксируется в кассовой книге, что обеспечивает корректное отражение движения наличных средств за день выдачи зарплаты.

Закрытие на произвольный счёт

Счёт 531.2 не обязан закрываться только на кассу или банк. Программа позволяет направить задолженность перед сотрудниками на любой бухгалтерский счёт — в соответствии с принятой на предприятии схемой учёта.

Для этого в программе создаются правила закрытия счёта, в которых указывается корреспондирующий счёт. При проведении документа «Выплата зарплаты» суммы будут отнесены именно на этот счёт.

Режим «Не выплачивать зарплату»

Этот режим позволяет рассчитать и удержать налоги, не погашая при этом задолженность перед сотрудниками немедленно. Долг остаётся на счёте 531.2 и закрывается позднее — частями, в разные дни и разными методами.

При таком подходе формируется расчётная ведомость с общей суммой налогов по всем сотрудникам. Закрытие задолженности выполняется впоследствии документом «Платёжная ведомость», в котором доступны те же методы выплат, что и в документе «Выплата зарплаты».

Важный нюанс по времени документа

Когда дата «Платёжной ведомости» совпадает с датой документа «Выплата зарплаты», документ необходимо сохранить перед заполнением, чтобы корректно подтянулись остатки по счёту 531.2. Время «Платёжной ведомости» должно быть установлено позже времени «Выплаты зарплаты» в ту же дату. Если программа проставила неверное время — оно корректируется вручную.

Комбинированная выплата

Комбинированная выплата применяется, когда часть сотрудников получает зарплату на карточки, а часть — наличными через кассу. Порядок действий следующий.

1. В «Платёжной ведомости» оставить только тех сотрудников, которым перечисляется на банковские карточки; сформировать для них соответствующие документы.
2. Для сотрудников, получающих деньги через кассу, создать отдельную «Платёжную ведомость» и «Расходный кассовый ордер».

Платёж может быть оформлен и индивидуально: для каждого сотрудника создаётся отдельный расходный кассовый ордер, который распечатывается и подписывается при получении зарплаты. Проводка в этом случае:

Анализ — отчёт «Обороты по счёту»

Для проверки и анализа выплат рекомендуется использовать отчёт «Обороты по счёту» — особенно когда анализируемый период охватывает несколько месяцев.

Отчёт позволяет увидеть:

• изменение остатков по счёту 531.2 в разрезе сотрудников;
• удержанные налоги (CNAS, CNAM, подоходный);
• суммы выплат и способ выплаты по каждому сотруднику — помесячно.

Когда нужно выплатить сотруднику ровно столько, сколько он должен получить «на руки», прямой расчёт неудобен: бухгалтер заранее не знает, какую сумму начислить, чтобы после всех удержаний осталась нужная сумма. Для этого в программе предусмотрен механизм обратного расчёта — документ «Расчёт выплаченной зарплаты».

Назначение документа

Документ «Расчёт выплаченной зарплаты» решает одну задачу: по заданной сумме «на руки» программа сама вычисляет, сколько нужно начислить, чтобы после удержания всех налогов (CNAS, CNAM и подоходного) сотрудник получил именно указанную сумму.

Заполнение документа

В табличной части документа для каждого сотрудника заполняются два ключевых реквизита:

• Сумма к выплате — сумма, которую сотрудник должен получить на руки после расчёта и удержания всех налогов на указанную дату. Именно от этой суммы программа ведёт обратный расчёт.
• Вид начисления — какой именно вид заработной платы будет начислен (например, «Оклад» или «Премия»).

Также в шапке документа указывается дата начисления и дата выплаты — это два разных поля, и оба важны: дата начисления определяет период, к которому относится зарплата, а дата выплаты — когда будут сделаны перечисления.

Проведение и результат расчёта

После проведения документа программа автоматически заполняет в таблице колонку с суммой к начислению. Теперь бухгалтер видит, какую сумму нужно начислить каждому сотруднику, чтобы на руки он получил именно столько, сколько указано в «Сумме к выплате».

Особый случай: выплата «с разницей в премию»

Если в поле «Вид начисления» выбрать не оклад, а, например, «Премия», и при этом у сотрудника уже установлен фиксированный оклад, программа поступает следующим образом:

1. Вычисляет общую сумму к начислению по обратному расчёту.
2. Сравнивает её с установленным окладом.
3. Разницу, превышающую оклад, переносит в выбранный вид начисления — в данном случае в «Премию».

Таким образом, оклад начисляется штатно, а превышение идёт отдельной строкой как премия.

Дальнейшие шаги: начисление и выплата

Сам по себе документ «Расчёт выплаченной зарплаты» начислений не делает. После того как расчёт проведён и суммы к начислению известны, дальнейшая работа строится так:

1. Через меню «Действия» выполняется заполнение документа «Начисление зарплаты» — программа подтягивает рассчитанные суммы автоматически.
2. Из того же меню «Действия» создаётся документ «Выплата зарплаты» — с суммами «на руки», которые были заданы изначально.

Расчёт больничных и отпускных в программе охватывает два самостоятельных документа — «Расчёт больничного» и «Расчёт отпускных», — которые работают по схожему принципу. Оба документа не формируют бухгалтерских проводок напрямую: их задача — корректно заполнить табель учёта рабочего времени, документ «Начисление заработной платы» и ежемесячный отчёт ИПЧ21. На точность расчётов влияют вспомогательные справочники — прежде всего «Праздники» и «Начисления персонала».

Справочник «Праздники»: подготовка к расчётам

Прежде чем приступать к вводу больничных и отпускных, убедитесь, что в справочнике «Праздники» заполнены данные за нужный год. Программа использует этот справочник при автоматическом расчёте дней нетрудоспособности и отдыха.

Если праздники за текущий год отсутствуют, при нажатии кнопки «Загрузить» программа создаёт их автоматически — только для текущего года. Когда автозагрузка не сработала или данные нужны за другой год, праздники вводятся вручную:

1. Создайте в справочнике папку с названием соответствующего года.
2. В реквизите «Дата праздника» укажите любую дату этого года.
3. Для каждого праздника заполните наименование (может быть приблизительным) и точную дату.

Справочник «Начисления персонала»: что входит в базу

В справочнике «Начисления персонала» с помощью флажков настраивается, какие виды начислений участвуют в расчёте больничных и отпускных. Если в составе начислений есть премии, для них указываются дополнительные параметры — на случай, когда премии должны включаться в расчётную базу не полностью.

Расчёт больничного

Создание документа

При составлении документа «Расчёт больничного» указывается полный интервал, отражённый в больничном листе. После выбора причины отсутствия поле «Категория застрахованного лица» заполняется автоматически — на основании предыдущего документа по данному сотруднику.

Заполнение базы расчёта

После нажатия кнопки «Заполнить базу расчёта» программа автоматически отделяет первые 5 дней нетрудоспособности — за счёт работодателя — от оставшегося периода, который оплачивается за счёт CNAS.

Щелчок по сумме базы расчёта открывает расшифровку её формирования:

На вкладке «База расчёта» можно при необходимости отредактировать данные: изменить суммы, добавить или удалить месяцы. После правок вернитесь на основную вкладку и выполните повторный расчёт.

После проведения

После проведения документа «Расчёт больничного» можно распечатать бланк расчёта и приложить его к оригинальному больничному листу, предоставленному сотрудником.

Документ автоматически заполняет:

• табель учёта рабочего времени;
• документ «Начисление заработной платы»;
• вторую таблицу ежемесячного отчёта ИПЧ21.

Документ «Отсутствие на работе»

Документ «Отсутствие на работе» используется для полного исключения периода отсутствия сотрудника из расчётов — это упрощает заполнение табеля и начисление зарплаты.

Категория «НА» предназначена для полного исключения интервала из отчёта ИПЧ21. Через этот же документ фиксируется неоплачиваемый отпуск и другие виды отсутствия.

Поздний больничный: как разблокировать дни

Нередко сотрудник отсутствует в одном месяце, а больничный лист приносит уже в следующем. Программа контролирует, чтобы один и тот же день не проходил под разными категориями застрахованного лица.

Поэтому при получении больничного, охватывающего дни прошлого месяца, необходимо:

1. Отменить отсутствие, зарегистрированное ранее за прошлый месяц (разблокировать дни).
2. Оформить документ «Расчёт больничного» за полный период по листу.

Расчёт отпускных

Документ «Расчёт отпускных» работает по тому же принципу, что и «Расчёт больничного». Щелчок по сумме базы расчёта показывает данные её формирования:

На вкладке «База расчёта» при необходимости правятся суммы и состав месяцев; после правок — повторный расчёт на основной вкладке.

Документ не формирует проводок, он служит для заполнения:

• табеля учёта рабочего времени;
• документа «Начисление заработной платы»;
• ежемесячного отчёта.

Расчёт при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск)

При увольнении сотрудника через документ «Расчёт отпускных» производится также расчёт компенсации за неиспользованный отпуск.

В документе указывается интервал после даты увольнения — исключительно для определения количества дней неиспользованного отпуска. Поля «Причина отсутствия» и «Категория застрахованного лица» в этом случае заполняются только для корректной работы механизма расчёта.

После проведения:

• табель учёта рабочего времени заполняется согласно приказу об увольнении;
• в документе «Начисление заработной платы» появляется сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
• в отчёте ИПЧ21 эта сумма прибавляется к окладу, начисленному за фактически отработанные дни месяца.

Отчёт по зарплате: расчётная ведомость

В расчётной ведомости можно просматривать как начисленную сумму, так и сумму к выплате — с детализацией по видам начислений.

Флажок «Информация» выводит дополнительные сведения о сотруднике.

Отчёт можно формировать по одному сотруднику; при установке соответствующего флажка в нём будут отражены только больничные, отпускные и другие специальные категории.

В программе «1С8 GetProf» помимо основного оклада можно настроить любое количество дополнительных начислений и удержаний. Одни виды заполняются вручную, другие рассчитываются автоматически. Эта глава рассказывает бухгалтеру, как создать новый вид начисления, настроить его налогообложение, привязать к конкретному сотруднику, и как аналогично организовать индивидуальные удержания — от профсоюзного взноса до разового вычета за порчу имущества.

Виды дополнительных начислений

В программе уже заведены стандартные виды начислений — например, «Прочие», где сумма вводится оператором вручную. Отображение дополнительных начислений рядом с окладом включается непосредственно в документе «Начисление заработной платы» через механизм колонок и флажков.

Дополнительные начисления делятся на три практических типа.

Фиксированная сумма для всех сотрудников. Если нужно начислить одинаковую выплату всем — например, праздничную премию — в документе начисления добавляют строку, указывают вид начисления и вводят единую сумму. Никакой дополнительной настройки справочников для разовой операции не требуется.

Автоматически рассчитываемые начисления — сверхурочные. Сверхурочные часы программа подтягивает из табеля учёта рабочего времени. Там же указывается тип переработки:

Существуют два метода расчёта сверхурочных.

*Метод 1 — «Полный процент».* Ставки 150 % и 200 % уже включают в себя 100 % оклада. Это означает, что количество часов, участвующих в расчёте основного оклада, необходимо уменьшить на число сверхурочных. Условие применения этого метода: в приказе о приёме на работу или приказе о кадровых изменениях должен быть указан расчёт оклада по часам.

*Метод 2 — «Только доплата».* Программа начисляет лишь разницу сверх 100 %: 50 % за вечерние часы и 100 % за ночные/выходные. При этом часы основного оклада в табеле не уменьшаются. Чтобы включить этот метод, задайте коэффициенты по пути:

Организация → Настройки → Учётная политика → Зарплата → Начисление заработной платы

Создание нового вида начисления

Новые виды начислений создаются в справочнике Зарплата и кадры → Начисления персонала. Для добавления элемента нажмите Insert.

Заполните обязательные поля.

• «Код» — короткое имя без пробелов. Пробелы в коде недопустимы: программа не сможет корректно идентифицировать начисление при расчёте.
• «Наименование» — полное название, как оно будет отображаться в таблицах начислений и выплат заработной платы.
• Раздел «Дополнительно» → «Наименование для отчётов» — именно этот текст появится в расчётных ведомостях, расчётных листках и других печатных формах.

Количество видов начислений не ограничено — создавайте столько, сколько требует учётная политика организации.

Настройка налогов для нового начисления

После создания нового вида начисления необходимо указать, какие налоги с него рассчитываются. Без этого шага программа не будет удерживать CNAS, CNAM или подоходный налог с нового начисления.

Путь: Зарплата и кадры → Налоги и удержания персонала.

Откройте нужный налог (например, подоходный налог или взносы CNAS/CNAM) и в его форме установите флажки напротив созданных видов начислений, с которых данный налог должен рассчитываться.

Привязка начисления к сотруднику

Чтобы дополнительное начисление подставлялось автоматически при каждом расчёте зарплаты конкретного сотрудника, создайте настройку в его карточке.

Путь: карточка сотрудника → раздел Расчёт зарплаты → Начисления → кнопка добавления новой настройки.

Метод «Фиксированная сумма»

1. В поле «Наименование» введите понятное имя настройки — обычно оно совпадает с названием начисления.
2. В поле «Метод расчёта» выберите Сумма.
3. В поле «Начисление персонала» укажите созданный вид добавления к окладу.
4. Сохраните настройку и выберите её в карточке сотрудника.
5. Укажите дату начала — с какой даты начисление будет действовать, и введите сумму.
6. Если начисление ограничено по времени, заполните дату окончания.

Метод «Процент от оклада»

Если сотруднику положен не фиксированный добавок, а процент от начисленной суммы:

1. В поле «Метод расчёта» выберите Процент.
2. В разделе «Состав» создайте новый элемент (Insert): задайте ему имя, метод Процент, и флажками отметьте, от каких начислений будет рассчитываться процент (например, только от оклада или от оклада плюс ночных).
3. Выберите созданный состав, укажите вид начисления, к которому будет прибавляться рассчитанный процент, задайте дату начала и размер процента.
4. Сохраните.

После этого при заполнении документа «Начисление заработной платы» соответствующий добавок к окладу появится у сотрудника автоматически — при условии, что дата документа попадает в период действия настройки.

Виды дополнительных удержаний

При выплате заработной платы программа автоматически удерживает обязательные налоги: взносы медицинского страхования (CNAM) и подоходный налог. Помимо этих стандартных удержаний, для каждого сотрудника можно настроить индивидуальные дополнительные удержания.

На практике встречаются два основных сценария.

Регулярное процентное удержание — например, профсоюзный взнос, который удерживается со всех членов профсоюза ежемесячно и перечисляется на счёт 544.

Разовое удержание фиксированной суммы — например, вычет за порчу имущества, который нужно произвести один раз в конкретном расчётном периоде.

Настройка удержания в карточке сотрудника

Путь: карточка сотрудника → раздел Расчёт зарплаты → Удержания → добавить новое удержание.

Пример: профсоюзный взнос (1 %, счёт 544.1)

1. «Метод расчёта» — Процент.
2. «База удержаний» — От начисленной суммы.
3. В разделе «Состав» создайте новый элемент «Профсоюзы» и флажками отметьте виды начислений, с которых будет рассчитываться взнос.
4. «Счёт» — укажите 544.1. Поскольку у этого счёта аналитика ведётся по контрагентам, предварительно создайте контрагента с именем «Профсоюз» (или аналогичным).
5. Выберите созданную настройку в карточке сотрудника, задайте дату начала применения.
6. В поле «Значение» введите 1 (один процент).

Пример: разовое удержание за порчу имущества

1. «Метод расчёта» — Сумма.
2. «Счёт» — выберите счёт с аналитикой по справочнику «Сотрудники» и укажите конкретного сотрудника.
3. «Наименование» — введите понятное и уникальное имя, чтобы настройка не была случайно применена к другому сотруднику.
4. «Дата начала» и «Дата окончания» — укажите один и тот же день (дату документа «Выплата заработной платы», в котором будет произведено удержание). Это гарантирует разовый характер вычета.
5. «Значение» — введите сумму удержания.

После проведения документа «Выплата заработной платы» убедитесь в проводках, что удержание прошло корректно.

Расчётный листок и отчётность

После проведения всех начислений и удержаний доступен отчёт «Расчётный листок» (fluturaș de salariu).

Два замечания по его формированию:

• Если выплата зарплаты производится в месяце, следующем за месяцем начисления, для корректного отображения числа отработанных дней и часов активируйте соответствующие флажки настроек — данные будут подтягиваться из табеля или графика работы.
• Расчётный листок можно распечатать на трёх языках (русский, румынский, английский) — в зависимости от потребности организации.